El Texas A&M University System es uno de los seis sistemas de educación superior del estado, que cuenta con 48 000 empleados y 152 000 estudiantes en 20 organizaciones independientes. Con sede en College Station (Texas), el sistema público de investigación está formado por 11 universidades, siete agencias estatales, una oficina del sistema y una facultad de derecho, cada una de ellas con sus propios departamentos de CFO, CHRO, nóminas y RRHH.
El Texas A&M System se enfrentaba a la presión del estado para que actualizase su tecnología. Mark Stone, CIO del Texas A&M System, explica: "El poder legislativo ha estado presionando a todas las entidades del sector público del estado de Texas para que pasen lo antes posible de las soluciones on-premise a las basadas en tecnología cloud, es decir, de las soluciones propias a las gestionadas por un tercero. Todas las nuevas normativas de los últimos cuatro años habían establecido que la tecnología cloud debe ser la opción principal".
El Texas A&M System no podía permitirse seguir a largo plazo con sus sistemas de nóminas y RRHH existentes, ni desde el punto de vista tecnológico ni del de recursos. Una parte importante de los sistemas legacy se basaba en el mainframe y se desarrollaban en un código que tenía hasta 35 años de antigüedad. Esto no solo exponía a la empresa al riesgo, sino que, además, cada vez resultaba más complicado encontrar gente que quisiera o tuviera las skills necesarias para codificar sus aplicaciones legacy.
De los sistemas fragmentados a una única experiencia
El Texas A&M System necesitaba un sistema de nómina ágil. Cada vez que un empleado se trasladaba a una autoridad fiscal estatal o local anteriormente no admitida, había que abrir y modificar el motor de cálculo de nóminas legacy (un programa COBOL de 35 000 líneas). "Esto nos expuso a grandes riesgos", dice Stone. "Con Workday, las normas fiscales se actualizan en nuestro nombre y el Texas A&M System no tiene que hacer nada". Asimismo, la adición de un nuevo tipo de deducción en el sistema de nómina legacy requería un esfuerzo de recodificación importante. "Con Workday, solo hay que configurar e instalar".
El Texas A&M System no solo lidiaba con la carga de sistemas altamente personalizados y obsoletos, sino que, además, se estaba quedando sin recursos para mantenerlos en funcionamiento. Mark Schulz, Enterprise IT Architect del Texas A&M System, comenta: "Los conjuntos de skills necesarias para respaldar este sistema de nómina legacy están desapareciendo del mercado y un número considerable de nuestro personal está próximo a la jubilación. Creíamos que pronto ya no podríamos adquirir los recursos o que el coste para adquirirlos acabaría subiendo un 20, 50, 100 o hasta un 200 %".
¿Por qué Workday?
El Texas A&M System se percató rápidamente de que Workday ofrecía la estandarización, la flexibilidad y la facilidad de uso que necesitaban. Según explica Schulz: "Había cierta presión para que pasáramos a un sistema común de RRHH, pero esto no tenía sentido si no incorporábamos también la nómina". Con un único sistema para RRHH y nóminas, Workday permite al Texas A&M System reducir las entradas manuales y obtener una perspectiva integral de su negocio para tomar mejores decisiones. Además, ya que Workday es un sistema con genuina tecnología cloud, el Texas A&M System puede cumplir con los requisitos estatales y conservar sus recursos de TI para otras tareas que no sean el mantenimiento de servidores y la realización de actualizaciones manuales
Sin embargo, los notables avances tecnológicos no fueron la única razón por la que el Texas A&M System empezó a mostrar interés en Workday. La empresa también reconoció el compromiso de Workday con los desafíos específicos que entraña la educación superior y su asociación con instituciones líderes con el fin de mejorar los procesos para los docentes de todo el mundo. "Hay un grupo de usuarios de educación superior que se reúne una vez al mes y eso nos permite conectar con otros compañeros que trabajan en situaciones similares. Con el sistema anterior no podíamos hacer nada de esto, motivo por el cual esa red ha sido muy importante para nosotros, y nos ayuda a avanzar hacia mejores procesos", explica Brad Blair, HCM Project Manager del Texas A&M System.
Un sistema para dispositivos móviles más rápido y simple
El Texas A&M System completó su implementación de Workday a tiempo y por debajo del presupuesto, y pudo ponerse en marcha con los 20 miembros del sistema al mismo tiempo y en un solo entorno virtual. Ahora todos los miembros del equipo pueden trabajar de la misma forma y optimizar los procesos, pero manteniendo la libertad de operar de forma autónoma. El resultado es una mayor visibilidad de los datos de RRHH, una mayor eficiencia operativa y acceso a información clave en cualquier momento y lugar.
"El mero hecho de poder tener 50 000 empleados, 20 miembros del equipo, en un mismo entorno virtual supone una gran diferencia en la forma de operar", dice Schulz.
Además, con Workday Payroll, el Texas A&M System pudo acelerar su proceso de nóminas de forma espectacular. Blair explica: "En las dos primeras semanas de ejecución de nuestras nóminas, se tardaban 10 o 12 horas. Ahora, tenemos un calendario de pagos quincenal y mensual que ejecutamos en menos de tres horas".
Las capacidades para dispositivos móviles también han supuesto un gran cambio para la empresa. "El tema de los dispositivos móviles ha recibido mucho feedback positivo; era una funcionalidad con la que no contábamos antes de Workday", cuenta Schulz. El Texas A&M System siempre ha tenido dificultades para que los mánagers aprobaran las horas adecuadamente, pero todo eso ha mejorado por completo ahora que los mánagers pueden aprobar el tiempo desde un dispositivo móvil. La interfaz móvil intuitiva también ha sido un gran éxito para los empleados que utilizan Workday principalmente para realizar tareas básicas, como la actualización de direcciones. "Los usuarios se han adaptado al nuevo sistema como pez en el agua", dice Stone. "Es sencillo e intuitivo para el usuario; les gusta la aplicación móvil".
Por último, pero no menos importante, el equipo de TI del Texas A&M System ya no se queda estancado con las actualizaciones del sistema y puede dedicar su tiempo a proyectos de mayor repercusión. Ya no tiene que tomar decisiones sobre la compra de hardware o sobre la conveniencia de realizar o no actualizaciones de software. Este era un paso importante para depender menos de los recursos internos, lo que constituía un objetivo estratégico primordial. Esto ha permitido que el Texas A&M System pudiese dedicar un mayor porcentaje de sus fondos y recursos a proyectos verdaderamente importantes, como las iniciativas de ciberseguridad para proteger los datos que tanto valor representan.
Todo ello ha representado un gran paso y un éxito aún mayor para la empresa, y solo es el principio. "Lo hicimos con las nóminas, lo hemos hecho con RRHH y ahora estamos trazando un nuevo camino para las finanzas", explica Schulz.
