Al igual que muchas empresas tailandesas, Bangchak había estado utilizando documentos en papel, hojas de cálculo de Microsoft Excel y sistemas configurados de TI de distintos proveedores para gestionar los registros de sus empleados. La cadena de ejecución era larga y compleja, por lo que incluso las solicitudes más sencillas tardaban días en completarse. Por ejemplo, cuando los ejecutivos solicitaban un informe dinámico sobre headcount, los equipos de RRHH tenían que solicitárselo al departamento de TI, que a su vez se dirigía al proveedor del sistema para crear el informe. La superposición de sistemas con interfaces opuestas daba lugar a errores frecuentes difíciles de rastrear y solucionar.
El CEO de Bangchak quería que el equipo de RRHH fuera más estratégico y diera ejemplo de transformación digital. Abogó por un sistema estandarizado que permitiera a los empleados estar mejor conectados y trabajar desde cualquier lugar.
Un sistema basado en tecnología cloud que permite trabajar en remoto
Bangchak eligió Workday Human Capital Management porque es 100 % cloud y tiene actualizaciones automáticas dos veces al año. Los empleados pueden acceder directamente a los datos y RRHH puede crear informes de manera independiente, lo que reduce su dependencia de TI y de proveedores externos. Apiradee Pravinvongvuth, Senior HR Specialist, afirma: "Me gusta Workday por el diseño de su sistema. Es muy fácil de utilizar y entender".
Los líderes de la empresa se pusieron en contacto con clientes de Workday en Tailandia, quienes compartieron fácilmente sus casos de éxito tras usar el sistema. Desde entonces han creado una comunidad de usuarios de Workday en el país y se conectan a menudo para compartir las mejores prácticas. RRHH también valora el modelo de soporte 24 horas de Workday.
Tomar decisiones basadas en datos.
Con Workday, los empleados de todos los niveles de Bangchak pueden acceder fácilmente a los datos tanto de la empresa como de sus compañeros desde cualquier lugar.
Además, Bangchak ha reducido la complejidad y los costes mediante la optimización de sus proveedores de TI. Al disponer de un sistema de gestión de capital humano de Workday estandarizado, se han eliminado los errores que incordiaban a la empresa y que le hacían perder un tiempo valioso. Los ejecutivos se benefician de tener actualizaciones en tiempo real al alcance de su mano para tomar decisiones basadas en datos sobre headcount, planificación de sucesión y compensación. Entre los resultados se incluyen los siguientes:
- Gracias a Workday, se ha conseguido una tasa de adopción del 95 % en los teléfonos móviles y del 100 % en los ordenadores.
- Se ha reforzado la comunicación y acelerado la carrera profesional por cuenta propia.
- Se ha reducido el tiempo necesario para realizar cambios importantes en el sistema de cinco a dos días.
Nos da seguridad poder recurrir siempre a Workday. Ya no tenemos que esperar a que los distintos proveedores tengan tiempo para venir a ver nuestros sistemas.
Senior HR Specialist
Conseguir una cultura de trabajo en remoto
La posibilidad de poder revisar la información laboral sobre la marcha ha proporcionado a los empleados de Bangchak una mayor flexibilidad, lo que ha resultado fundamental durante la crisis de la COVID-19. Los trabajadores de la refinería tenían que ir a la oficina y hacer cola en los ordenadores compartidos para comprobar sus nóminas y completar el papeleo de las vacaciones. Ahora, pueden acceder y enviar formularios de forma segura a través de sus teléfonos móviles. Asimismo, los mánagers pueden enviar mensajes a sus equipos a través de sus dispositivos móviles para proporcionar actualizaciones en tiempo real.
Con Workday cloud, los empleados disponen de las herramientas necesarias para trabajar al 100 % desde casa. Bangchak cerró por completo sus oficinas durante la pandemia de COVID-19 y en ese periodo RRHH no recibió ninguna llamada telefónica ni informes sobre problemas en el uso del sistema. "Tener acceso a la información de RRHH en Workday se ha convertido en algo indispensable en estos tiempos difíciles", afirma Pannasarn Suthitivanich, Senior HR Specialist.
Digitalizar el proceso de reclutamiento
Workday Recruiting permite a los empleados de Bangchak ver y solicitar directamente las posiciones internas vacantes, con lo que toman el control de sus carreras profesionales en lugar de pedir ayuda a RRHH.
Pravinvongvuth y el equipo de RRHH trabajan ahora en el diseño de tableros de mando para los ejecutivos y en maneras de que los empleados "se diviertan más en el sistema" con herramientas de incorporación y orientación. Afirma: "Con Workday promoviendo la transformación dentro de RRHH, el equipo es ahora más estratégico e independiente".
Al utilizar un sistema cloud de RRHH como Workday, estamos en buena posición para adaptarnos a los continuos cambios y a eventos tales como la crisis de la COVID-19.
Vicepresidente de HR Management