La California College of the Arts (CCA) anima a los estudiantes a definir la cultura y la sociedad a través de la práctica y el estudio crítico del arte, la arquitectura y la escritura. Sin embargo, cuando la facultad examinó los sistemas administrativos de los que dependía a diario, descubrió que los estándares del diseño eran bastante bajos. "La calidad estética de las hojas de horas en papel impresas a partir de hojas de cálculo de Microsoft Excel no reflejaba nuestros valores como Facultad de Bellas Artes", afirma Annemarie Haar, Director of Libraries.
La facultad quería proporcionar a los miembros una mejor experiencia de usuario del sistema de RRHH. "Dependemos mucho de docentes adjuntos que tienen sus propios estudios de arquitectura o empresas de diseño", reconoce Mara Hancock, CIO y Vicepresidenta de Technology en la CCA. "Están acostumbrados a unos estándares de diseño altos. Por lo que queríamos crear una experiencia de usuario fluida y moderna para ellos".
La CCA trabajaba con una mezcla de sistemas dispares de nóminas y RRHH con unas hojas de cálculo propensas a los errores y unos procesos manuales y en papel que consumían mucho tiempo. El acceso a datos precisos de los empleados era difícil y los insights del talento en la empresa eran limitados.
Datos ocultos del personal, los docentes y los estudiantes
"Teníamos problemas para sacar la información de los sistemas", explica Laura Hazlett, Chief Financial Officer. "Por ejemplo, los usuarios finales no tenían visibilidad de la información del personal. Si un mánager quería ver el salario de un empleado, no podía hacerlo sin tener que pasar por el equipo de RRHH o de nóminas. Y a veces la información era incluso diferente si se contactaba con el equipo de nóminas o el de RRHH, debido a que los datos no se encontraban en un solo sistema".
Según Amy Flaherty, Director of Payroll and Benefits Administration, la falta de visibilidad suponía un problema mayor durante el periodo presupuestario. "Recibíamos innumerables llamadas de los mánagers que necesitaban saber los salarios de sus empleados actuales. No tenían acceso a ese nivel de información".
Incluso extraer un simple informe en los sistemas anteriores, como una lista de los directivos, era complejo. "Había que hacer un montón de búsquedas manuales y a menudo se obtenían informes incompletos o inexactos", dice Hazlett. "Los mánagers no contaban con los datos para tomar las decisiones adecuadas".
La facultad quería conectar HCM y el sistema de nóminas para lograr una mayor eficiencia. La mejora de los procesos y la obtención de insights permitirían a la CCA eliminar los pasos innecesarios que menoscababan la productividad en procesos de gestión claves.
La facultad eligió Workday. "Creo firmemente en el poder de la tecnología", afirma Hazlett. "Sentía que teníamos una mala asistencia con los sistemas anteriores y Workday parecía estar a la vanguardia".
Mejora de la productividad y el soporte
Tras una implementación exitosa, la CCA pronto observó beneficios reales. "Una tarea que antes me llevaba una hora completar, ahora puedo hacerla probablemente en 15 minutos", comenta Haar. "Cuando se gestiona un equipo, se ahorra un montón de tiempo al poder eliminar los procesos manuales de introducción de cifras e impresión de hojas de cálculo para el registro".
El feedback de los usuarios ha sido positivo. "Recuerdo cuando se puso en marcha; necesitábamos dar un bonus a alguien que había trabajado en las vacaciones de invierno", recuerda Hazlett. "La mánager pidió al técnico de TI que le enseñara a presentar la solicitud a través de Workday. Se hizo en menos de un minuto y la mánager exclamó: '¡Vaya! Qué diferencia'".
Hazlett está muy satisfecha con el soporte que la CCA ha recibido de Workday desde su implementación. "En muchas ocasiones, le dan a uno gato por liebre y todo marcha bien hasta que se pone en práctica. Después, el grado del servicio de atención al cliente comienza a deteriorarse, si no desaparece del todo. Pero el equipo de Workday es distinto. Parece preocuparse de verdad por que estemos satisfechos con el sistema".
RRHH como un partner empresarial estratégico
El enfoque unificado de Workday para gestionar las diversas funciones de RRHH está demostrando ser una verdadera ventaja. "Tener un lugar en el que tanto el personal como los estudiantes que trabajan en la facultad puedan gestionar sus hojas de horas nos ha ahorrado una cantidad de tiempo considerable y ha mejorado nuestros workflows", afirma Flaherty. "Eso nos deja más tiempo para ofrecer un mejor servicio de atención al cliente".
"Sin embargo, el aspecto más importante es la capacidad de desarrollar informes que podemos compartir con los mánagers en todo el campus. Ahora, con estos informes, los mánagers pueden comprobar si están cumpliendo los objetivos y entender lo que sus empleados están, o no, haciendo".
Dar a los mánagers la información que necesitan ha eliminado muchos pasos extra y ha permitido a RRHH adquirir un rol más estratégico.
"Proporciona una estructura para que el equipo de RRHH sea capaz de elaborar un marco en torno a nuestros grados de compensación, perfiles de puestos y todos los protocolos importantes de RRHH que no hacíamos antes", señala Hancock. "Está abriendo nuevas vías y mejorando el trabajo".
Experiencia de usuario elegante
A la CCA le complace que Workday ofrezca la estética visual y la facilidad de uso de la tecnología de consumo popular. "El diseño es una gran mejora respecto a lo que teníamos", dice Haar. "Es claro, simple, colorido y muy intuitivo".
"Es sorprendente lo fácil que resulta de utilizar", afirma Hancock. "Nuestros docentes, el personal y los futuros estudiantes tienen grandes expectativas. Quieren ver algo mucho más moderno y flexible y eso es lo que Workday nos otorga".
Actualizaciones fluidas
Pasar a una nueva versión de software empresarial ya no es una iniciativa abrumadora que supone tiempo de inactividad, costes elevados y personalizaciones difíciles.
"El hecho de que Workday cuente con dos actualizaciones al año marca mucho la diferencia", declara Hancock. "Nuestros sistemas legacy actuales tienen código que data de los años 80. Teníamos que personalizar el sistema para satisfacer nuestras necesidades y el coste de mantener esto era muy elevado. Con una actualización de Workday, tan solo tenemos que pulsar un interruptor y activarla. Para el personal que ha tenido que lidiar con las actualizaciones del sistema legacy durante años, esto es un cambio muy grande".
Próximos pasos
En el futuro, la CCA espera tener aún mayores beneficios a medida que aumente el número de usuarios que aprovechan las capacidades móviles de Workday.
"Creo que nuestros estudiantes reaccionarán de forma positiva a poder hacer las hojas de horas en sus dispositivos móviles, ya que los usan todo el rato", declara Flaherty.
También hay planificaciones para optimizar los desfasados procesos de adquisición de talento de la facultad. "Una vez hayamos implementado Workday Recruiting, transformará la manera en que utilizamos los recursos del personal", explica Hancock. "El personal podrá centrarse más en apoyar los beneficios y las relaciones con la empresa de una forma que antes no podía".
"Migrar a Workday era una decisión fundamental para la facultad. Me alegro de que hayamos contado con el apoyo de las partes interesadas para cambiar los sistemas y estoy segura de que Workday desempeñará un buen servicio", señala Hazlett.