El sistema de información de RRHH específico que Jotun había estado utilizando durante más de 10 años se estaba quedando anticuado. Según Anja Allouni, Lead SME and Change Manager de Jotun: "Nuestros sistemas de gestión del desempeño y de contratación no estaban interconectados y no había datos históricos, por lo que nunca se podía realizar un informe comparativo con la situación de dos años atrás. Pero sobre todo, no se podía utilizar para ningún proceso de gestión, es decir, que ofrecía a los mánagers poco o ningún valor para la planificación empresarial y la toma de decisiones.
"Necesitábamos más. Somos una empresa compleja y requeríamos una solución mucho más flexible que nos ayudara activamente a desarrollar el departamento de RRHH y el grupo en su conjunto. Determinamos que Workday era esa solución".
Workday cumplía nuestros criterios clave: experiencia de usuario, un punto de entrada de datos y una suite completa de RRHH.
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El enfoque radical fomenta el entusiasmo de los usuarios
Para el lanzamiento de Workday, Anja Allouni y sus compañeros optaron por un enfoque radical, en el que todos los países y módulos se pusieron en marcha a la vez. Centrándose en la gestión del cambio, el equipo empleó varias tácticas para crear una sensación de anticipación en torno a la nueva herramienta.
Como resultado, la proporción de empleados que se pusieron en marcha en el sistema durante los dos primeros días fue relativamente alta para la implementación. No estaban decepcionados.
Como afirma Allouni: "Los empleados aprecian la funcionalidad de la carrera profesional y el feedback de los nuevos trabajadores durante la incorporación también resultó muy valioso. Estamos muy satisfechos con estos dos logros en un mundo en el que la lucha por el talento y el desarrollo de competencias son dos de nuestros mayores retos relativos al personal".
Asimismo, los mánagers reconocen rápidamente su valor como fuente de datos e insights activos y procesables. Y tanto el departamento de TI como el de RRHH son, en palabras de Allouni, "un gran apoyo, gracias a su mayor sofisticación, junto con la facilidad de uso, que les permite hacer mucho más con menos tiempo y esfuerzo".
Datos agrupados en un solo lugar
Tener acceso a los datos de toda la empresa en un único lugar supone una gran ventaja para el personal de Jotun, ya que no es necesario conectarse a varias soluciones diferentes y transferir datos entre ellas.
Esto va más allá de ofrecer un importante ahorro de tiempo para cada usuario. También permite que los miembros de toda la empresa accedan a la información de forma rápida y sencilla. Según señala Anja Allouni: "Por primera vez, los mánagers pueden obtener y cuestionar información financiera y de RRHH útil que les permite elaborar informes y hacer mejor su trabajo".
"Eso supone una poderosa fuente de mejora para todos, mientras que los mánagers disfrutan especialmente de la visión completa que obtienen del progreso de las tareas".
El ciclo de actualización impulsa la mejora continua
"Tengo la esperanza de que Workday nos empuje a seguir desarrollando la función de RRHH de Jotun", asegura Allouni. "Cada vez que llega una nueva versión, tenemos que intentar comprender qué nuevas puertas puede abrir en la empresa. Y eso es algo realmente bueno, ya que garantiza que tengamos la mente siempre abierta al cambio y a la mejora".
Asimismo, el hecho de contar con un equipo de soporte interno que trabaja constantemente junto a RRHH para ofrecer gobierno y desarrollar la solución demuestra ser una gran fuerza positiva.
"Antes, teníamos que depender de consultores para que la solución avanzara. Ahora, gracias a un ciclo de actualización semestral y la oportunidad constante de adoptar nuevas funcionalidades, hacemos que progrese continuamente, inspirándonos a menudo en la experiencia de otros clientes que conocemos en la Comunidad Workday".
Nuevos insights sobre la ejecución de las operaciones
Según Allouni: "Estamos obteniendo mejores insights de las operaciones en toda la empresa".
"Hasta ahora, resultaba muy complicado controlar cómo se llevaban a cabo los procesos de RRHH en más de 100 países. Una cosa es diseñar y comunicar cómo queremos que se realicen los procesos de gestión del desempeño y de contratación. Pero ahora podemos ver e influir en lo que ocurre. Eso es un gran avance".