Este artículo, escrito por los redactores de Workday, apareció originalmente en inglés en el blog de Workday. Pensamos que también sería de interés para los lectores hispanohablantes, por lo que lo ofrecemos traducido a continuación.

Voces de la Comunidad de Workday: Rolls-Royce implementa un sistema de recursos humanos global en tiempo récord

Una implementación de un sistema de RRHH global para toda una empresa realizada en tiempo récord puede dar miedo a algunos. Sin embargo, eso es exactamente lo que hizo Rolls-Royce, cliente de Workday, en octubre de 2015, cuando implementó un sistema de recursos humanos cloud para gestionar empleados en 46 países.

Hablamos con Mark Judd, Director de HRIT de Rolls-Royce, en el evento HR Tech World celebrado en Londres el mes pasado para obtener más información sobre la migración a los servicios cloud y para que aconsejara a otras empresas con proyectos similares.

¿Qué retos empresariales y tecnológicos llevaron a Rolls-Royce a implementar un nuevo sistema de recursos humanos?

La tecnología que utilizábamos nos impedía «ver» la organización cada vez más global que estamos desarrollando.  Hablamos de cosas como gestionar competencias y asignar los recursos adecuados, lo que incluye contar con las personas más adecuadas en el momento y lugar necesarios.

Habíamos confiado en un sistema legacy para gestionar los datos de RRHH y las nóminas de los empleados en nuestros cinco mayores regiones, lo que suponía alrededor del 85% de la plantilla. En las demás áreas utilizábamos una combinación de sistemas de RRHH y nóminas de menor tamaño y una enorme variedad de hojas de cálculo y archivos de PowerPoint. Como puede imaginar, a los managers les resultaba difícil generar y disponer de una imagen certera de la plantilla a nivel global o preparar informes sobre las competencias y el talento de nuestros empleados.

"Para ser sincero, Workday no nos vendió nada, lo hicieron los demás clientes. Valoramos su comunidad y vimos su potencial".

Es evidente que hicieron sus deberes. ¿Por qué ganó Workday?

Buscamos proveedores que hubieran realizado implementaciones similares a gran escala y solo encontramos tres: Workday, SuccessFactors y Oracle. Cuando escuchamos la respuesta del mercado, el entusiasmo e ilusión que despierta Workday, vimos que era lo que buscábamos.

Nuestro equipo de trabajo decidió desde el principio utilizar una configuración estándar de Workday Human Capital Management. El plan era reducir al mínimo las variaciones en diferentes regiones. Nos gustó la idea de volver a la esencia y cuestionarnos de verdad lo que queríamos hacer con los RRHH.

¿Qué importancia tuvo la fuerza de la Comunidad de Workday, como el hecho que todos los clientes utilicen la misma versión del producto?

Se trata de un elemento diferenciador en el concepto de calidad que hay en Workday. Workday se compromete totalmente con la calidad. Cuando estudiamos las opciones por primera vez, vimos que otros clientes agradecían el hecho de estar en la misma versión- el mismo lugar y al mismo tiempo. Para ser sincero, Workday no nos vendió nada, lo hicieron los demás clientes. Valoramos la comunidad y vimos su potencial.

"No se trata de cambiar una vieja máquina de escribir por la mejor y más reciente. Se trata de cambiar la mejor máquina de escribir por el portátil más nuevo".

¿Puede dar algún consejo sobre cómo gestionar a los líderes del proyecto?

Es necesario buscar personas respetadas y con liderazgo, y dedicar tiempo a conseguir su confianza y apoyo. Nuestro líder de negocio demostraba pasión y todos le escuchaban. Está comprometido al máximo con la calidad, y eso es lo que se espera de los productos de Rolls-Royce. Invertimos mucho tiempo en esa persona.

Desde el principio, muchas personas nos dijeron lo siguiente: «Este nuevo sistema tiene que ser tan bueno como el sitio web de venta online John Lewis, si no mejor». Así que el equipo de Workday encontró a la persona que había desarrollado el sitio web de John Lewis, la entrevistó y le mostró como funcionaba la aplicación de Workday. Grabaron al desarrollador web diciendo que Workday era «una de las formas de tecnología más eficaces que había visto». Eso fue muy bien recibido en la empresa.

"Es necesario ir más allá de la propia tecnología y mostrar lo que hará por la empresa".

¿Cuáles son los consejos más importantes para las empresas que quieran sustituir sus anteriores sistemas de recursos humanos?

En primer lugar, que no vendan el sistema de recursos humanos, sino una idea de negocio y de empresa. Es necesario ir más allá de la propia tecnología y mostrar lo que la solución va a hacer por la empresa. Hay que hacer entender en la empresa que se compra una idea, un modelo nuevo… Se compra algo que cambia continuamente.

A continuación, es necesario reconocer que se está eligiendo un camino diferente. Esto no es una actualización, sino una transformación. No se trata de cambiar una vieja máquina de escribir por la mejor y más reciente. Se trata de cambiar la mejor máquina de escribir por el portátil más nuevo. Por eso es necesario pensar en el futuro y planificar la estrategia de integración. Hay que asegurarse de que se cuenta con la estructura necesaria. Hay que tener claro el panorama general y cómo funcionará todo conjuntamente.

A continuación, es necesario estandarizar, armonizar e impulsar. Cambiar nuestra tecnología fue una tarea compleja, difícil y nada ágil. Esto provocó problemas, porque en todas las partes de la empresa había procesos diferentes. Si se quiere lograr algo como lo que hicimos, debe aplicarse una serie de principios comunes y deben armonizarse los procesos. Workday nos permitió hacerlo, y esto tuvo un efecto galvanizante sobre la organización.