Como una de las mejores universidades del mundo, Brown es claramente una líder en educación e investigación. También es una líder en la gestión de cambios, incorporando no solo nuevas eficiencias y ahorros de costes, sino también nuevas formas de trabajo para los 11 000 empleados. ¿Cuál es el partner estratégico de la universidad en este enfoque atrevido y nuevo para gestionar el capital humano y las finanzas? Workday.
Para lograr el ambicioso objetivo, Brown ha optado por la suite de aplicaciones de Workday. La universidad ya ha implementado Human Capital Management (HCM), incluidos Benefits, Absence Management y el autoservicio de los mánagers y los empleados. Brown también cuenta con Workday Payroll y Time Tracking e incorporará en un futuro Workday Financial Management, Expenses y Procurement.
Karen Davis, vicepresidenta de Human Resources en Brown, está muy orgullosa de su fuerza laboral de primer nivel, pero comprende también las expectativas de los empleados. Antes de Workday, Brown utilizaba un sistema mainframe legacy que se instaló en 1991. Aunque era adecuado para su época, hacía mucho que había dejado de ser útil.
"Cuando contratamos a empleados competentes", dice Davis, "es importante darles las herramientas que necesitan para desempeñar el trabajo de esta gran universidad. Ha sido un reto trabajar sin datos de calidad y sin un acceso sencillo a las funciones propias de un sistema moderno".
El sistema legacy al límite
Roberta Gordon, Project Director for Human Capital Management and Finance System Replacement en Brown, coincide:
"Tras unos diez años, llevamos el sistema al límite. Necesitábamos que hiciera algo que no podía hacer". Por ejemplo, el sistema no podía adaptarse a los nuevos requisitos de cumplimiento normativo. "Habíamos agotado todos y cada uno de los campos, hasta el punto de que cuando las categorías de informes EEO (igualdad de oportunidades en el empleo, por sus siglas en inglés) cambiaron
de raza y género a raza, etnia y género, no teníamos manera de almacenar este elemento de datos adicionales".
El sistema legacy era inaccesible para casi todo el personal, lo que hacía igualmente imposible el autoservicio de los mánagers o de los empleados. "Es probable que menos de 50 empleados tuvieran acceso a él y eran estos quienes registraban los datos en el sistema", señala Gordon. "En la actualidad, los empleados están acostumbrados a autogestionarse: la banca online, las compras online, todo online y nuestro sistema de RRHH no contaba con eso".
Lo más importante es que la universidad quería un enfoque unificado, con datos coherentes y accesibles desde una sola fuente para realizar analytics interactivos e informes. Como dice Gordon: "Queríamos un sistema administrativo unificado que pudiera elaborar informes con fluidez". Con el sistema legacy, tenían que extraer los datos de diversas fuentes, recopilarlos en un almacén de datos y utilizar después otra herramienta para generar informes. "No era fácil", dice.
Eliminar la sobrecarga del centro de datos
A comienzos de 2011, Brown decidió avanzar con la suite unificada de aplicaciones de Workday. La universidad ya conocía el entorno cloud, puesto que es usuaria de Google Apps for Education. El personal comprendía las ventajas de tener, como dice Gordon: "a todos en la misma línea de código".
"Nos gustó mucho la idea de no tener un sistema on-premise que, en nuestra opinión, dejara recaer la carga sobre la universidad", explica. "En su lugar, con las soluciones cloud, no existe ningún centro de datos ni infraestructura de TI que mantener o actualizar". Como consecuencia, el personal se puede reasignar a trabajos más estratégicos.
Como relata Gordon: "¿Queremos que los empleados se dediquen a mantener los sistemas o que se centren en el trabajo esencial? Lo que estamos viendo ya es que el personal de TI puede centrarse en trabajos como la tecnología de la enseñanza y la informática de la investigación. Así que ya observamos un cambio ahí". Al equipo de Gordon también le atrae el modelo de fijación de precios: "Tan solo pagamos por lo que utilizamos y lo que necesitamos".
Sin embargo, el mayor aliciente fue la innovación de Workday a través de las actualizaciones periódicas, en comparación con las actualizaciones costosas y lentas del sistema legacy. Con anterioridad, en Brown aparecían "sistemas en la sombra", ya que el de HCM no podía seguir el ritmo. Gordon lo explica: "Las actualizaciones de los sistemas legacy eran escasas hasta el punto de que éramos reacios a implementarlas hasta vernos forzados a ello debido a la cantidad de trabajo que suponían". Ahora Workday les hace las actualizaciones.
