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생산성과 서비스 제공 역량을 강화하는 피어스 카운티

"Workday 덕분에 표준화를 구현할 수 있었을 뿐만 아니라, 이를 우리의 개별 요구사항을 충족하는 방식으로 구성할 수 있었습니다." - 예산 및 재무 담당 책임자

연간 예산 10만 달러 이상 절약

데이터 정확도 향상

기존의 종이 문서 기반 시스템 자동화

관리 업무 시간을 줄여 공공 서비스에 더 집중

레이니어산과 퓨젯사운드의 고향인 피어스 카운티는 캐스케이드 산맥에서 태평양에 이르는 약 2,900㎢의 공간을 아우르며 워싱턴주의 상징적인 위치에 자리잡고 있습니다. 아름다운 자연과 활발한 경제는 카운티 직원들의 열정을 불러 일으킬 만합니다.

몇몇 포춘 100대 기업들, 주요 항만인 노스웨스트항, 그리고 서부 해안 최대 군사 기지가 위치한 피어스 카운티의 정부는 카운티 거버넌스, 공공 안전 및 사법에서 경제 개발 및 공원 운영 등에 이르는 수백 가지의 필수 서비스를 제공합니다. 카운티 직원들은 지역 사회를 지원하고 튼튼한 경제를 활성화하며 지역의 아름다운 자연을 보존하는 데 열정을 쏟고 있습니다.

피어스 카운티의 목표는 고객 중심의 정부 기술 서비스를 제공하여 카운티의 거주 적합성을 높이는 것입니다. 이에 기술 우수성, 효율성 및 경제성이라는 사명을 지니고 있습니다.

이런 이유로 피어스 카운티는 급여, 복리후생 및 시간 관리 서비스의 제공 방식을 간소화하기 위해 Workday를 선택했습니다.

우리는 예약 업데이트에서 깊은 인상을 받았을 뿐만 아니라, 동일한 최신 버전을 사용하는 다른 Workday 고객의 경험도 십분 활용할 수 있었습니다.

예산 및 재무 담당 Director

장기적인 시각

3,000명 이상의 직원들이 일하는 피어스 카운티는 여느 대기업과 다를 바 없는 많은 요구사항과 과제를 안고 있습니다. 또한 카운티의 27개 부서는 비즈니스 요인과 HR 요구사항이 서로 매우 다릅니다.

카운티는 이전까지 전자 스프레드시트 및 시간 관리용 수동 문서 기록 방식과 결합된 레거시 메인프레임에서 HR 시스템을 실행했습니다. 이 구형 시스템에서는 수작업이 많은 편이었고 종종 데이터 입력과 추적이 중복되기도 했습니다. 조직 전반에서 매니저와 책임자는 실시간 정보를 얻는 데 어려움을 겪었습니다.

피어스 카운티는 비즈니스 케이스를 분석한 결과, 메인프레임 기반 시스템을 교체하는 것이 가장 합리적인 방안이라고 판단했습니다. 프로젝트 팀은 요구사항을 문서화하고 제안요청서(RFP)를 작성했으며 후보 벤더들을 평가했습니다. 팀은 교체 시스템을 평가하면서, 비용을 절감하고 생산성을 높이며 서비스 제공을 개선하고 전력 및 종이 소비를 줄일 수 있는 시스템을 원했습니다. 즉, 피어스 카운티에는 오래 쓸 수 있는 시스템이 필요했던 것입니다.

IT 소프트웨어 개발 매니저인 Larry Gezelius는 다음과 같이 설명합니다. "우리는 구형 시스템을 갖고 있었습니다. 물론, 오랫동안 시스템을 유지했었죠. 기존 메인프레임 시스템을 대체할 솔루션도 앞으로 15~20년 동안은 사용할 수 있어야 합니다."

팀은 Workday의 SaaS(Software-as-a-Service) 시스템에 바로 그러한 솔루션이 있고, 이 솔루션은 오랫동안 서비스를 제공할 수 있을 것이라고 확신했습니다. Workday는 모든 HR, 급여, 복리후생 및 시간 데이터 입력을 위한 단일 통합 시스템을 제공합니다. 피어스 카운티는 이러한 접근 방식을 통해 비즈니스 사례를 간소화하고 통합을 줄이며 직원과 매니저에게 셀프서비스 도구를 제공할 수 있습니다. 클라우드 기반 서비스인 Workday의 총 소유 비용(TCO)은 레거시 시스템보다 훨씬 낮았습니다. Gezelius는 "Workday는 오래 지속될 기술 트렌드의 시작점에 서 있습니다.”라고 말합니다. "다른 많은 시스템은 이미 그 기술의 한 시대가 끝나가고 있으므로, 우리는 다시 새로운 기술로 눈을 돌려야 할 것입니다."

비용 절감, 생산성 증대

피어스 카운티의 기존 프로세스는 데이터 입력과 추적 시스템이 자주 중복되는 종이 문서 기반 작업으로 가득 차 있었습니다. Workday HCM(Human Capital Management), Workday 급여 및 Workday 시간 관리의 통합으로 매니저와 직원은 일상적인 프로세스에 대한 제어 능력과 가시성을 강화할 수 있습니다. 또한, 피어스 카운티는 종이로 된 시간 기록표를 직원 셀프서비스로 교체하여 시간과 종이 문서를 절약할 수 있습니다.

