세계 최고의 대학 중 하나인 브라운대학교는 누구나 인정하는 교육 및 연구 분야의 리더입니다. 또한 변경 관리 분야의 리더이며, 효율성을 높이고 비용을 절감하는 새로운 방법을 고안할 뿐만 아니라 11,000명의 대학 근무자에게 새로운 근무 방식을 제공합니다. 인적 자본 및 재무 관리에 대한 이 놀라운 새로운 접근 방식을 고안한 대학의 전략적 파트너는 누구일까요? 바로 Workday입니다.
야심찬 목표를 달성하기 위해 브라운대학교는 Workday 전체 어플리케이션 제품군을 사용하고 있습니다. 이 대학은 이미 복리후생, 휴가/휴직 관리 및 직원/매니저 셀프서비스를 포함한 HCM(Human Capital Management)을 배포했습니다. 급여 및 시간 관리도 고라이브합니다. 그 다음은 Workday 재무 관리, 경비 및 조달입니다.
브라운대학교의 인적 자원 부문 VP인 Karen Davis는 세계적 수준 직원들을 자랑스러워하지만 그들의 불만도 잘 알고 있습니다. Workday 이전에 브라운대학교는 1991년에 설치된 레거시 메인프레임 시스템을 사용하고 있었습니다. 당시에는 적절한 시스템이었지만 오랜 시간이 지나 유용성이 다 된 상태였습니다.
“우리는 재능 있는 사람을 채용합니다.” Davis는 말합니다. “이러한 인재에게 이 위대한 대학에서 근무하는 데 필요한 도구를 제공하는 것이 중요합니다. 신뢰할 수 있는 데이터가 없고 최신 시스템이 제공하는 기능에 쉽게 액세스할 수 없는 상태에서 일하기란 고역입니다.”
한계를 넘은 레거시 시스템
브라운대학교의 HCM 및 재무 시스템 교체 프로젝트의 Director인 Roberta Gordon도 동의합니다.
“약 10년이 지난 후부터 시스템이 한계에 도달했습니다.” 그녀는 말합니다. “그 시스템으로 할 수 없는 일들을 해야만 했습니다.” 예를 들어, 시스템은 새로운 규정 준수 요구사항을 수용할 수 없었습니다. “우리는 하나도 빠짐없이 모든 필드를 사용했습니다. 그래서 EEO 보고 카테고리가
인종 및 성별에서 인종, 민족 및 성별로 변경되었을 때 추가된 데이터 요소를 저장할 방법이 없었습니다.”
레거시 시스템은 소수의 사람들만 접근할 수 있었으며 직원이나 매니저의 셀프서비스도 불가능했습니다. “아마도 50명 미만의 사람들이 시스템에 접근할 수 있었고, 이들이 시스템에 데이터를 입력한 사람들이었습니다.” Gordon은 말합니다. “요즘 사람들은 온라인 뱅킹, 온라인 구매 등, 모든 일을 온라인에서 스스로 처리하는 데 익숙합니다. 하지만 우리 HR 시스템은 온라인 기능이 없었습니다.”
가장 중요한 것은, 대학이 실행 가능한 분석 및 보고를 위해 단일 소스에서 일관된 데이터에 액세스할 수 있는 통합 접근 방식을 원했습니다. Gordon은 말합니다. “우리는 원활한 보고를 수행할 수 있는 통합 관리 시스템을 원했습니다.” 레거시 시스템에서는 다른 소스에서 데이터를 가져와서 데이터 웨어하우스에 저장한 다음 다른 보고 도구를 사용해야 했습니다. “쉽지 않았습니다.” 그녀는 말합니다.
데이터 센터의 부담 제거
2011년 초에 브라운대학교는 Workday 어플리케이션 통합 제품군을 도입하기로 결정했습니다. 브라운대학교는 이미 Google Apps for Education 사용자였기 때문에 클라우드 친화적인 기관이었습니다. 직원들은 Gordon이 말하는 ‘모든 사람이 동일한 코드에 기반’하는 효율성을 이해하고 있었습니다.
“그리고 우리는 온-프레미스 시스템을 사용하지 않는다는 사고 방식을 정말 좋아했습니다. 우리가 느끼기에 온-프레미스 시스템은 부담만 됩니다.” 그녀는 말합니다. “반대로, 클라우드 솔루션에는 유지관리하거나 업데이트할 데이터 센터나 IT 인프라가 없습니다.” 결과적으로, 직원들을 보다 전략적인 업무에 재배치할 수 있습니다.
Gordon이 지적하는 대로, “직원이 시스템 유지관리 업무를 수행하길 원합니까, 아니면 미션 크리티컬 업무에 집중하기를 원합니까? 그리고 우리가 발견한 사실은 IT 직원이 교육 기술 및 연구 컴퓨팅과 같은 업무에 집중할 수 있다는 것입니다. 우리는 이미 여기에서 변화를 목격하고 있습니다.” Gordon의 팀은 가격책정 모델도 좋아합니다. “우리가 사용하는 것과 필요한 것에 대해서만 지불합니다.”
가장 큰 장점은 레거시 시스템의 비용이 많이 들고 시간이 많이 걸리는 업그레이드와 비교하여, 정기적인 업데이트를 통한 Workday의 혁신이었습니다. 이전에는 HCM 시스템이 따라가지 못하기 때문에 브라운대학교에 ‘그림자 시스템’이 발생했습니다. Gordon은 말합니다. “레거시 시스템의 업그레이드는 거의 없었으며 간격이 매우 길었기 때문에 관련된 작업이 엄청나게 많았습니다. 그래서 더 이상 미룰 수 없을 때까지 업그레이드를 주저하게 됩니다.” 이와 달리 Workday는 자동으로 업데이트됩니다.
