A pesar de la elevada demanda de sus accesorios para móvil, la falta de madurez de los procesos de previsión hizo que ZAGG no alcanzara las estimaciones orientativas e incurriera en costes elevados. Al transformarse en una empresa basada en datos con la tecnología de Workday Adaptive Planning, ZAGG dispone ahora de los analytics e insights que necesita para comprender los principales impulsores de la empresa y desarrollar previsiones de producto precisas. La visibilidad en tiempo real de los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) permite a los líderes empresariales planificar mejor los costes de fabricación y distribución, al mismo tiempo que se reducen considerablemente los plazos de los informes financieros.
Retos
- Las previsiones inexactas de la demanda daban lugar a gastos de transporte inesperados.
- Era necesario analizar con precisión el efecto de los descuentos y la fijación de precios en el margen de beneficios.
- Los sistema de ventas, ERP y CRM estaban desconectados.
Resultados
- La precisión de las previsiones de ventas por periodos de 12 meses se traduce en un ahorro de costes de 8 000 000 $ gracias a la reducción de los gastos de transporte.
- La visibilidad precisa de los costes de fabricación y distribución permite aumentar el margen de beneficios en toda la cartera de productos de la empresa.
- La automatización de los informes mensuales ahorra 24 días de elaboración manual de informes al año.
En el vertiginoso y siempre conectado mundo actual, los consumidores adoran sus teléfonos móviles y tablets, y están dispuestos a gastar dinero en accesorios para proteger y mejorar sus dispositivos portátiles. Pero sobresalir en el competitivo ámbito de los accesorios para móviles exige un claro conocimiento de los costes, ya que incluso el producto más popular puede reducir los márgenes de beneficios si no se negocian con los puntos de venta unas condiciones de fijación de precios adecuadas. La mejora de los márgenes de beneficios requiere una estrategia de FP&A para desarrollar nuevos productos de forma rentable y minimizar los costes de distribución mundial en todos los canales de ventas. Sin este paso, se corre el riesgo de desarrollar productos de gran demanda y, aun así, incurrir en enormes e inesperados gastos de transporte cuando no se prevé correctamente.
Jason Bingham, Manager de FP&A de ZAGG, entiende perfectamente estas cuestiones financieras y los beneficios de tener un sistema de FP&A moderno y basado en datos. Gracias a Workday Adaptive Planning, el quipo financiero y los líderes de toda la empresa disponen de los analytics e insights necesarios para comprender mejor los factores clave del negocio y afrontar con agilidad los cambios del mercado, al mismo tiempo que desarrollan los accesorios móviles que desean los consumidores.
"El equipo financiero participa en las reuniones estratégicas de todos los departamentos, ya que las finanzas tocan todos los aspectos de la empresa, desde la revisión de los contratos de ventas hasta la ayuda en la gestión de los ciclos de vida de los productos", afirma Bingham. "Es fundamental tener una visibilidad estratégica para entender lo que influye en los costes y márgenes de los productos".
La implementación de Workday Adaptive Planning por parte de ZAGG permite a los usuarios realizar previsiones de ventas por periodos de 12 meses para comprender las proyecciones de ingresos y planificar con mayor precisión los costes de fabricación y distribución. Pueden hacer previsiones de ventas semanales por SKU individuales para calcular el coste de los productos vendidos, analizar las ventas reales para ver qué productos están teniendo buenos resultados y elaborar informes sobre la rentabilidad. También es fácil idear situaciones hipotéticas y generar informes ad hoc.
"El sistema se ha amortizado con creces y nos ha ayudado a mejorar la empresa. Todo se reduce a los márgenes de beneficios", afirma Bingham. "En el último año, los márgenes han subido casi un 5 % en toda la cartera de productos de la empresa, lo que se traduce en un efecto positivo de 10 000 000 $".
ZAGG desarrolla estrategias para convertirse en una empresa basada en datos
Cuando Bingham se incorporó a ZAGG hace cuatro años, la empresa, que cotiza en bolsa, tenía pocos procesos maduros de previsión, elaboración de presupuestos y generación de informes. Aunque el personal de ventas hacía algunas previsiones, era muy frecuente que las de demanda de productos fueran erróneas. Esto requería que los productos se enviaran desde China de un día para otro, lo que perjudicaba los márgenes de beneficios. También era difícil analizar con precisión cómo los descuentos a clientes y los precios al por mayor repercutían en el margen de beneficios global. El año en que Bingham se incorporó a ZAGG, la empresa incumplió sus estimaciones de ventas netas en un 33 %.
