¿Qué es la planificación estratégica?
¿Está su empresa realmente preparada para la próxima disrupción?
Los mercados cambian de la noche a la mañana, las exigencias de los clientes evolucionan rápidamente y la capacidad de adaptación puede suponer la diferencia entre el crecimiento y el estancamiento. Sin embargo, muchas empresas luchan por mantenerse a la vanguardia en un mundo en constante cambio.
Aunque ninguna estrategia puede predecir el futuro, la planificación estratégica empodera a las empresas para sortear la incertidumbre con confianza, al permitirles adaptarse, optimizar y seguir siendo competitivas.
En este artículo se analiza la planificación estratégica, por qué es importante y cómo puede ponerla en práctica.
La definición de "planificación estratégica"
La planificación estratégica es una técnica estratégica que consiste en esbozar las acciones necesarias para alcanzar un objetivo o conjunto de objetivos concretos. Al crear un plan detallado, las empresas pueden aclarar los recursos que necesitan y priorizar con mayor eficacia sus próximos pasos.
Sin embargo, la planificación estratégica no se limita a un esbozo inicial. Al contrario, conlleva un proceso de planificación iterativo que favorece que las estrategias de la empresa se vayan adaptando a medida que cambien las circunstancias. Al actuar de forma proactiva y adaptativa, su equipo puede tomar decisiones fundamentadas en tiempo real, asignar recursos y ajustar la estrategia según convenga.
¿En qué se diferencian la planificación estratégica y la tradicional?
Aunque cada empresa tiene su propio enfoque, la planificación tradicional sigue un modelo estructurado que presupone que se puede predecir el futuro. Sin embargo, en un mercado tan cambiante como el actual, los cambios imprevistos pueden hacer descarrilar rápidamente hasta las estrategias más minuciosas.
En cambio, la planificación estratégica acepta la incertidumbre y se centra en la supervisión continua, la flexibilidad y los ajustes en tiempo real. Estas son sus diferencias:
Enfoque
Planificación tradicional
Estática, predeterminada.
Planificación estratégica
Flexible, en constante evolución.
Presuposición
Planificación tradicional
El futuro es predecible.
Planificación estratégica
El futuro es incierto y dinámico.
Toma de decisiones
Planificación tradicional
Reactiva: los ajustes se producen después de que surjan los problemas.
Planificación estratégica
Proactiva: evaluación constante y rectificación del rumbo.
Adaptabilidad
Planificación tradicional
Limitada: los cambios requieren amplias revisiones.
Planificación estratégica
Ilimitada: se ajusta en tiempo real a los cambios en el mercado.
Mitigación de riesgos
Planificación tradicional
Se basa en previsiones e hipótesis iniciales.
Planificación estratégica
Resiliencia integrada gracias a la supervisión continua.
Beneficios de la planificación estratégica
Si su empresa está planteándose implantar la planificación estratégica, es importante que conozca los posibles beneficios. Un método ágil de planificación puede beneficiar a toda su empresa de las tres formas siguientes.
Aumento de la productividad
La productividad de los empleados puede aumentar con tan solo establecer un objetivo claro. Por lo tanto, si fija objetivos estratégicos y los divide en pasos manejables, podrá lograr más en menos tiempo y con un equipo más motivado. De este modo, su equipo y usted podrán centrarse en actividades y objetivos que aporten más valor.
Mayor enfoque y claridad de los objetivos
En lugar de ceñirse a una estructura innegociable, adaptar y actualizar su estrategia según convenga le permite tener una idea clara de sus objetivos y su declaración de intenciones. De este modo, los equipos pueden tener una visión de conjunto en lugar de perderse en los pequeños detalles. De hecho, según el informe "17th State of Agile Report"* de Digital.ai, los equipos que siguieron una estrategia ágil mejoraron en un 57 % la alineación con las necesidades empresariales.
Mejora de la gestión del tiempo
Asignar tiempo específico a las tareas permite evitar la indecisión y favorece el cumplimiento de los plazos. Técnicas como establecer bloques de horas u horarios son un componente fundamental del proceso de planificación estratégica y pueden contribuir a optimizar la gestión del tiempo al dar margen de flexibilidad cuando sea necesario.
Desafíos de la planificación estratégica
Aunque la planificación estratégica ofrece numerosos beneficios, no está exenta de desafíos. Implantar un cambio estratégico tan importante dependerá en gran medida de la idiosincrasia de su sector. Si se está planteando adoptar esta estrategia para su empresa o equipo, estos son un par de factores clave que debe tener en cuenta.
Tiempo de preparación prolongado
Cambiar lleva tiempo en cualquier situación y, aunque muchas metodologías de planificación estratégica dependen mucho de las herramientas de gestión de proyectos, pasar a una nueva forma de trabajar sigue requiriendo la complicidad de toda la empresa. Asegúrese de que su equipo disponga del tiempo necesario para familiarizarse con el proceso de planificación estratégica y las herramientas necesarias para aplicarla.
El exceso de planificación y los cuellos de botella
En teoría, se supone que el concepto de planificación estratégica evita los cuellos de botella. Sin embargo, si se lleva al extremo, se corre el riesgo de invertir demasiado tiempo y energía en elaborar planes para cada circunstancia, lo que merma la flexibilidad y la adaptabilidad. Dedicar tiempo a hacer pruebas debería permitirle implantar un workflow eficiente y evitarle elaborar planes de acción demasiado prescriptivos.
