100년이 넘게 AAA NCNU(AAA Northern California, Nevada & Utah)는 도로와 가정에서 회원들을 보호하고 있습니다. 오랜 역사를 가진 이 조직은 회원들에게 극도로 집중하는 미래지향적인 사고를 합니다. 회원과 보내는 시간을 선호하기 때문에 관리 간접비를 줄인다는 의미이고, 인적 자본 관리와 재무 관리를 결합하여 운영을 개선한다는 의미이며, 결국 Workday를 의미합니다.
“샌프란시스코의 클리프 하우스에서 초창기 자동차 애호가들이 모여 작은 브랜드를 만든 것이 시작입니다.”라고 AAA NCNU 사장 겸 CEO인 Paul Gaffney는 말합니다. “이제 우리는 420만 명이 넘는 회원에게 서비스를 제공합니다. 우리의 비전은 탁월한 회원 경험을 계속 제공하여 충성도 높은 평생 회원을 만드는 것입니다.”
이 비전을 실현하는 그의 전략은 명확합니다. “고객 경험을 제공하는 직원들이 대상 회원들에게 직접 연락해서 비즈니스에 미치는 영향을 파악하는 훌륭한 내부 문화를 조성해야 된다고 생각합니다.”
Workday는 통합 어플리케이션 제품군을 통해 영향을 파악할 수 있습니다. “Workday는 모든 직원에게 회사의 코어 재무 및 인력 개발 진행 상황을 알려주는 핵심 도구”라고 Gaffney는 말합니다.
Workday는 한 곳에서 인력을 관리하고 기업의 재무 상태를 확인할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 기능이 있는 유일한 도구죠.
COO
전략적 계획을 위한 선물
이 회사의 최고운영책임자(COO)인 Siobhán Mc Feeney는 성과에 대한 완벽한 가시성을 제공하는 Workday의 기능을 찬양합니다. 그녀의 팀은 이 기능을 통해 중요한 예측을 수행할 수 있습니다. 그녀는 Workday가 배포된 2011년에 이 회사에 입사했습니다.
Workday 이전의 시스템에 대해서는 “여러 회계사에 의해 데이터가 처리, 관리되었습니다.”라고 표현합니다. “월말이나 연말이 되어도 진척 상황을 알 수 없었습니다. Workday를 사용하면서 알게 되었습니다.” 이제 회사는 자신 있게 미래를 내다볼 수 있습니다.
“이전에는 주먹구구였기 때문에 성장 계획에 시간을 쓸 수 없었습니다.”라고 그녀는 말합니다. “이제 우리 부서와 재무 부서 양쪽에서 제공하는 실제 정보를 Workday에서 사용할 수 있습니다. 마치 이 5줄 표시를 완성해 나가는 것처럼요. 여기서 어떤 상태인지 볼 수 있습니다. 올해 전략적 계획의 선물이 될 것입니다. 큰 거래죠.”
AAA NCNU는 Workday를 지원을 받아 불과 14주 만에 고라이브하는 매우 공격적인 배포 일정을 수립했습니다. “우리는 7월 1일에 이전 시스템을 끝내고 고라이브했습니다. 그리고 한 사람도 빠짐없이 경비를 지급받을 수 있었죠. 세상은 빠르게 움직입니다. 인력도 빠르게 움직이죠.” Mc Feeney는 말합니다. 이제 그녀의 팀이 요청하면 Workday가 수행합니다.
비용 절감, 직원 관계 및 재무 시스템
Mc Feeney는 비용 절감만 보고 Workday를 선택하지 않았다고 강조합니다. “Workday 덕분에 비용을 많이 절감했죠. 하지만 절대적인 요인이 아닙니다. 자기 일을 제대로 하고 싶은 직원들과 팀을 관리하고 발전시키려는 매니저들이 원했기 때문이었습니다. 마지막으로 부담스럽지 않은 재무 시스템도 필요했습니다. Workday는 모든 기준을 충족했습니다. 앞으로도 우리와 함께 성장할 것입니다.”
여전히 비용 절감은 기업에게 있어 중요한 문제입니다. Mc Feeney는 회사가 급여, HCM(Human Capital Management) 및 재무 관리를 실행하는 비용이 50% 감소했다고 추산합니다. “비즈니스의 다른 부분에도 배포할 생각입니다.”라고 그녀는 말합니다.
회사의 최고정보책임자(CIO)인 Osh O’Crowley는 Workday의 비용 절감 효과를 자신이 관리한 다른 시스템과 비교하여 이야기합니다.
“CIO 입장에서 우리 회사가 기술에 비용을 지출하는 방식을 살펴보면 한 가지 다른 게 있습니다. 많은 CIO가 투자할 때 경험하는 상환 및 감가상각 문제를 고민하지 않아도 됩니다. 많은 기술이 5~7년 정도 사용하면 업그레이드를 해야 합니다. 그래야 계속 쓸 수 있으니까요.” 하지만 Workday는 다르다고 그는 말합니다. “기술을 실행하는 데이터 센터가 필요하지 않습니다. DBA가 없어도 됩니다. 라이선싱 비용이 들지 않습니다. 필요한 기능을 구입하고 연계한 후 회원에게 집중하면 끝입니다.”