"Nos equivocamos en más de 100 000 000 $ en nuestras estimaciones", afirma Bingham. "Así que se decidió que el departamento de finanzas debía hacerse cargo de las previsiones y crear procesos financieros estándar".
Estos desarrollos clave ayudaron a ZAGG a transformarse en una empresa centrada en el aprovechamiento de los insights de los datos y el análisis estratégico para desarrollar y distribuir productos de una manera más rentable. Otro componente fundamental fue la decisión de implementar Workday Adaptive Planning con conectores que aportan datos de los sistemas de planificación de recursos empresariales y de gestión de relaciones con los clientes de ZAGG. Ahora, Bingham y su equipo tienen un acceso fácil y rápido a un repositorio de datos centralizado y completo para llevar a cabo previsiones, planificaciones e informes precisos, lo que supone enormes beneficios para ZAGG.
La mejora de las previsiones financieras conduce a mayores beneficios
Desde el principio, el nuevo sistema facilitó en gran medida a Bingham y su equipo el análisis estratégico de los datos para identificar las áreas de mejora. ¿Cuál era el principal objetivo? Solucionar los problemas de suministro de productos para reducir los gastos. Gracias a Workday Adaptive Planning, Bingham y su personal desarrollaron una previsión de productos precisa y mejoraron la visibilidad del proceso de pedido de productos. Hoy en día, los miembros del personal están más informados sobre los costes de transporte y, como tienen una mayor visibilidad de la demanda de los consumidores y de las proyecciones de ventas, pueden pedir los productos adecuados con suficiente antelación para entregarlos a través de un transporte marítimo menos costoso en comparación con el transporte aéreo nocturno.
"Gracias a Workday Adaptive Planning podemos gestionar mejor los gastos y mejorar nuestros márgenes", afirma Bingham. "Durante el primer año, ahorramos 8 000 000 $ simplemente solucionando los problemas de transporte". Anteriormente, los ejecutivos de ventas acudían a una reunión con cifras de ventas corregidas y Bingham tenía que averiguar por qué había cambiado esa cifra. Ahora, como todos los departamentos están en el mismo sistema, todos tienen una visibilidad precisa y en tiempo real de la misma información. En consecuencia, el personal de ventas asume una mayor responsabilidad en cuanto a la exactitud de las previsiones, tanto en las realizadas por periodos de 12 meses como en las de ventas semanales.
La visibilidad en tiempo real permite obtener mejores insights
Otro gran beneficio del moderno sistema FP&A de ZAGG es que los líderes pueden utilizar los tableros de mando para visualizar el desempeño de los KPI continuamente a fin de mejorar la toma de decisiones. Por ejemplo, los mánagers de ventas pueden ver las consecuencias de los descuentos en las ventas e identificar los productos más vendidos, mientras que los mánagers de productos pueden hacer un seguimiento de los datos reales en comparación con las variaciones en las previsiones para determinar qué productos van bien, incluso qué colores son los más demandados. Además, como los ejecutivos tienen acceso a la información con mayor rapidez, pueden corregir el rumbo para sortear posibles problemas de distribución de los productos o determinar si los márgenes van a cumplir los objetivos previstos.
Bingham y su personal también disfrutan del uso de Workday Adaptive Planning OfficeConnect para la elaboración de informes, ya que ha acortado considerablemente los plazos de los informes financieros. Cada mes, el personal financiero necesita generar varios informes de cada cuenta principal y cada categoría de producto. Con Workday Adaptive Planning, ZAGG ahorra un día completo de trabajo de dos personas al mes, lo que supone un ahorro medio de 24 días de elaboración de informes a lo largo del año.
"Con Workday Adaptive Planning, mi rol es mucho más estratégico. Mi equipo y yo pasamos más tiempo ayudando a tomar decisiones que elaborando informes", afirma Bingham. "Es un gran beneficio poder contribuir de verdad al éxito de la empresa".
Con Workday Adaptive Planning, mi rol es mucho más estratégico. Mi equipo y yo pasamos más tiempo ayudando a tomar decisiones que elaborando informes. Es un gran beneficio que contribuye al éxito de ZAGG.
Manager, Financial Planning and Analysis