Tres pasos para aplicar la planificación estratégica de forma eficaz
La transición hacia un modelo de planificación estratégica no se produce de la noche a la mañana. No obstante, su equipo y usted pueden implantarla mediante los tres pasos siguientes.
1. Analice su situación actual
Su estrategia de planificación estratégica debe alinearse con los objetivos y necesidades de la empresa. Por lo tanto, antes de planificar, debe realizar un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). Esta técnica ayuda a su equipo a formarse una imagen completa de los factores internos y externos que influyen en su empresa y, de este modo, favorecer la preparación ante cualquier eventualidad.
Ejemplo de estructura de análisis DAFO para la planificación estratégica:
Fortalezas: liderazgo sólido para guiar el desarrollo de la estrategia y exigir responsabilidades
Debilidades: recursos internos limitados para dedicarse a tiempo completo a crear la estructura
Oportunidades: alinear los departamentos con una visión unificada y mejorar así la eficiencia
- Amenazas: resistencia al cambio por parte de los empleados acostumbrados a los procesos existentes
2. Defina objetivos claros y priorice tareas
Empiece pensando en la situación final ideal. Defina objetivos específicos, medibles y factibles a corto y largo plazo; por ejemplo, utilizando el modelo de objetivos específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y con plazos determinados o modelo SMART (por sus siglas en inglés), y luego desarrolle los pasos para alcanzarlos. Al identificar los hitos importantes, podrá ahorrarse cambios innecesarios a última hora.
Ejemplo de objetivos SMART para la planificación estratégica:
Específico: implantar un sistema de HCM basado en tecnología cloud para optimizar la gestión de las nóminas, los beneficios y la fuerza laboral
Medible: reducir los errores del proceso de nómina en un 30 % en un plazo de 6 meses mediante la automatización de la validación y los informes
Alcanzable: formar al 50 % del personal de RRHH en el nuevo sistema en un plazo de 3 meses para facilitar una adopción fluida
Pertinente: mejorar la retención de empleados en un 15 % en solo un año utilizando insights obtenidos mediante IA para mejorar la gestión del talento
- Con un plazo determinado: migrar todos los procesos de RRHH al nuevo sistema de HCM en un plazo de 9 meses para lograr una transición fluida
3. Revise los avances con regularidad
Haga un seguimiento del desempeño mediante indicadores clave de rendimiento (KPI), revise los avances con regularidad y adapte el plan a partir del feedback y de cómo cambien las circunstancias. Efectuar con regularidad un seguimiento del desempeño le garantiza que cumplirá el plan trazado, así como que mantendrá la eficacia y la alineación con los objetivos de negocio. Asimismo, al medir los avances e identificar desde el principio los logros y los desafíos, los líderes empresariales pueden tomar decisiones fundamentadas para mejorar de forma continua.
Herramientas y técnicas para impulsar su proceso de planificación estratégica
Aunque las líneas generales siguen siendo las mismas, la planificación estratégica requiere variar el enfoque en función del equipo, la empresa y el sector. Es fundamental elegir la tecnología adecuada conforme a las necesidades específicas de su empresa.
Cómo encontrar la herramienta adecuada
Antes de poner en práctica la planificación estratégica, es importante dedicar tiempo a investigar qué solución o soluciones serán apropiadas para los objetivos estratégicos de su empresa.
Si su equipo tiene dificultades para gestionar varios plazos, su principal interés podría ser identificar una herramienta de gestión de proyectos que posibilite la colaboración interdisciplinaria y una mayor visibilidad. Este software permite a los equipos organizar, monitorizar y gestionar su trabajo entre varios equipos y husos horarios.
Por otro lado, si su objetivo es desentrañar insights más sólidos que le ayuden a tomar decisiones, podría decantarse por una herramienta de planificación y análisis financieros (FP&A) como Workday Adaptive Planning, diseñada para respaldar todas las fases del proceso de planificación.
El gigante de la consultoría Deloitte utilizó Workday Adaptive Planning con éxito para obtener insights más minuciosos sobre lo que mejor funciona para su personal y su empresa. Al adoptar una estructura más ágil, Deloitte mejoró la colaboración y la productividad, al tiempo que redujo el consumo de datos del 93 % al 40 %.
Si la planificación estratégica no se enfoca proactivamente, toda estrategia encaminada a lograr buenos resultados a largo plazo estará destinada a toparse con graves obstáculos. Si las empresas siguen estos pasos y utilizan las soluciones adecuadas, podrán prever los desafíos, adaptarse a los cambios y mantener a sus equipos alineados en torno a objetivos organizativos comunes.
Conclusión
La planificación estratégica no consiste únicamente en mirar hacia el futuro, sino en prepararse para los imprevistos. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden adaptarse rápidamente, aprovechar nuevas oportunidades y adelantarse a los acontecimientos. Sin flexibilidad, hasta los planes mejor elaborados pueden acabar yéndose al traste.
Un sistema con IA integrada de forma nativa como Workday Adaptive Planning elimina la incertidumbre al ofrecer previsiones más certeras, adaptarse en tiempo real y garantizar la alineación constante de los equipos. Supera las limitaciones de los métodos estáticos y anticuados, ya que permite tomar decisiones de una forma más inteligente y eficiente.
Estos son tres de los principales casos de uso de Workday Adaptive Planning:
Planificación financiera: elaboración de presupuestos flexibles, planificación de escenarios e informes diseñados para mejorar la toma de decisiones
Planificación de la fuerza laboral: herramientas para alinear las estrategias de fuerza laboral con los objetivos organizativos
Planificación de operaciones: integración de datos en tiempo real para optimizar la implementación de recursos
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Fuentes