Texas A&M University System(Texas A&M)은 텍사스 주의 6개 고등 교육 기관 중 하나로, 20개의 독립적인 조직에 48,000명의 직원과 152,000명의 학생이 속해 있습니다. 텍사스주의 칼리지 스테이션에 본사를 둔 이 공공 연구 시스템은 11개 대학, 7개의 주정부 기관, 시스템 사무소, 로스쿨로 구성되어 있으며 각각 자체 최고재무책임자(CFO), 최고인적자원책임자(CHRO), 급여 및 HR 부서를 두고 있습니다.
Texas A&M System은 주 정부로부터 기술을 업데이트의 요구가 있었습니다. Texas A&M System의 최고정보책임자(CIO)인 Mark Stone은 이렇게 설명합니다. "의회는 텍사스 주의 모든 공공 부문 기관에 가장 먼저 온프레미스에서 클라우드 기반 솔루션으로, 자체 개발 솔루션에서 제3자가 관리하는 솔루션으로 전환하라고 요구했습니다. 지난 4년간의 모든 최신 규정에 따라 우리는 클라우드를 먼저 살펴봐야 했습니다.”
Texas A&M System은 기술 및 리소스 측면에서 기존 급여 및 HR 시스템을 장기간 유지할 여유가 없었습니다. 레거시 시스템의 중요한 구성 요소는 메인프레임 기반이고 최대 35년이 넘은 코드를 기반으로 빌드되었습니다. 이는 조직을 위험에 빠뜨렸을 뿐만 아니라 레거시 어플리케이션을 코딩할 기술이나 의지를 가진 사람을 찾기가 점점 더 어려워졌습니다.
단편화된 시스템에서 하나의 경험으로
Texas A&M System은 민첩한 급여 시스템이 필요했습니다. 직원이 이전에 지원되지 않았던 주 또는 지방의 세무 관할 지역으로 이사할 때마다 기존 급여 계산 엔진(35,000라인의 COBOL 프로그램)을 열고 수정해야 했습니다. “이는 우리를 커다란 위험에 노출시켰습니다.”라고 Stone은 말합니다. “Workday를 사용하면 과세 규정이 자동으로 업데이트되며, Texas A&M System에서는 아무것도 할 필요가 없습니다.” 마찬가지로, 기존 급여 시스템에 새로운 공제 유형을 추가하려면 상당한 재코딩 작업이 필요했습니다. “Workday를 사용하면 구성과 설정만 하면 됩니다.”
Texas A&M System은 고도로 맞춤화되고 노후화된 시스템으로 인한 문제를 처리하고 있었을 뿐만 아니라 시스템의 작동을 유지할 리소스가 부족했습니다. Texas A&M System의 엔터프라이즈 IT 아키텍트인 Mark Schulz는 "이 레거시 급여 시스템을 지원하는 데 필요한 스킬 세트가 시장에서 사라지고 있으며 많은 직원이 퇴직을 앞두고 있습니다. 우리는 머지않아 리소스를 확보할 수 없게 되거나, 리소스 확보 비용이 기하급수적으로 증가할 것으로 생각했습니다.”
Workday를 선택한 이유
Texas A&M System은 자신이 필요로 하는 표준화, 유연성, 사용 편의성을 Workday가 제공한다는 사실을 바로 깨달았습니다. Schulz는 이렇게 설명합니다. "공동 HR 시스템으로 전환해야 한다는 압력이 있었고, 급여 시스템을 함께 도입하지 않는다면 공동 HR 시스템으로 이동하는 의미가 없었습니다." Workday는 HR 및 급여를 위한 단일 시스템을 통해 Texas A&M System이 수동 입력을 줄이고 더 나은 의사결정을 위해 비즈니스에 대한 전체적인 관점을 확보하는 데 도움을 주었습니다. 그리고 Workday는 진정한 클라우드 시스템이기 때문에 Texas A&M System은 주 정부의 요구사항을 충족하는 동시에 IT 리소스를 서버 유지관리 및 수동 업데이트 수행에서 벗어나게 할 수 있었습니다.
