Durante los últimos 35 años, Planet ha colaborado con sus clientes para que los turistas puedan comprar sin impuestos en multitud de territorios de todo el mundo, para que los comerciantes puedan incrementar sus ventas y desarrollar nuevos flujos de ingresos, y para ayudar a las entidades compradoras (incluidos los bancos y otras instituciones financieras) a optimizar sus liquidaciones.
Tras una serie de adquisiciones internacionales clave, la empresa tiene todo el derecho a llamarse "Planet". Actualmente, cuenta con un equipo internacional de más de 1500 personas distribuidas en 70 países, además de una cartera de productos y servicios líder en el mercado.
Como consecuencia de esto, la empresa está ampliamente considerada como líder mundial y es el proveedor de servicios de pago preferido en un mercado muy competitivo. Entre sus partners, se incluyen marcas internacionales como Gucci, Giorgio Armani, Marriott y Hilton. Sin embargo, Planet está decidida a seguir expandiéndose y ha hecho dos adquisiciones muy importantes en 2019 y 2020. Además, el reciente anuncio de una nueva inversión por parte de Advent International, que ha acordado compartir la propiedad de la empresa con Eurazeo, no hará más que agilizar esta estrategia de crecimiento.
La necesidad de hacerse con el control
Este ritmo de crecimiento viene acompañado de una serie de retos. Según Janice Donaghue, vicepresidenta de operaciones de personal, Planet es una empresa en rápido crecimiento, pero dispone de poca estructura en sus sistemas para hacerlo de forma sostenible.
Debido a la falta de un control centralizado, no se podía ver con claridad quiénes formaban parte de la empresa o dónde se encontraban esas personas, cuáles eran sus funciones, qué salario tenían o con qué clientes trabajaban. Esto era así antes de las dos últimas adquisiciones, que trajeron consigo la llegada de nuevos empleados, y de las disrupciones que causaría la COVID-19, con programas de permisos y teletrabajo en muchos mercados.
Poder profundizar en el acceso y la visibilidad de los datos con Workday ha sido un punto de inflexión muy importante para nosotros.
VP People Operations
Tras reconocer la necesidad urgente de hacer cambios, Planet convocó un concurso para identificar soluciones de gestión financiera y de RRHH que proporcionaran información precisa y en tiempo real de todas sus operaciones. Se consideró que Workday proporcionaba un sistema centralizado único que, además, cubriría cualquier necesidad adicional que pudiese surgir en el futuro. La aplicación se implementó al mismo tiempo que se completaba la primera adquisición. "Fue un momento bastante delicado", cuenta Janice Donaghue.
Transformación y mejora en curso
Planet eligió Workday teniendo su futuro crecimiento en mente. Como Janice Donaghue afirma: "Tiene el potencial de crecer y nosotros podemos crecer con ella". No obstante, los beneficios inmediatos se empezaron a apreciar ya con el primer despliegue global de la solución de RRHH, incluido el acceso a información actualizada en tiempo real.
Los miembros de la junta directiva, por ejemplo, podían disponer con facilidad de datos clave sobre el personal en tableros de mando, algo nunca visto hasta ese momento. Por otro lado, los empleados de toda la empresa se volvieron rápidamente más autosuficientes, ya que podían encontrar la información por sí mismos sin tener que esperar a que otras personas se la facilitaran. Estos dos avances fueron especialmente útiles justo después de ambas adquisiciones, debido a la incorporación de nuevos empleados y ubicaciones a la empresa.
Entre el equipo financiero y el de RRHH también se ha forjado una relación más centrada en la colaboración. Como parte de una iniciativa de vital importancia, ambos equipos han cooperado más estrechamente que nunca para crear una nueva estructura de centro de costes, que incluye la realización de pruebas en conjunto y un enfoque combinado para el desarrollo de soluciones de uso compartido.
Desde la puesta en marcha con el módulo Financial Management, el equipo financiero ha disfrutado de las grandes ventajas de la colaboración.
VP People Operations
Parte de una comunidad internacional
El equipo de Planet participa activamente en la Comunidad Workday, una fuente de información y recursos facilitados por homólogos, partners y expertos, que cuenta con más de 150 000 miembros y que también permite a los usuarios dar feedback y compartir sus innovadoras ideas. La mánager de sistemas de información para RRHH, Fiona Gurr, asegura: "Hemos sacado mucho partido de esto. Es posible ver lo que ha hecho otra empresa y descubrir que nosotros también podemos hacerlo. No tengo que investigar demasiado: es fácil encontrar todo lo que necesites".
Como ejemplo del apoyo tan útil que se puede encontrar en esta comunidad, la propia Fiona habló a otro de los miembros sobre su experiencia con la implementación de Workday Discovery Boards. "Es realmente útil poder aprender de los demás", explica.
Hemos sacado muchísimo partido a la Comunidad Workday: la serie de demostraciones "Coffee Mornings" y otras de las opciones que ofrece hacen que mi trabajo sea mucho más sencillo".
HRIS Manager
Hacer frente a la COVID-19
Aunque incorporar a nuevos empleados sin ningún tipo de contacto cara a cara era una tarea muy desafiante, Janice Donaghue piensa que la mejora en las comunicaciones internas mediante Workday optimizó el proceso notablemente.
Además, Fiona también está convencida de que Workday ha facilitado en gran medida la asignación de permisos en distintos países. "Establecimos un plan de ausencias para consultar los casos de empleados que no estuviesen trabajando o que contaran con jornada reducida. Antes de eso, pasábamos horas peleándonos con hojas de cálculo y, aun así, podíamos pasar por alto a alguna persona”.
Gracias a Workday, contamos con datos precisos y actualizados en tiempo real sobre dónde y cómo trabajan nuestros empleados y sobre el salario que perciben. Ahora todo es mucho más sencillo.
HRIS Manager