¿Qué es la gestión de declaraciones de trabajo?
Una declaración de trabajo (SOW) es un documento acordado en el que se describen todas las responsabilidades, los requisitos y las tareas de un proyecto o contrato entre dos o más partes.
Obtenga información sobre la gestión de declaraciones de trabajo (SOW)
La gestión de declaraciones de trabajo (SOW) es el proceso de garantizar que un proyecto se mantenga en curso, basándose en el uso de una SOW, un documento que describe los términos acordados previamente entre dos partes para realizar un determinado trabajo. Aunque los detalles exactos incluidos en una SOW pueden variar según el proyecto y la empresa contratante, por lo general abarca información que aclara el objetivo de la asignación y cómo debe realizarse. Estos detalles suelen incluir:
Tamaño del proyecto
Roles y responsabilidades de ambas partes: por lo general, un contratista o proveedor y la empresa contratante.
Entregas que deben realizarse
Calendario, incluidos los hitos y plazos pertinentes.
Expectativas de desempeño, incluidos los criterios para la finalización de los proyectos.
Ultimar y acordar estos detalles por adelantado puede ayudar a garantizar que un proyecto se finalice a tiempo y dentro del presupuesto.
A medida que aumenta la complejidad de los proyectos, las empresas pueden tener dificultades para establecer y cumplir eficazmente los requisitos de las SOW. Por ello, gestionar eficazmente las declaraciones SOW es importante para:
Reforzar la supervisión de los proyectos
Mantener el control de los presupuestos
Cumplir los plazos
Gestionar eficazmente las órdenes de cambio
Mitigar los riesgos de los proyectos
¿Gestiona proyectos complejos relacionados con empleados por contrato? Un sistema de gestión de proveedores (VMS) puede proporcionarle en un mismo lugar las herramientas que necesita para gestionar eficazmente los requisitos de las SOW relacionados con los colaboradores externos.
¿Por qué es importante tener una declaración de trabajo?
Una declaración SOW es la oportunidad de aclarar las expectativas y garantizar que todas las partes están alineadas antes de que comience el trabajo, razón por la que suele incluirse como parte de un contrato formal, aunque no es un contrato ni un documento jurídicamente vinculante por sí mismo. Sin embargo, una SOW es una herramienta importante para:
Establecer directrices claras sobre cómo debe realizarse y entregarse el trabajo
Acelerar el proceso de aprobación garantizando la aceptación y alineación de las partes interesadas antes de que comience el trabajo
Evitar errores por falta de comunicación o expectativas poco claras
Además, un reto habitual en la gestión de proyectos (sobre todo cuando se trata de tareas de gran envergadura o complejidad) son los "cambios de ámbito" o aumento gradual de los requisitos del trabajo, más allá de lo acordado originalmente. Una SOW clara puede ayudar a su empresa a asegurarse de que el proyecto está totalmente definido de antemano, lo que puede evitar retrasos innecesarios y gastos adicionales.
Sin embargo, incluso con una SOW clara, es posible que haya que añadir modificaciones al contrato original debido a circunstancias imprevistas. Pero con un sólido sistema de gestión de SOW, dispondrá de las capacidades de seguimiento y los informes que necesita para permitir a los líderes empresariales realizar los cambios necesarios. Un VMS puede ser muy valioso en esta área.
¿Cuándo es importante tener una declaración de trabajo? Una SOW puede ser una herramienta útil cuando trabaje en un proyecto con un proveedor o contratista individual que no sea empleado de su empresa a tiempo completo. Sin embargo, la necesidad de una SOW aumenta con la escala y complejidad de los proyectos, al igual que la importancia de gestionar eficazmente estos documentos y los procesos asociados.
Esto es especialmente aplicable al contexto de la gestión de colaboradores externos, en el que unos informes sólidos y unos desgloses de costes detallados de los proyectos regidos por SOW pueden proporcionar a los ejecutivos una visión integral de las necesidades de la fuerza laboral extendida de su empresa. Como resultado, estará mejor posicionado para justificar a los trabajadores extendidos desde el principio de su proceso de planificación del talento, lo que le permitirá una toma de decisiones y una planificación financiera más estratégicas.
¿Lo sabía?
