Durante sus primeros 100 años en Australia, The Salvation Army (TSA) operaba como dos territorios distintos. Sin embargo, en diciembre de 2018, ambos territorios se fusionaron para erigirse como una única organización nacional con más de 112 000 directivos (ministros ordenados), empleados y voluntarios.
Al planificar el cambio, el TSA se percató de que tenía 26 sistemas distintos para administrar los diversos procesos de personal, por lo que no había una sola fuente de información. La organización necesitaba centrar su fuerza laboral de 112 000 trabajadores en un solo sistema y desarrollarse de una única forma.
El TSA buscaba un modo de gestionar su personal e introducir políticas y procedimientos a nivel nacional que estuvieran basados en tecnología cloud con un único equipo de RRHH para dar apoyo a la fuerza laboral. El objetivo era normalizar y automatizar los procesos analógicos y manuales, así como simplificar la administración para que los empleados pudieran centrase mejor en sus objetivos.
Para buscar la solución tecnológica adecuada, el TSA recurrió a un consultor de Human Capital Management (HCM) a fin de reunir los requisitos empresariales, evaluar el mercado con el Cuadrante mágico de soluciones cloud HCM de Gartner y desarrollar un caso de éxito.
Uno de los aspectos que más apreciamos fue ver que las encuestas de satisfacción del cliente anuales tenían una calificación del 98 %. Además, estaba claro que esta era una empresa que reflejaba nuestros valores.
HR Transformation Manager, The Salvation Army
¿Por qué Workday?
El TSA buscaba un sistema sólido y escalable que pudiera gestionar todo el proceso desde la contratación hasta la jubilación, así como trabajar con distintos tipos de empleados. La organización requería un sistema para gestionar las necesidades de sus directivos, a quienes se cambia de puesto cada tres a cinco años. Este proceso supone una compleja administración por parte de los responsables de RRHH, además de la movilidad, la planificación de la carrera profesional y de la de sucesión y la reubicación de las familias. Catherine Valsinger, HR Transformation Manager, redactó unas instrucciones detalladas para que los proveedores pudieran mostrar cómo este proceso funcionaría en su entorno.
"Cuando evaluamos Workday, a nuestros usuarios les encantó la nueva experiencia de usuario final", afirma Catherine. "Les gustó el producto, la flexibilidad del sistema y la ventaja de tener una única fuente de información. Y lo más importante, les gustó su capacidad para crecer con nosotros a medida que madurábamos al introducir nuevos procesos como la gestión del talento".
A pesar de esto, conseguir que el caso de éxito cumpliera los objetivos supuso un auténtico reto. "A la hora de la verdad, lo que hizo que este caso fuera exitoso fue la habilidad de Workday para gestionar los controles de cumplimiento normativo de nuestros empleados, ya que el TSA debe asegurarse de que su fuerza laboral cumple con los principios de protección infantil. La gestión del trabajo con niños y los controles de seguridad fue una tarea altamente manual y administrativa. El gran atractivo fue la comodidad de tener un tablero de mando actualizado que muestra quién está trabajando con niños y cuándo se han validado sus controles", explica Catherine.
Resultados
Tan solo cinco meses después de su puesta en marcha, el TSA ya comprobó los beneficios de usar un único sistema a nivel nacional de RRHH basado en tecnología cloud. El TSA contrató a un directivo responsable de los beneficios para hacer un seguimiento de los 88 beneficios cuantificables que se encontraron en el caso de éxito de la fase 1. Se han conseguido 22 beneficios en los primeros cuatro meses y se espera conseguir el resto antes de octubre de 2020.
Se ha reducido mucho la carga administrativa tras eliminar los procesos manuales y los sistemas dispares
Los empleados pueden centrarse mejor en actividades de valor añadido y el objetivo de la organización
Se ha reducido el riesgo de la organización
Mejores informes que ayudan a los líderes y mánagers a tomar decisiones contrastadas
Se ha mejorado la capacidad de gestión y comprensión del ciclo laboral de los empleados
Control de cumplimiento normativo automatizado
Con el fin de apoyar los controles de cumplimiento normativo, Workday desarrolló una integración con fit2work, una solución de terceros para los controles de cumplimiento normativo que permite al TSA verificar las credenciales y las cualificaciones de los candidatos de manera rápida y sencilla.
En comparación con el proceso manual anterior, que suponía un caos para el personal y los candidatos, el sistema ahora envía automáticamente un link a los solicitantes para rellenar un control de seguridad, mientras que los resultados también se transfieren de forma automática al TSA.
"Al tener 112 000 empleados, supone un esfuerzo enorme actualizar manualmente los controles de seguridad nacionales e internacionales u organizar y hacer un seguimiento de los controles de trabajo con niños cuando alguien pasa a desempeñar un rol relacionado con estos últimos", declara Catherine.
Todo esto ahora es posible y fácil gracias a Workday. Dos de los mayores beneficios que hemos logrado hasta ahora son el aumento de la eficacia y una mejor gestión de los riesgos.
HR Transformation Manager, The Salvation Army
Seguir, supervisar y administrar gastos médicos
Como parte de un paquete de remuneración único para los directivos, el TSA se hace cargo de los gastos médicos de estos últimos y sus familias. El TSA utiliza el módulo de gastos de Workday para hacer un seguimiento, supervisar y reembolsar los gastos médicos de forma automática.
"Antes todo era manual", dice Catherine. "Ahora lo gestionamos a través de Workday y es genial. A los directivos les encanta. Han pasado de emplear un proceso manual desfasado y ridículo a reclamar los gastos médicos por el móvil y recibir el dinero en un solo día. Ha sido un éxito".
Mejora de la visibilidad de riesgo
Como Workday da el control a los mánagers, su implementación destapó numerosos casos en los que estos cedieron permisos a los auxiliares administrativos o se extralimitaron tomando decisiones fuera de los presupuestos aprobados.
Asimismo, su implantación puso de manifiesto las soluciones que se utilizaban en los sistemas manuales; por ejemplo: las personas no rellenaban los formularios correctamente y los coordinadores tenían que arreglar los errores introduciendo los datos de forma manual.
"Las personas solían saltarse continuamente el sistema de forma manual o indirecta. Pero ahora el cumplimiento normativo está dentro del sistema", afirma Catherine. "Desconocíamos estas cosas hasta que implementamos Workday y todo salió a la luz, aportándonos visibilidad. Workday también puso de relieve errores evidentes que llevaban años en nuestros datos".
Una herramienta potente de analytics de datos durante una crisis
En la práctica, Workday ha permitido al TSA en medio de la pandemia de COVID-19:
Identificar a los empleados que trabajan de cara al público con más de 65 años y redirigirlos a otros roles
Determinar el número de empleados eventuales con más de un año de antigüedad para establecer el derecho a recibir el subsidio salarial
Incorporar nuevos subsidios para gestionar la distribución de los pagos del gobierno
Incorporar una revisión de la bolsa de recolocación en el proceso de reclutamiento
Durante los próximos años, Workday y The Salvation Army prosperarán de la mano. Hemos tenido una colaboración increíble con Workday hasta ahora y esperamos que siga así.
HR Transformation Manager, The Salvation Army