NTU Singapore se encuentra entre las mejores universidades del mundo. Además, es la mejor universidad de investigación de Asia. Uno de sus objetivos estratégicos es fomentar una colaboración interdisciplinaria entre facultades, escuelas y centros de investigación. Para mantener su excelente desempeño, la NTU aspira a atraer a algunas de las mentes más brillantes del planeta hasta sus pasillos y para ello ofrece una experiencia del empleado superior.
Las personas son importantes en cualquier momento y lugar
El aprovechamiento de tecnologías avanzadas es clave para impulsar la ambición de la NTU por convertirse en una de las mejores empresas de Singapur. En el año 2018, con el propósito de cultivar una cultura centrada en las personas y habilitada por la tecnología, la NTU comenzó a migrar de una infraestructura vetusta a una plataforma moderna, que priorizaba la tecnología cloud, habilitada para un entorno móvil y basada en datos con seguridad desde el diseño. La NTU quería una infraestructura integrada e impulsada por las partes interesadas que beneficiara a toda la universidad al proporcionar herramientas digitales, inteligentes y fáciles de usar a 6000 docentes e investigadores y 3000 empleados administrativos.
En lo que respecta a las funciones de las personas, confiaron en Workday porque encajaba con el roadmap digital de la NTU: una aplicación de software como servicio, cloud nativa y habilitada para un entorno móvil. La NTU hizo hincapié en convertir la universidad en un lugar para personas extraordinarias. Para ello, tanto los docentes como el resto de los roles necesitaban acceso a un conjunto común de estándares y procesos de RRHH. Gracias a Workday, la NTU encontró una plataforma tecnológica única que sería fácil de implementar, fácil de usar y cumpliría con los rigurosos requisitos de la universidad sobre nombramientos académicos y retención.
La NTU se convirtió en la primera institución de enseñanza superior de Asia en implementar Workday e integrar aspectos como: planes de la fuerza laboral, contratación de docentes, nombramientos iniciales y renovaciones de nombramientos, gestión del talento, gestión del desempeño, aprendizaje y premios. Hoy en día, la universidad cuenta con 65 aplicaciones de RRHH optimizadas en un sistema integrado en el que los empleados pueden acceder a datos de RRHH en directo y actuar en cualquier lugar, momento y dispositivo.
Workday nos ha ayudado a situar a las personas en el punto de mira de nuestras acciones y a continuar empoderándolas.
Chief Human Resource Officer
Experiencia del empleado mejorada
A pesar de que, al principio, a algunos docentes y empleados de la NTU no les convencía la migración del sistema interno legacy, no tardaron en darse cuenta de que la nueva experiencia del empleado de Workday apoya a todo el mundo en sus recorridos individuales y usa machine learning para ofrecer insights, recomendaciones y ayuda relevante durante el proceso. Workday provocó un cambio radical en la forma en que los docentes y el personal trabaja, se comunica e interactúa al favorecer la colaboración entre departamentos.
La pandemia dejó aún más claro que Workday era la opción correcta. La NTU pudo seguir pagando sin esfuerzo a sus docentes y al resto del personal durante los dos meses de confinamiento en 2020. Además, Workday respaldó a la NTU en las colaboraciones virtuales, como la calibración y la evaluación del desempeño profesional y el traslado de miles de cursos online.
Workday es mucho más que una inversión tecnológica, es una nueva interfaz del empleado para nuestras necesidades de RRHH.
Chief Human Resource Officer
Repositorio de datos central
Workday ofrece a todo el personal acceso a los mismos datos en un único lugar. La capacidad de compartir expedientes académicos de los empleados desde un repositorio central ha cambiado la forma en que los docentes y el personal de la NTU trabajan, se comunican y colaboran.
Al mismo tiempo, los tableros de mando de Workday, con insights y datos, empoderan y aceleran el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, Workday Adaptative Planning integra los datos financieros y de RRHH de la NTU, lo que permite al departamento de RRHH trabajar con el de finanzas para optimizar el coste de mano de obra y tener visión de futuro en la planificación de headcount para apoyar los objetivos de la universidad.
Workday me ha cambiado la forma de trabajar y me ha dado acceso a la información de los empleados al instante.
Chief Information Officer
Aumento de la eficacia y la productividad
La NTU está recogiendo los beneficios de lo sembrado: un repositorio central de documentos de RRHH, procesos optimizados y menos papeleos. La interfaz fácil de usar de Workday favorece el autoservicio, lo que libera a RRHH de las tareas administrativas y mejora la experiencia del empleado. Ahora, el personal tiene acceso a sus expedientes académicos personales y puede actualizar la información en segundos, sin tener que completar ningún formulario, o solicitar una ausencia solo con hablar con Workday Assistant.
La eficacia de RRHH también se ha disparado. La administración de nóminas de los 600 profesores a tiempo parcial de la NTU solía ser un proceso manual que llevaba dos o tres semanas y que dependía del envío de hojas de horas de las diferentes escuelas. Con una entrada de datos manual, era complicado verificar y supervisar la exactitud, y cualquier retraso en el papeleo significaba salirse del ciclo de pago. Con Workday, los profesores a tiempo parcial pueden enviar sus hojas de horas online en cualquier momento, llevar un seguimiento del envío y cobrar siempre a tiempo.