새로운 방식으로 흥미 유발
대학 커뮤니티가 새로운 시스템에 적응하려면 시간이 필요하다는 것을 잘 알고 있는 Gordon과 그녀의 팀은 일찍 시작했습니다. 배포 1년 전에 팀은 ‘클라우드 환경의 Workday 곧 제공’이라는 메시지를 발표하여 관심과 호기심을 불러일으켰습니다. 그 다음에는 후속 조치로 주요 이해 관계자와 ‘Workday와 만나기’ 세션, 미니 데모 및 미팅을 실시했습니다. 사람들은 시스템이 배포도 되기 전에 이미 사랑에 빠지기 시작했습니다.
“Amazon.com에서 책을 주문할 수 있거나 Zappos에서 신발을 주문할 수 있다면 Workday를 사용할 수 있다고 말했습니다.” 그녀는 말합니다. 데모에 대한 반응은 어땠을까요? Gordon이 말합니다. “이게 전부인가요? 쉽네요. 별 문제 없겠네요.”
더 좋은 점은 Gordon의 노력과 Workday의 탁월한 사용 편의성 덕분에 브라운대학교의 직원들이 새로운 접근 방식을 간절히 바라기 시작했다는 것입니다. “사람들은 교육 세션을 마치고 나가면서 말했습니다. “배포가 몹시 기다려집니다. 틀림없이 대단할 거예요.” 이런 반응을 보이며 사용자들은 쉽게 수용했습니다.”
원하는 디바이스에서 손쉽게 액세스
HCM을 배포하고 몇 달 안 되어서 Gordon과 그녀의 팀은 직원 및 매니저 셀프서비스의 주요 이점을 확인했습니다. 이제 그녀는 말합니다. “직원들은 디바이스로 들어가 자신의 복리후생, 휴가, 우편 주소, 비상 연락처를 확인할 수 있게 되었습니다. 정말 사용하기 쉽습니다.”
그녀는 회상합니다. “지원 서류에 채워야 하는 양식이 있었고 이 양식을 춥건 덥건 대학의 한 건물에서 다른 건물로 가지고 다녀야 했습니다. Workday는 서류 중심적이고 수동이며 노동 집약적인 프로세스를 간소화했습니다.”
매니저의 경우는 어떨까요? “Workday는 매니저들에게 이전에는 얻을 수 없었던 많은 인사이트를 제공합니다.” Gordon은 말합니다. 이전에는 소수의 인원만 HR 시스템에 접근할 수 있었지만, 이제는 매니저가 자신의 팀을 확인하고 정보에 근거하여 채용, 스태핑, 재배치, 승계 계획 및 커리어 개발에 대한 현명한 의사결정을 내릴 수 있습니다.
“모바일 디바이스에서 시스템에 액세스하는 기능은 우리에게 엄청난 ‘감동’이였습니다.” Gordon은 계속 설명합니다. “우리 대학에는 250개가 넘는 건물이 있습니다. 직원들이 돌아다니면서 승인을 받아야 했습니다. 이제는 자신이 가지고 다니는 디바이스에서 Workday로 이동하여 일을 처리할 수 있습니다. 매우 빠릅니다.”
직원들이 환영하는 또 다른 장점은 조치가 필요한 경우 시스템이 알림을 보낼 수 있는 Workday의 워크플로 기능입니다. “승인이 필요한 이메일을 받으면 거기에 Workday로 바로 이동할 수 있는 링크가 있습니다. 제 워크플로로 바로 들어오죠. ‘승인’을 클릭하고 로그아웃하는 데 3초면 충분합니다.” Gordon은 말합니다.
Workday의 재활법 508조(Section 508) 지원도 중요합니다. Workday는 대학 및 공공부문 기관은 장애인(이 경우 시각 장애인)이 접근할 수 있는 소프트웨어를 사용해야 한다는 규정을 준수할 수 있도록 지원합니다. “매우 좋은 평가를 받았습니다.” Gordon은 말합니다. “스크린 리더를 사용하는 사람들은 어플리케이션의 결과와 사용 편의성에 매우 만족했습니다.”
HR의 새로운 역할
Workday는 이전에 브라운대학교의 HR 직원들을 지배했던 시간 소모적인 서류 기반 프로세스를 제거했습니다. 예를 들어, Workday를 사용하면 이전에 수동으로 처리했던 호봉 인상과 같은 노조 계약의 요구사항을 쉽게 추적할 수 있습니다. “대학에는 다양한 교섭 단체와 수백 명에 이르는 노조 직원이 있습니다.” Gordon은 말합니다. “이제 모든 일을 Workday에서 처리합니다.” 또한 Workday는 공정노동표준법(FLSA)을 준수하도록 도와주었습니다. “우리는 그 법이 훌륭하다고 생각하며 모든 직원을 공평하게 대합니다.” Gordon은 말합니다. 시간을 절약해 주는 또 다른 특징은 휴가/휴직 관리와 시간 관리의 통합입니다. “휴가를 신청하면 자동으로 제 타임시트에 전달됩니다.” 그녀는 말합니다. “정말 좋은 기능입니다.”
이제 많은 작업이 자동화되었기 때문에 HR 직원은 완전히 다른 패러다임으로 근무하기 시작했습니다. 이전에 데이터 입력을 전담했던 8명의 직원은 이제 데이터 분석으로 재배치되었습니다. “수동 데이터 입력 작업이 없어지면서 직원들은 데이터 품질 감사와 같이 보다 수준 높은 업무를 수행합니다.” Gordon은 말합니다. “그들의 역할이 데이터 입력에서 데이터 평가로 변경되었습니다.”