La misión de Duet, según indican sus siglas en inglés, es "Desarrollar, Unir, Empoderar, Todos juntos". Y es evidente que los empleados de esta agencia comunitaria sin ánimo de lucro, fundada con el fin de apoyar a niños y adultos con discapacidades intelectuales y del desarrollo, encarnan esta misión. Duet nació en 1968, gracias a un movimiento popular de empleados con discapacidad, sus familias y ciudadanos preocupados. Es el primer proveedor comunitario de servicios para discapacidades del desarrollo de los Estados Unidos. Duet presta servicios residenciales y diurnos, apoyo al empleo y asesoramiento laboral, defensa de la comunidad y salud mental, entre otros. Ofrece oportunidades de empleo mediante tres negocios: una empresa de reciclaje; una tienda de artículos vintage especializada en muebles reacondicionados; y un taller de sierra que fabrica estacas para empresas de construcción y topógrafos. Asimismo, Duet colabora con otras empresas para proporcionar opciones de empleo en sus centros de servicio de día. Estas oportunidades se traducen en que todas las personas a las que Duet da apoyo tienen la posibilidad de ganar un sueldo. Además, los ingresos de cada negocio se suman a la financiación que Duet obtiene del estado de Nebraska y de las subvenciones.
Abrir nuevos caminos, pero no para TI
Según la Deputy Director Sarah Graham, el enfoque de Duet fue innovador: ayudó a los empleados a dejar la necesidad de recurrir a las instituciones y a ganar independencia para que pudieran vivir, trabajar y desempeñarse con confianza en sus comunidades. "El hecho de ser la primera organización en prestar servicios comunitarios en Estados Unidos significó que abrimos gran parte del camino. Sin embargo, en nuestros procesos rutinarios, no evolucionábamos con el tiempo", afirma. El anterior director ejecutivo de Duet se jubiló en 2017 tras 40 años de servicio. Por aquel entonces, la organización solo tenía 50 ordenadores para 700 personas. Conseguirá Los procesos y los workflows eran en su mayoría manuales y en papel. "A veces una hoja de papel pasaba por manos de no menos de 10 personas", señala Graham. Esto hacía que realizar las tareas fuera un proceso lento y complicado, desde el pago de las facturas y de los empleados de Duet hasta la prestación de los servicios de apoyo. Los sistemas aislados tampoco ayudaban. "Nuestros equipos de finanzas, RRHH y nóminas están formados por unas pocas personas cada uno, pero se encargan de dar apoyo a otras 200 personas en nuestras organizaciones hermanas", dice Graham. "Teníamos tres grupos de empleados que siempre introducían la misma información tres veces. Llamarlo 'martirizante' es quedarse corto".
Con Workday, hemos reducido en dos tercios la duración de nuestro ciclo de cierre mensual.
Deputy Director
Hora de modernizar TI y automatizar los procesos
Cuando Debbie Herbel asumió el cargo de nueva directora ejecutiva de Duet, la organización se propuso modernizar TI y hacer más eficientes los procesos y los workflows de la agencia mediante la automatización. "Evaluamos numerosas ofertas de software diferentes, pero cuanto más lo hacíamos, más claro teníamos que Workday era la plataforma que necesitábamos", dice Graham. "Decidimos implementar todas nuestras nuevas soluciones de Workday al mismo tiempo, con la ayuda del partner de Workday, Avaap, que estuvo con nosotros durante todo el proceso". Pasar de los workflows en papel a los digitales supuso un reto para el personal de Duet. "Como en la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro, nuestros empleados son multifuncionales. La mayoría lleva décadas con nosotros y nunca ha utilizado la tecnología para hacer su trabajo", afirma Graham. "Teníamos que enfrentarnos a una curva de aprendizaje del personal muy pronunciada, pero el diseño intuitivo de Workday ayudó a acelerar la adopción. El tiempo que nos ahorramos nos permite centrarnos más en la prestación de servicios". Workday también unificó los sistemas de finanzas, RRHH y nómina de Duet. "Ahora nuestros pequeños pero poderosos equipos de finanzas, RRHH y nóminas realizan menos entrada de datos y tareas de mayor valor como el análisis y las tendencias de los datos, los cuales ahora son mucho más fiables, ya que provienen de una sola fuente", dice Graham. "Con Workday, hemos reducido en dos tercios la duración de nuestro ciclo de cierre mensual. Además, la elaboración de informes es mucho más sencilla".
Teníamos que enfrentarnos a una curva de aprendizaje del personal muy pronunciada, pero el diseño intuitivo de Workday nos ayudó a acelerar la adopción. El tiempo que nos ahorramos nos permite centrarnos más en la prestación de servicios.
Deputy Director
Una mayor transparencia reduce las horas extra hasta en un 30 %
Los empleados en general son los que más utilizan Workday Time Tracking, lo que demuestra cómo Workday ha mejorado la transparencia en la organización de Duet. Un ejemplo de ello es el proceso de aprobación de las solicitudes de vacaciones. Cuando los empleados solicitaban las vacaciones y otra persona tenía días libres que ellos no tenían, se quejaban de favoritismo. "Ahora, Workday registra la fecha y la hora en la que se realizan las solicitudes y nosotros las aprobamos por orden, por lo que ese problema ya se ha acabado. De hecho, las solicitudes de vacaciones online de Workday convencieron a muchos empleados", afirma Graham. "Con Workday, también podemos desglosar las horas extra, lo que nos ha permitido reducirlas hasta en un 30 %".
El acceso remoto online a Workday, basado en tecnología cloud, marcó una gran diferencia para las operaciones de Duet cuando llegó la pandemia en 2020. "Cerramos todos nuestras oficinas y servicios diurnos desde primavera hasta mediados de verano", señala Graham. "Nuestro negocio hubiera tenido que paralizarse con nuestros sistemas anteriores. Pero gracias a Workday, especialmente a su autoservicio, no perdimos ni un minuto de tiempo". Las capacidades de Workday Grants Management también han demostrado ser ventajosas, según informa Graham. Una de las organizaciones no lucrativas hermanas de Duet paga a muchos de sus empleados mediante subvenciones. "Con Workday, ahora pueden vincular cada hora de trabajo de los empleados a una subvención específica ", añade. "Antes esto no hubiera sido posible".
Con Workday, también podemos desglosar las horas extra, lo que nos ha permitido reducirlas hasta en un 30 %.
Deputy Director