Fomentar el entusiasmo por el nuevo sistema
Gordon y su equipo comenzaron pronto, pues sabían que la comunidad universitaria necesitaría tiempo para adaptarse al nuevo sistema. Un año antes de su implementación, el equipo lanzó el mensaje "Workday está llegando a un entorno cloud cercano a nosotros" para generar interés e intriga. A esto le siguieron sesiones para conocer Workday, pequeñas demos y reuniones con las partes interesadas esenciales y el sistema empezó a atraer a las personas antes incluso de su implementación.
"Comparamos el uso de Workday con la sencillez de comprar un libro por Amazon.com o realizar un pedido de zapatos en Zappos", dice. ¿Cuál fue la reacción a las demos? Como lo cuenta Gordon: "¿Eso es todo? Pues es fácil. Puedo hacerlo".
Además, gracias a los esfuerzos de Gordon y a la excepcional simpleza de Workday, el personal de Brown comenzó a anticiparse con entusiasmo al nuevo enfoque. "Los empleados salían de las sesiones formativas diciendo: 'Qué ganas tengo de que llegue ya, va a ser genial'. Esto ha tenido una importante repercusión en la adopción por parte de los usuarios".
Acceso sencillo desde cualquier dispositivo
A los pocos meses de la implementación de HCM, Gordon y su equipo observaron importantes beneficios del autoservicio de los mánagers y los empleados. Ahora, dice, "los empleados de Brown pueden acceder y ver sus beneficios, las vacaciones y permisos, las direcciones de correo y los contactos de emergencia en un único lugar. Es muy fácil de usar".
Antes, explica, "teníamos los formularios para rellenar con documentación de apoyo y había que llevarlos de un edificio de Brown a otro, a pesar del calor en verano o el frío en invierno. Así que Workday optimizó un proceso manual, basado en papel y que requería mucho trabajo".
¿Y a los mánagers? "Workday les ofrece una gran cantidad de insights de los equipos que nunca antes habían tenido", dice Gordon. Previamente, solo unos pocos tenían acceso al sistema de RRHH; ahora los mánagers pueden ver a sus equipos y tomar decisiones con mejor información sobre la contratación, la asignación de personal, las reasignaciones, los planes de sucesión y el desarrollo de la carrera profesional.
"La capacidad para acceder al sistema desde dispositivos móviles fue una grata sorpresa para nosotros", declara Gordon. "Tenemos más de 250 edificios, el personal está repartido y necesita aprobar asuntos. Ahora pueden acceder a Workday desde su dispositivo de mano y hacerlo. Es muy rápido".
Otro aspecto popular es la funcionalidad de workflow de la plataforma, que permite al sistema enviar una notificación si se requiere una acción. "Recibo un correo electrónico que dice que hay algo que tengo que aprobar, con un link que me lleva directamente a Workday, está en mi workflow, hago clic en la opción de aprobación y cierro la sesión en menos de tres segundos", dice Gordon.
También es importante el soporte de la sección 508 de Workday, que ayuda a cumplir con el requisito de que las universidades y entidades públicas utilicen software accesible para las personas con discapacidad (en este caso, aquellos con deficiencia visual). "Ha sido muy bien recibido", afirma Gordon. "Quienes usan el lector de pantalla están muy satisfechos con los resultados que da y la facilidad de uso de la aplicación".
El nuevo rol de RRHH
Workday ha eliminado una gran cantidad de procesos basados en papel, que consumían mucho tiempo y que ocupaban antes al personal de RRHH de Brown. Por ejemplo, la plataforma ha facilitado el seguimiento de los requisitos de los contratos sindicales, como los aumentos de salarios escalonados, que previamente se gestionaban de forma manual. "Tenemos varias unidades de negociación y cientos de empleados sindicalizados", explica Gordon. "Ahora lo hacemos todo en Workday". La plataforma les ha ayudado también a cumplir con la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA, por sus siglas en inglés). "Creemos que es excelente y trata a todos los empleados por igual", dice Gordon. Otra funcionalidad que ahorra tiempo es la integración entre la gestión de ausencias y de control de tiempos. "Si envío un día de vacaciones, se traslada automáticamente a mi hoja de horas", dice. "Está bien contar con esto".
Ahora que muchas de las tareas están automatizadas, el personal de RRHH trabaja en un paradigma totalmente distinto. Ocho empleados que se dedicaban a la entrada de datos han sido reasignados al análisis de datos. "La eliminación de la entrada de datos manual permite al personal operar con mejor rendimiento y, en su lugar, realizar auditorías de calidad de los datos", declara Gordon. "Su rol ha cambiado de la entrada de datos a la evaluación de los mismos".