Conectar a los empleados en el mismo sistema puede resultar difícil, ya que este debe estar accesible para todo el mundo y ser fácil de usar. Además, ese mismo sistema tiene que ayudar al departamento de RRHH a gestionar los procesos y todos los datos relativos a los empleados, lo cual puede ser complejo para muchas organizaciones debido a la escala del trabajo que ello conlleva, y esta tarea puede complicarse aún más si la empresa necesita un sistema accesible mediante dispositivos móviles.
Según Theresa Tan, la vicepresidenta de Recursos Humanos de Scoot, ese fue el principal desafío al que se enfrentó el departamento de RRHH de esta aerolínea con sede en Singapur.
"La mayor parte de nuestra fuerza laboral ni siquiera viene a la oficina una vez al mes. Dada la irregularidad de los horarios laborales de la tripulación de cabina, el reto al que nos enfrentamos consistió en dar con un sistema que pudiéramos usar para mantener su compromiso, y mediante el cual pudieran acceder a procesos necesarios de la empresa como, por ejemplo, las aplicaciones de gestión de ausencias. No somos como la mayoría de las empresas: los sistemas habituales simplemente no respaldan nuestro modelo empresarial", declara Tan.
Y los desafíos no hacen sino aumentar a medida que la empresa sigue evolucionando. Keith Ng, el responsable de People Operations e IR, Human Resources, de Scoot, afirma: "No solo necesitábamos un sistema de RRHH. Necesitábamos algo con la flexibilidad necesaria para satisfacer las exigencias de nuestro crecimiento y la evolución de los procesos de gestión, así como los desafíos que todo ello conlleva".
En lo que respecta a la automatización, siempre intentamos mejorar. Y nos sentimos muy respaldados por Workday, ya que actualizan sus aplicaciones cada seis meses con nuevas funcionalidades que redundan en nuestro beneficio.
Head of People Operations (Asia Pacífico)
En busca de un sistema de RRHH preparado para el futuro
Fundada por Singapore Airlines en 2011, Scoot es la filial de bajo coste de esta aerolínea para las rutas de media y larga distancia. Al principio, tenía menos de 1000 empleados en Singapur y, en la actualidad, cuenta con aproximadamente 2200 empleados repartidos por 6 ubicaciones en la región Asia-Pacífico.
Al ser una empresa emergente, no contaban con un sistema legacy. En su lugar, empleaban un sistema simple para fines más financieros que de RRHH, y que solo les permitía almacenar datos de los empleados e información de RRHH básicos. "Buena parte de los procesos restantes, como es el caso de las revisiones de talento o del desempeño, aún se tenían que llevar a cabo manualmente mediante hojas de cálculo de Excel", comenta Ng.
El crecimiento constante de la empresa y del headcount obligó a Scoot a buscar otro sistema más viable. El autoservicio y la digitalización fueron unas de sus principales prioridades a la hora de empoderar a los empleados para encontrar información, solicitar ausencias o vacaciones y permisos, o gestionar sus propias reclamaciones de gastos sin tener que recurrir a un tercero; y todo ello con solo pulsar un botón.
"Creemos que el empoderamiento es muy importante, por lo que queríamos un sistema con una funcionalidad de autoservicio"; afirma Tan. "Dado que tenemos una fuerza laboral móvil, para nosotros no es fácil comunicarnos directamente con el personal, por lo que nuestra prioridad es que este pueda acceder con facilidad a toda la información y todos los procesos".
Ng añade: "La digitalización nos ahorra procesos de gestión de activos, por lo que todo sistema que utilicemos debe estar basado en tecnología cloud. De este modo, los empleados también pueden acceder a la interfaz y la información prácticamente desde donde quieran, lo que, además, aporta un alto grado de seguridad".
Lo más práctico para la empresa
Tras una búsqueda de casi dos meses, el equipo de Scoot se decantó al final por el sistema de Workday en 2013 y nunca se ha arrepentido de esta decisión.
"Cuando empezamos a buscar un solo sistema, nos reunimos con muchos proveedores", comenta Tan. "Algunos de los aspirantes que más a la par estaban con Workday ofrecían unas ventajas considerables en lo referente a los costes. Ahora bien, para nosotros, lo decisivo fue el hecho de que la mayoría de nuestras organizaciones poseen procesos de gestión y necesidades únicos, y las personalizaciones que ofrece Workday nos habrían salido mucho más costosas con otro proveedor".
La diversidad de funcionalidades aporta muchas ventajas
Una vez superado el obstáculo de la personalización, Workday demostró ser exactamente lo que necesitaban en Scoot.
Ng lo explica: "El sistema basado en tecnología cloud para las aplicaciones de Human Capital Management satisfizo nuestras necesidades de autoservicio y nos dio la flexibilidad de cambiar cosas dentro de él. Además, nos ofrece un alto grado de configuración que permite a los usuarios finales manipular y cambiar los procesos con arreglo a sus preferencias".
"Son muchísimas las funcionalidades que podemos integrar para nuestros empleados y a las que estos pueden acceder mediante un inicio de sesión único. Ahora pueden acceder a las aplicaciones de vacaciones y permisos, ausencias y compensación con una sola suite, lo cual supone una ventaja enorme para ellos. Pasarnos a Workday también les ha permitido a nuestros empleados aprovechar de una manera más productiva el tiempo en el trabajo", afirma Ng.
Además, Ng y Tan aseguran que los empleados están satisfechos con el sistema. Este aprecio que tienen por un sistema fácil de usar quedó aún más patente cuando los empleados de Tiger Airways se unieron a Scoot tras una fusión en 2016.
