Las facultades y las universidades dan un gran valor a la individualidad. Cada institución es diferente, y todas tienen escuelas y unidades con distinciones propias. Sin embargo, también buscan la eficiencia, sobre todo en esta época de disminución de los recursos. La cuestión es: ¿cómo pueden conciliarse los requisitos descentralizados de una universidad con su necesidad de operar con mayor eficiencia?
Para la Cornell University, las soluciones Workday Human Capital Management y Workday Payroll son la respuesta.
"Somos una de las mayores universidades privadas de investigación del país, con siete facultades de grado en el campus de Ithaca y tres facultades profesionales", señaló Mary Opperman, vicepresidenta de Human Resources and Safety Services.
"No funcionamos como una empresa. Las innovaciones que hacemos proceden del profesorado y de las colaboraciones que hay entre las disciplinas. Necesitamos sistemas administrativos que puedan adaptarse a esto rápidamente y que no sean un obstáculo para el profesorado", señaló. Había que optimizar las funcionalidades administrativas para poder liberar recursos que pudieran destinarse a los objetivos principales de la universidad.
"Sabemos que estamos descentralizados y que tenemos métodos diferentes por razones importantes", continuó. "Necesitamos cierta flexibilidad que se adapte a nuestra empresa académica, y Workday nos la proporciona".
Sabemos que estamos descentralizados y que tenemos métodos diferentes por razones importantes. Necesitamos cierta flexibilidad que se adapte a nuestra empresa académica, y Workday nos la proporciona.
Vicepresidenta de Human Resources and Safety Services
Vistas de futuro con Workday
La decisión de incorporar Workday formaba parte de un esfuerzo mayor, denominado Reimagining Cornell, concebido con el fin de reconsiderar la universidad y sus funcionalidades administrativas bajo una nueva perspectiva. La iniciativa estaba compuesta de dos partes: en primer lugar, asegurarse de que la universidad estaba haciendo todo lo posible para optimizar las operaciones administrativas; y en segundo lugar, alinear al personal y los recursos hacia los objetivos a largo plazo de la universidad en el ámbito académico, escolar, de investigación y de servicio. Durante la revisión administrativa, un equipo de previsiones de futuro dirigido por el decano de ciencias de la información sugirió considerar el uso de la tecnología cloud en los sistemas administrativos.
"Workday destacó mucho para nosotros porque se ajustaba a la forma en la que llevamos nuestra empresa", dijo Opperman. Como los empleados y mánagers de Cornell pueden realizar sus propias transacciones rutinarias, el equipo de RRHH reducirá sus costes de transacción y podrá centrar más recursos en el trabajo estratégico de RRHH. Además, como la interfaz de usuario de Workday es tan excepcionalmente intuitiva, los empleados pueden usarla con mucha facilidad. "Los mánagers de nuestros departamentos académicos han estado observando la aplicación de escritorio y consideran que es muy intuitiva", señaló.
Nuevas eficiencias gracias a Workday Payroll
Para Cornell, el hecho de que el sistema de nóminas esté combinado con el sistema de RRHH fue un beneficio clave. "En la educación superior hay muchas secciones que trabajan a un ritmo muy rápido", señaló Opperman. "El grado de dinamismo de la fuerza laboral no siempre es perceptible. En el área de investigación, por ejemplo, cuando recibimos un premio de investigación importante, tenemos que hacer muchas contrataciones rápidamente. Por ello, es fundamental que los sistemas estén conectados para que podamos poner en marcha la gestión de ese premio lo antes posible", continuó.
"Desde el principio acordamos que la decisión de hacer cualquier cambio en el sistema de nóminas de RRHH se haría en común", señaló Opperman. "Es una gran decisión y, si lo íbamos a hacer, lo haríamos juntos". La universidad solicitó a los mánagers de departamento, a los líderes empresariales de las facultades, al personal de TI, a los especialistas en nóminas y al personal clave de RRHH que revisaran el sistema. Conseguirá "Estamos todos muy entusiasmados", comentó Opperman.
Lo mismo, pero de una forma diferente
Con Workday, Cornell podrá automatizar los procesos de aprobación, pero sin que dejen de ser específicos para las facultades y unidades individuales. "Esa funcionalidad es un gran punto a favor para nosotros", señaló Opperman. "Ahora mismo estamos trabajando mucho en los procesos de gestión para que, en los aspectos en los que podamos y vayamos a trabajar de la misma forma, estemos realmente comprometidos a hacerlo, porque eso es lo más eficiente. Pero que cuando las facultades y universidades consideren mejor tener procesos o procedimientos de aprobación diferentes, el sistema nos permita hacerlo también", comentó.
"Workday nos permite hacer muchas cosas respecto a RRHH que no habíamos podido hacer hasta ahora", continuó Opperman. "Una de las principales ventajas es que podemos avanzar más rápido. No nos atascamos con actualizaciones difíciles que requieran mucho tiempo". Con Workday, la universidad puede decidir qué funcionalidades se activan con cada actualización.
"También es un sistema muy eficiente en cuanto a nuestra capacidad de adquisición y de funcionamiento", afirmó. Unos menores costes de mantenimiento y una menor complejidad fueron factores decisivos para ellos.