클라우드에 매진
이 회사는 2011년에 파트너 보험사에서 분리되면서 운영 방식을 재고했으며, 회원들에게 더욱 집중하는 군살이 없는 회사가 되고자 했습니다. 그들이 얻은 결론은 클라우드 기반 기술에 매진이었습니다.
“대부분의 직원은 회계 및 인적 자원 소프트웨어를 실행하고 호스팅하는 일과는 관련이 없는 일을 합니다.”라고 O’Crowley는 말합니다. “Workday는 우리가 이 일에서 벗어나, 일을 제대로 할 수 있는 사람에게 넘기도록 도와줍니다.”
“제 경험으로는, 많은 기술 인력이 하는 일이라곤 단지 기술을 유지하는 일이었습니다.”라고 그는 말합니다. “대단위 ERP 어플리케이션을 사용했습니다. 제 기억으로 대화는 주로 얼마나 오래된 버전인가, 업그레이드 방법은 무엇인가, 업그레이드를 할 수 없으면 그 이유는 무엇인가에 관한 것들이었습니다. 핵심 비즈니스에 가치를 추가하지 못하는 ‘사소한 관리 업무’가 많았죠.”
그는 Workday가 회원 경험에 집중할 수 있게 해준다는 것을 알게 되었습니다. “우리는 조직 내부의 지원 부문에 거의 시간을 할애하지 않습니다.”라고 그는 말합니다. “해당 부문은 문제없이 잘 돌아가니까요. 우리가 필요로 하는 일을 하죠. 사용하기도 쉽습니다. 그러면 남는 시간에 회원들에게 집중할 수 있습니다.”
Gaffney도 동의합니다. “라인 관리에 좀 더 집중하고 직원과 관련한 부분의 비중을 줄일 수 있습니다.”라고 그는 말합니다. “따라서 운영의 핵심 부분을 개선하는 데 더 많은 시간을 씁니다. 더 현명한 의사결정을 더욱 빠르게 내릴 수 있습니다. 운영 업무가 방해하는 일이 줄어들었기 때문이죠.”
“Workday의 통합 HR 및 재무 제품군을 배포한 이후 지원 전담 인력을 상당히 줄였습니다. 현재는 지원 인력이 이전의 약 1/3로 축소되었고 나머지 인력은 다른 중요한 비즈니스에 재배치했습니다.” Gaffney의 설명입니다.
HCM 및 재무 관리: 논리적 조합
Gaffney는 Workday HCM과 Workday 재무 관리가 동일한 시스템에서 작동하는 것에 만족합니다. “통합 제품군을 사용하여 얻을 수 있는 가장 큰 이점 중 하나가 두 기능의 사용 방법이 동일하다는 것이죠. 매니저가 잘 훈련된 재무 운영자인 동시에 뛰어난 인력 관리자가 되는 셈이죠. 두 부분에서 공통 툴킷을 사용하는 것은 정말 환상적입니다.” Gaffney의 설명입니다.
“지금껏 이 둘은 별개였습니다. 하지만 우리는 HR 모드 또는 재무 모드로만 운영하는 일이 거의 없습니다. 우리는 사람을 통해 제공되는 비즈니스를 관리하며 이 비즈니스의 핵심이 재무입니다. 따라서 이 둘을 한 시스템에 통합한 것은 현명한 결정입니다. 왜 진작 이렇게 하지 않았는지 모르겠습니다.”라고 Gaffney는 말합니다.
마지막으로, Workday를 통해 AAA NCNU는 더욱 쉽게 성장할 수 있습니다. Gaffney의 관심사이기도 합니다. “회사가 새로운 비즈니스를 시작할 것입니다. 새로운 비즈니스를 지원하기 위해 다른 인프라 소프트웨어를 준비하지 않고 즉시 시작할 수 있는 통합 제품군의 유연성이야말로 중요한 이점입니다.” Gaffney는 부연합니다.
운영 관점에서 Mc Feeney는 단일 정보 소스 사용의 이점을 알고 있습니다. “데이터가 한곳에 모여 있다”고 그녀는 말합니다. “정확하고 시기적절하며 매우 간편하게 이용합니다. 일상 업무에서 복잡한 문제가 모두 사라져 직원들이 매우 만족하고 있습니다.”
Workday로의 전환을 고려하는 사람들을 위한 그녀의 조언
“문제가 발생하지 않도록 더욱 쉽게 직원들을 관리하고 회사의 현재 위치를 명확하게 평가하는 방법이 필요하다면 이 어플리케이션 제품군이 제격입니다.”라고 그녀는 결론적으로 말합니다. “Workday는 한 곳에서 인력을 관리하고 통합된 상태로 기업의 재무 상태를 확인할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 기능이 있는 유일한 도구죠. 더 중요한 일에 집중할 수 있게 해주죠.”