"Los empleados de Tiger Airways están encantados con el nuevo sistema. Les gusta la interfaz de usuario y la facilidad con la que pueden navegar por el sistema para buscar información", afirma Ng.
Pero no solo los empleados salen beneficiados: los mánagers, también. Workday HCM les permite generar informes en tiempo real y hacerlo por su cuenta a través de los tableros de mando del sistema, o llevar a cabo análisis para elaborar informes predictivos.
Workday Talent Management permite a los mánagers simplificar todos los informes y las evaluaciones para las evaluaciones del desempeño y los planes de sucesión. "Antes, tenía que hacer todo esto en Excel, pero ahora puedo verlo todo en una sola pantalla con solo arrastrar y colocar. Esto fue lo que nos decidió a pasarnos a Workday", explica Ng.
"Como profesional de los RRHH, para nosotros, este es el mejor sistema disponible para gestionar el talento de la organización, da igual dónde nos encontremos de toda la región", afirma Tan.
Una colaboración que aporta mejoras positivas
Implementar Workday HCM y Expenses a la vez no nos llevó mucho tiempo ni requirió un tiempo de inactividad excesivo. Lo hicimos en solo tres meses aproximadamente. Asimismo, la implementación se llevó a cabo de forma colaborativa en el seno del equipo de Scoot, que aprendió a ejecutar el sistema y efectuar su mantenimiento para el futuro.
"Para llegar a cotas superiores de perfeccionamiento, seguimos necesitando la ayuda de Workday, y nos asisten con suma prontitud. Ahora bien, nuestro equipo ya tiene la pericia necesaria para ocuparse de cambios de menor envergadura o de cualquier otra cuestión que esté dentro de nuestros conocimientos" comenta Ng. "Además, periódicamente, transmitimos a Workday nuestro feedback sobre el desempeño de las aplicaciones y les pasamos propuestas de mejora para que estas puedan respaldar aún más nuestros procesos de gestión".
Workday también atiende las necesidades empresariales exclusivas de su cliente. Scoot tiene FlexiCredits (una especie de complementos flexibles para su personal), pero, al principio de la colaboración entre Scoot y Workday, no había ninguna aplicación que se pudiera usar hacer un seguimiento de ellos. No obstante, en Workday pudimos combinar Workday Expenses y Workday Compensation para solventar las limitaciones de esta aplicación.
"Modificaron la aplicación Workday Compensation de forma que ahora Scoot tiene un elemento de compensación de reembolsos que funciona de forma parecida a la solución anterior de FlexiCredit. En Workday no había nada para esto, por lo que se agradece el esfuerzo que hicieron", explica Tan.
En Workday también ayudamos a Scoot cuando esta empresa estaba en apuros con la funcionalidad del proceso de incentivos. En Scoot pasaron por alto una serie de detalles en las notas de la versión de una actualización del sistema, lo que provocó problemas técnicos que les impidieron liberar incrementos salariales para sus empleados. En Scoot escalaron la resolución de dichos problemas a través de los canales de soporte al cliente estándar, pero las diferencias de huso horario en las ubicaciones de soporte remoto conllevaban una posible demora hasta que solucionaran estos problemas.
Entonces, intervino el dedicado equipo de asistencia de Workday. "Gracias al espíritu familiar de Workday, sus account managers, consultores e instructores comenzaron a acudir en nuestra ayuda, aunque ese no fuera su cometido", comenta Tan. "Conseguimos solventarlo con bastante rapidez, gracias a lo cual pudimos aplicar los incrementos a nuestros empleados sin demasiada demora".
En la actualidad, en Scoot están incorporando Workday Recruiting a su sistema. En Workday antes no tenían ninguna aplicación que se pudiera utilizar como sistema de seguimiento de candidatos (ATS), pero la aplicación ya se ha actualizado con una funcionalidad capaz de admitir la complejidad de los procesos de Scoot. La aplicación permite a los mánagers de RRHH transferir los datos personales de posibles candidatos a medida que estos avanzan por el proceso de contratación, lo cual les simplifica en gran medida las tareas administrativas.
"En Workday tienen la misma mentalidad y orientación que nosotros. De hecho, hace poco les comentamos la posibilidad de introducir la funcionalidad de chatbots y descubrimos que ya estaban trabajando en ello. Los chatbots son algo que todavía es relativamente nuevo en el sector. Revisaremos los suyos y evaluaremos la posibilidad de usarlos pronto", explica Ng.
Un partner que crece contigo
Para el próximo ejercicio contable, en Scoot pretenden efectuar una atrevida mejora dentro de Workday y pronostican que Workday ayudará a la empresa a incrementar la eficiencia de su fuerza laboral. "No es que estemos planificando un recorte de personal, sino más bien lograr a través del sistema que el rol de cada empleado sea más eficiente que antes", afirma Tan.
Las aplicaciones de Workday evolucionan al ritmo que lo hace la empresa, la cual plantea nuevas oportunidades para Scoot. "En lo que respecta a la automatización, siempre intentamos mejorar", declara Ng. "Se trata de un proceso continuo. Y nos sentimos muy respaldados por Workday, ya que actualizan sus aplicaciones cada seis meses con nuevas funcionalidades que redundan en nuestro beneficio".
"Además, nos gusta el hecho de que en Workday sean tan realistas: desde el principio nos dijeron que debíamos ser flexibles, ya que era posible que no todos los procesos laborales se pudieran configurar en el sistema de Workday", explica Tan. "Y también son sinceros cuando nos explican si sus aplicaciones son capaces de satisfacer nuestros requisitos empresariales. Son un auténtico partner: no se limitan a vender su sistema y ya está, sino que tratan constantemente de ver la forma de respaldar el crecimiento de nuestra empresa".