피어스 카운티는 Workday 덕분에 연간 최소 10만 달러를 절약할 수 있을 것으로 예상합니다.

Workday는 생산성을 크게 향상시킬 뿐만 아니라 업그레이드, 백업, 복구 지원 비용 등 일반적으로 온-프레미스 소프트웨어와 관련된 많은 비용을 제거합니다.

"Workday를 사용함으로써 시스템을 실행하기 위해 따로 인프라를 구축할 필요가 없었습니다." Gezelius는 이렇게 설명합니다. "교육 및 테스트를 실시하거나 시스템을 실제로 활용하기 전에 해당 환경을 구축했다면, 이 작업에만 약 3개월이 걸렸을 것입니다."

카운티는 Workday를 선택함으로써 값비싸고 많은 시간이 드는 레거시 시스템 업그레이드를 피할 수 있었습니다. 예산 및 재무 담당 Director인 Gary Robinson은 다음과 같이 말합니다. “우리는 예약 업데이트에서 깊은 인상을 받았을 뿐만 아니라, 동일한 최신 버전을 사용하는 다른 Workday 고객의 경험도 십분 활용할 수 있었습니다.”

통합 솔루션의 이점

피어스 카운티는 통합된 Workday 솔루션을 통해 급여 및 복리후생에 대한 유연성과 제어 능력을 확보할 수 있습니다. 이는 이전 급여 시스템에서는 제공하지 못했던 기능입니다.

"우리는 Workday 급여의 현대적인 아키텍처, 세련된 사용자 인터페이스, 그리고 간편한 직원 셀프서비스 기능 등에 끊임없이 깊은 인상을 받았습니다."라고 Robinson은 말합니다. "예를 들어, Workday를 통해 직원이 셀프서비스 혜택에 등록할 수 있도록 돕고 이러한 공제액이 급여에 자동으로 반영되도록 할 수 있습니다."

급여 및 복리후생을 처리하는 HR 및 재무 직원에게 이 시스템을 공개했을 때, 이들은 Workday를 통해 많은 관리 태스크를 자동화할 수 있고 데이터 분석과 같은 더 중요한 태스크에 집중할 수 있다는 점에 깊은 인상을 받았습니다.

Workday 급여 데모가 진행되는 동안 회의실에는 약 50명의 사용자가 있었습니다. 그리고 인터페이스를 본 순간 모두가 새로운 변화에 크게 만족해 했습니다.

피어스 카운티는 Workday의 분석 기능을 활용하기를 기대하고 있습니다. 레거시 솔루션의 보고 기능은 직관적이거나 통합되지 않았기 때문에 Workday의 실행 가능한 분석의 이점은 선택 프로세스 초기부터 분명하게 드러났습니다. 사용자는 문제의 핵심을 빠르고 쉽게 파악할 수 있는 드릴다운 리포트를 원하기 때문입니다.

안전한 보안 및 규정 준수

피어스 카운티 팀은 최신 어플리케이션을 탐색하면서 Workday의 보안 및 규정 준수 기능을 면밀하게 조사했습니다. 지방 정부는 엄격한 보안 요건을 준수해야 하며 공공 기록을 관리하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. Workday에 모든 정답이 있었습니다.

Gezelius는 "클라우드 벤더와 관련된 모든 일상적 문제를 고려하고 있었죠."라고 말합니다. “솔루션은 안전할까요? 가용성은 높은 수준인가요? 성능은 충분할까요? 이런 모든 질문에 Workday는 훌륭한 답이 되어 주었어요.”

공공 서비스 개선

Robinson은 Workday야말로 카운티에서 요구하는 표준화와 구성 가능성의 이상적인 결합을 보장한다고 믿습니다. "요구사항을 충족하기를 원했을 뿐만 아니라 커스터마이즈도 필요가 없기를 바랐습니다."라고 그는 말합니다. "우리는 Workday를 통해 완전히 새로운 표준 비즈니스 프로세스를 도입하고 있는 겁니다."

"우리는 더 나은 표준화를 향해 나아가고 있습니다. 하지만, 카운티 정부에서 수행하는 다양한 기능을 감안할 때 비정부 조직과는 다른 프랙티스를 갖고 있다고 말할 수 있어요." Robinson은 이렇게 주장합니다. "Workday 덕분에 표준화를 구현할 수 있었을 뿐만 아니라, 이를 우리의 개별 요구사항을 충족하는 방식으로 구성할 수 있었습니다."

Robinson의 결론에 따르면, 카운티 직원들은 관리 태스크보다는 핵심 서비스에 더 집중할 수 있기 때문에 주민들이 즉시 수혜를 입을 수 있습니다.

그는 Workday 덕분에 피어스 카운티가 주민들에게 훨씬 더 신속하게 대응할 것으로 예상합니다. 이제 카운티 직원들은 충분한 여유를 갖고 대민 서비스를 제공할 수 있기 때문입니다.


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