하지만 Texas A&M System이 Workday를 선택한 이유가 단지 고도의 기술적 발전만은 아닙니다. 이 조직은 Workday가 고등 교육과 관련된 문제를 이해하기 위해 노력하고 있으며, 전 세계 교육자를 위한 프로세스를 개선하기 위해 주요 기관과 파트너 관계를 맺고 있음을 확인했습니다. “한 달에 한 번 만나는 고급 사용자 그룹이 있어서, 비슷한 상황을 겪고 있는 다른 구성원들과 소통할 수 있습니다. 이전 시스템에는 이러한 기능이 전혀 없었기 때문에 우리에게는 네트워크가 중요했고 우리가 최상의 프로세스를 구현하는 데 도움이 되었습니다.”라고 Texas A&M System의 HCM 프로젝트 매니저인 Brad Blair가 설명합니다.
더 단순하고 빠른 모바일 시스템
Texas A&M System은 Workday 배포를 일정과 예산에 맞게 완료했으며, 단일 테넌트에서 동시에 20개 시스템의 모든 구성원과 함께 고라이브했습니다. 이제 모든 구성원이 동일한 방식으로 작업하고 프로세스를 간소화하는 동시에 자율적으로 운영할 수 있습니다. 그 결과, HR 데이터에 대한 가시성이 향상되고, 운영 효율성이 개선되며, 언제 어디서나 주요 정보에 액세스할 수 있게 되었습니다.
단일 테넌트에 50,000명의 직원과 20개의 시스템은 운영 방식의 획기적인 변화입니다.”라고 Schulz는 말합니다.
게다가 Workday 급여를 사용하여 Texas A&M System은 급여 프로세스를 극적으로 가속화할 수 있었습니다. Blair는 이렇게 설명합니다. “급여를 실행한 후 처음 몇 주에는 10~12시간이 걸렸습니다. 이제는 격주 및 월별 급여 일정을 사용하며 3시간이면 충분합니다.”
모바일 기능도 조직의 판도를 바꾸었습니다. “모바일은 긍정적인 피드백을 많이 받은 부분인데, Workday 이전에는 없었던 기능이었습니다.”라고 Schulz는 말합니다. Texas A&M System은 항상 매니저가 시간을 적절하게 승인하는 데 어려움을 겪었지만, 이제 매니저가 모바일 디바이스에서 시간을 승인할 수 있게 되어 이 문제가 완전히 개선되었습니다. 또한 직관적인 모바일 인터페이스는 주소 업데이트처럼 간단한 작업을 수행하기 위해 Workday를 주로 사용하는 직원들에게 큰 호응을 얻었습니다. Stone은 “물고기가 물을 만났다고 할까요. 쉽고 사용자 직관적이기 때문에 모바일 앱을 좋아합니다.”라고 말합니다.
마지막으로, Texas A&M System의 IT 팀은 시스템 업그레이드에 얽매이지 않고 보다 영향력이 큰 프로젝트에 시간을 할애할 수 있습니다. 더 이상 하드웨어 구매 또는 소프트웨어 업그레이드 여부에 대해 결정을 내릴 필요가 없습니다. 이는 내부 리소스에 대한 의존도를 줄이기 위한 조치였으며 중요한 전략적 목표였습니다. 이를 통해 Texas A&M System은 귀중한 데이터를 보호하기 위해 사이버 보안 이니셔티브와 같이 정말로 중요한 프로젝트에 더 많은 예산과 리소스를 사용할 수 있게 되었습니다.
이는 커다란 진전이자 조직의 큰 성공이었지만 시작일 뿐입니다. Schulz는 이렇게 말합니다. “우리는 급여를 혁신하고 HR을 혁신했습니다. 이제 재무를 혁신할 계획을 세우고 있습니다.”