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¿En qué se diferencian la declaración de trabajo y el alcance del trabajo?
Aunque los términos "declaración de trabajo" y "alcance del trabajo" suelen utilizarse indistintamente, difieren en su definición exacta. El ámbito del trabajo es más limitado. En la mayoría de los contextos, se aplica a las tareas y otros hitos que deben realizarse para que un proyecto se dé por finalizado.
El ámbito de trabajo puede y suele ser un componente integral de una SOW. Pero, por lo general, una SOW incluye información básica, como la misión del proyecto y los criterios de éxito. El ámbito del trabajo, en cambio, se centra más en establecer los parámetros para llevar a cabo la asignación.
Un "acuerdo de marco de servicios" es otro concepto habitual en este contexto. Aunque está relacionado con una SOW, un acuerdo de marco de servicios se utiliza para establecer y definir más ampliamente los términos y condiciones de una relación entre un cliente y un proveedor u otro proveedor de servicios. Estas partes podrán crear una SOW para cualquier proyecto posterior una vez que el acuerdo marco de servicios entre en vigor.
¿Cuáles son los distintos tipos de SOW?
Aunque usted y su empresa tienen libertad para crear la SOW que mejor se adapte a sus necesidades específicas, este tipo de documentos suelen dividirse en tres categorías principales: SOW de nivel de esfuerzo, SOW de diseño y SOW de rendimiento. Cada una de estas opciones ofrece sus propias ventajas. La categoría más adecuada para su proyecto dependerá en gran medida de sus objetivos.
SOW de nivel de esfuerzo: a veces denominada SOW de "tiempo y materiales", es un documento bastante general centrado sobre todo en las horas y los materiales necesarios para el proyecto, así como en la información sobre costes. Es extremadamente versátil y puede utilizarse en una gran variedad de contextos, incluidas las asignaciones de corta duración. Una SOW de nivel de esfuerzo puede ser especialmente útil cuando hay dudas sobre el tiempo o los recursos necesarios para realizar satisfactoriamente un proyecto.
SOW de diseño: o "SOW de diseño y detalle", es la más específica de las tres categorías. Suele incluir instrucciones y requisitos muy detallados, no solo sobre los resultados deseados sino también sobre cómo debe realizarse el trabajo y qué materiales/recursos deben utilizarse. Este nivel de especificidad puede ser especialmente útil si el proyecto implica importantes normativas del sector u otras condiciones de cumplimiento normativo.
SOW de rendimiento: o "SOW basada en el rendimiento", se centra principalmente en los resultados del proyecto, con pocas instrucciones específicas sobre cómo debe realizarse el trabajo. El contratista o proveedor puede decidir la mejor manera de ejecutar las tareas dentro de los plazos y el presupuesto establecidos. Este tipo de SOW es la más adecuada para proyectos en los que lo más importante para la empresa contratante es el resultado del proyecto y no le interesa implicarse en las operaciones cotidianas que conducen a ese resultado.
Cómo redactar una declaración de trabajo y unas mejores prácticas
La redacción de una declaración de trabajo puede ser responsabilidad de numerosas personas en la empresa, pero a menudo corresponde a alguien del área de gestión de proyectos. También pueden participar partes interesadas en los proyectos o incluso grupos de usuarios.
No existen requisitos técnicos para redactar una SOW. La información exacta que incluya dependerá de las necesidades específicas de la empresa y el proyecto. No obstante, los siguientes pasos pueden ser un punto de partida:
Cree una descripción general de la misión o el objetivo, incluida una descripción básica del ámbito del proyecto.
Describa las tareas o los resultados concretos que deben conseguirse, con los requisitos pertinentes en cada caso.
Elabore un calendario que incluya las fechas de inicio y fin, así como otros hitos o plazos.
Enumere los recursos necesarios, incluida la asignación de personal y quién es responsable de proporcionar cada componente.
Considere la posibilidad de añadir información financiera, como los costes del proyecto o las condiciones de pago. Dependiendo de los detalles incluidos en el contrato completo, esto puede ser necesario o no.
Establezca términos adicionales, como métricas de éxito o criterios de aceptación.
También puede ser útil añadir un glosario o apéndice de frases o acrónimos utilizados por su empresa que tal vez no conozca el contratista.