McMillan Shakespeare Limited (MMS) es el principal proveedor de servicios de retribución flexible y alquiler de vehículos a cargo de las empresas en Australia, así como un proveedor líder en gestión de flota y otros activos, y financiación de flota y consumo. Tras una década de expansión y diversificación mediante distintas adquisiciones, MMS desarrollaba su actividad comercial utilizando hojas de cálculo y un sistema de nómina legacy. Debido a los procesos manuales, el trabajo se tenía que gestionar hasta dos o tres veces. MMS no contaba con una sola fuente de información y tenía dificultades para responder con rapidez a la dinámica de sus necesidades empresariales. Para ofrecer un servicio excepcional a sus clientes internos y cumplir con las normativas en los distintos mercados en los que operaba, la empresa necesitaba mejorar su agilidad y la calidad de los datos.
¿Por qué Workday?
MMS consideró que Workday era el sistema perfecto desde varios puntos de vista. Por un lado, como servicio de suscripción, la plataforma no obligaría a presionar aún más al equipo de TI, que ya estaba bastante atareado. Por otro, como plataforma basada en tecnología cloud, Workday ofrecía la flexibilidad necesaria para que el personal accediese a ella en cualquier momento y lugar, y sus herramientas intuitivas fomentaban el autoservicio. "También supimos que permitiría al equipo de RRHH adquirir el conjunto de skills y capacidades ideal para que los procesos de trabajo se ajustasen más a nuestros requisitos", afirma Suzanne Shepherd, Group Executive, Human Resources.
Workday también se podía combinar con el resto de sistemas de MMS, de modo que el ciclo de vida de los empleados se integraría con los sistemas de aprendizaje, finanzas y TI. "Nos entusiasmó la posibilidad de gestionar de forma más eficaz y eficiente los informes entre los equipos financiero y de TI para respaldar las finanzas de la empresa. Además, como la aplicación conecta con nuestra base de datos de empleados, podríamos ofrecer una sola fuente de información", afirma Suzanne.
Ahorro de tiempo importante
Antes de Workday, todos los formularios y procesos de MMS se realizaban de forma manual mediante hojas de cálculo, documentos de Word y correos electrónicos. Después de implementar el sistema y gracias a la automatización, los líderes pueden completar los procesos relacionados con los empleados (contratación, oferta de oportunidades profesionales; gestión del tiempo, desempeño, ausencias y separación) en menos tiempo.
"Otra de las grandes ventajas de Workday era la capacidad de hacer correcciones, actualizaciones y modificaciones por nuestra cuenta", explica Belinda Marshall-Clayton, Head of Reward, Policy & HRIS. "Antes, teníamos que ponernos directamente en contacto por correo electrónico con el departamento de nóminas para que actualizasen o corrigiesen cualquier cosa. Hemos conseguido ahorrar mucho tiempo tanto a la empresa como a este equipo".
Gracias a las mejoras de Workday en cuanto a eficiencia, la empresa se ha ahorrado 600 000 $.
Group Executive, Human Resources
Rentabilidad rápida de la inversión
Para Suzanne, la recompensa a largo plazo de Workday era que MMS podría seguir desarrollando un negocio muy complejo sin necesidad de ampliar el headcount. Aun así, el sistema se amortizó mucho antes de que esta ventaja estratégica se materializara. "Durante el segundo año después de la implementación, la empresa logró ahorrar 600 000 $ gracias a la automatización y a los procesos adoptados", afirma.
"Los costes de contratación fueron una de las primeras y maravillosas áreas en las que se produjo ahorro. Gracias a la eficiencia de Workday, pude aprovechar mis conocimientos sobre selección de talento en beneficio de la empresa y de una forma más inteligente y creativa. Ahora dependemos muy poco de las agencias de contratación".
Lo más importante para nosotros fue la cantidad de tiempo que los líderes podían ahorrarse en la ejecución de los procesos.
Head of Reward, Policy & HRIS
Informes detallados y oportunos
El hecho de que ahora el equipo de RRHH pueda cumplir con las necesidades de datos de la empresa en cuanto al cumplimiento normativo, los informes financieros y la gestión de la mano de obra ha tenido una repercusión importante. Esta mejora de las capacidades también resultó vital para la respuesta de MMS ante la COVID-19. "La situación que estamos viviendo ha demostrado por qué Workday es tan buen producto", afirma Belinda. "Cuando empezó la pandemia, no conocíamos el estado en que se encontraban los empleados, solo la oficina y la planta en las que trabajaban. Ahora, usamos Workday para comprobar si han renunciado o si están de vacaciones, algo fundamental para los informes sobre el porcentaje de ocupación del trabajador".
Sin Workday, al inicio de la COVID-19 no habríamos tenido la agilidad necesaria para proporcionar a nuestro equipo ejecutivo los datos necesarios para tomar rápidamente decisiones sobre la fuerza laboral.
Head of Reward, Policy & HRIS