Los departamentos de RRHH y finanzas de la Flinders University contaban con sistemas legacy dispares, incluidos un sistema de nómina y otros muchos sistemas y aplicaciones legacy, improvisados para respaldar al equipo de RRHH. Con numerosos procesos complejos y manuales, la creación de informes era engorrosa y requería mucho tiempo, lo que daba lugar a una mala experiencia del empleado. Y lo que es peor, la universidad carecía de una visión de su fuerza laboral y tenía problemas con la integridad y los errores de los datos. Los mánagers dedicaban demasiado tiempo a las tareas administrativas. La universidad necesitaba urgentemente un sistema cloud de RRHH moderno.
Workday está construida sobre los hombros de gigantes. Es una plataforma única que permite que todo vaya sobre ruedas. Hace que los productos del trabajo se utilicen como en casa.
Chief Information Officer
Fuerte enfoque en la satisfacción del cliente y una excelente relación
Flinders eligió Workday después de pedirles a los proveedores preseleccionados que probaran el producto en un entorno de prueba con un grupo de usuarios. "No era solo una prueba del producto, también estábamos poniendo a prueba la relación con los proveedores. Queríamos ver el tipo de comportamiento que podíamos esperar en medio de un proyecto. Descubrimos que Workday se toma muy en serio su 98 % de satisfacción del cliente. Resultó muy evidente, tanto en el entorno de prueba como en una primera prueba de nuestra relación durante la integración. Todo el equipo se volcó en ayudarnos a salir adelante en ese momento tan difícil", cuenta Kerrie Campbell, Chief Information Officer.
A Flinders también le gustó el hecho de que Workday fuera un auténtico servicio de software como servicio (SaaS): "Algunos aseguran ofrecer SaaS, cuando en realidad se trata de un cliente pesado que se ha convertido en uno liviano. En cambio, Workday es un auténtico servicio nacido en el entorno cloud".
Procesos de gestión universales y optimizados
Flinders aprovechó la oportunidad para simplificar y automatizar sus procesos de gestión, aumentar la facilidad de uso y eliminar los procesos administrativos que requerían mucho tiempo. "De nuestros 93 procesos de gestión nuevos, 90 se hacen solo en dos clics. Los otros tres, que necesitan tres clics, son procesos financieros. Así que pudimos lograr que nuestros procesos de gestión fueran más ágiles", cuenta Kerrie.
El personal de la universidad estaba acostumbrado a procesos engorrosos, donde las personas tenían que rellenar formularios a mano y enviarlos por fax al departamento adecuado. Después de implementar Workday, no se requería nada de ese trabajo tedioso y desaparecieron 25 formularios. Además, solo en relación con el sistema de nómina, el equipo del proyecto dio de baja 14 aplicaciones diferentes.
Workday nos permitirá asegurar, gestionar y utilizar nuestros datos sobre empleados y colaboradores de una manera más eficaz, además de ofrecernos muchas oportunidades, incluidos más cambios tecnológicos en los próximos meses.
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Rol más estratégico de RRHH
Para Kerrie, uno de los beneficios más importantes es lo que hace el personal con el tiempo que Workday les ha ahorrado. "Los miembros del personal acuden a un solo lugar, una sola fuente de información, por lo que les resulta mucho más fácil hacer su trabajo. Ahora, estos empleados tienen una cantidad significativa de tiempo de trabajo adicional para dedicar a asuntos más importantes. Se encargan de tareas con un nivel superior en la cadena de valor empresarial, de modo que están realizando actividades más beneficiosas para la organización, en lugar de trastear con hojas de papel".
Personal entusiasmado por la transformación digital
Kerrie también está entusiasmada porque la reacción a Workday ha hecho que el personal de la universidad vea la transformación digital de forma favorable. "Hemos cambiado la mentalidad de las personas con la implementación de Workday. Pasamos de pensar en los sistemas legacy a esta plataforma tan moderna, por lo que ahora el personal busca lo mismo en nuestros otros sistemas. Tiene una queja constante: '¿Por qué no puede funcionar como Workday?', lo cual es positivo, porque significa que ha emprendido el viaje con nosotros. Esto nos ha abierto la puerta para implementar otros productos nuevos".
Tomamos la decisión de implementarlo a pesar de estar en crisis, porque la implementación de Workday fue muy transformadora para Flinders.
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