Southern Cross Health Insurance tenía como prioridad estratégica la simplificación de su actividad. Concretamente, quería mejorar un área compleja como lo era RRHH, después de décadas improvisando piezas de software a medida que no se comunicaban entre sí.
Saber manejar los datos sobre empleados y colaboradores para apoyar la planificación y la toma de decisiones fue una prioridad clave. Con sistemas independientes de reclutamiento, nómina, aprendizaje y gestión del desempeño, así como hojas de cálculo manuales para procesos como las revisiones de remuneración, hasta los informes más sencillos suponían una gran carga administrativa. Los líderes no podían acceder fácilmente a la información que necesitaban para gestionar sus equipos con eficacia.
Durante la pandemia, Workday fue una pieza clave para poder continuar nuestras actividades habituales sin disrupciones. El paso al teletrabajo fue fluido.
Chief People & Strategy Officer
Facilidad de implementación e integración, seguridad eficaz y soporte
Según Vicki Caisley, Chief People & Strategy Officer, Southern Cross Health Insurance eligió Workday por su facilidad de configuración, implementación e integración, soporte continuo, seguridad, y costes de operación e implementación. El personal de soporte y los datos locales también fueron esenciales.
"Buscábamos algo que fuera una ventanilla única de RRHH, una solución completa e integral. Asimismo, necesitábamos un paquete de aplicaciones que se integrara fácilmente con nuestro actual sistema de nómina, que se gestionaba por medio de un proveedor externo. Hicimos validaciones de clientes y tuvimos nuestro propio equipo de seguridad y digital en el panel de selección. Pudimos comprobar que las funciones de autoservicio, datos y analytics y tableros de mando de Workday serían increíblemente útiles para ayudarnos a gestionar nuestra fuerza laboral".
Equipo de RRHH con alto rendimiento y eficacia
Fleur Elliot, Head of People and Culture, afirma que Workday ha reducido drásticamente el tiempo que el equipo de RRHH empleaba en la administración. "Si solo pienso en mi equipo, hay un montón de informes que ya no vemos. Todos los que antes se ejecutaban de forma manual para los departamentos de finanzas y TI, ahora se generan en segundo plano mágicamente. Además, ahora apenas dedicamos tiempo a las nóminas. Nos ha permitido ahorrar horas y horas de tiempo".
"Workday también ha supuesto una gran diferencia en el aprendizaje y el desarrollo. Ahora es fácil saber quién ha completado los módulos de cumplimiento normativo. Todo nuestro aprendizaje de incorporación es automático. Las personas pueden incluso trabajar con los módulos en su móvil mientras se desplazan. Para nosotros, se ha convertido en un proceso de "aplicar y olvidar", en lugar de tener que estar persiguiendo continuamente a todo el mundo".
Los datos y los analytics fortalecen las decisiones de liderazgo
Al ofrecer una sola fuente de información en tiempo real, los datos y los analytics de Workday generan el tipo de insights que los líderes necesitan para tomar decisiones que conduzcan a mejores resultados. "Los informes de los tableros de mando están resultando sumamente provechosos", explica Vicki.
"Por ejemplo, con la COVID-19, el uso de vacaciones anuales se ralentizó y estas empezaron a acumularse, lo que conllevó a que al final del año nos enfrentáramos a una acumulación de vacaciones 2 o 3 veces superior a la normal en el balance general. Gracias a Workday, hemos podido gestionar estas cuestiones de forma rápida y sencilla, trabajando con los líderes para que el personal planifique y reserve sus vacaciones. Pudimos controlar en tiempo real cuántas horas de vacaciones tendríamos al final de año. Antes, obtener un solo informe de acumulación de vacaciones habría llevado hasta seis horas con varias personas implicadas. Ahora, puedo obtener esa información cuando quiera con solo pulsar un botón".
La visibilidad de la fuerza laboral beneficia a la agilidad del modelo operativo
A medida que Southern Cross Health Insurance sigue innovando, introduce cambios regulares en su modelo operativo. "Antes de Workday, actualizábamos manualmente los organigramas y no teníamos una versión en tiempo real de nuestra estructura", dice Vicki.
Pero el año pasado, cuando reorganizamos nuestro modelo empresarial, Workday puso toda esa información al alcance del equipo de RRHH. "En muy poco tiempo, pudimos contar con una visión completa de nuestras vacantes y las cubrimos rápidamente utilizando Workday para el reclutamiento y la incorporación. Con el sistema anterior, recuerdo haber trabajado hasta altas horas de la noche revisando los organigramas y tratando de cruzar las referencias de los empleados para asegurarnos de que habíamos incluido a todos. Con Workday, eso se ha acabado".