El Broward College trata de ofrecer a su amplio alumnado de 68 000 estudiantes el acceso que necesitan para lograr sus metas educativas y profesionales. "Fomentamos el acceso para los estudiantes dondequiera que estén en el proceso educativo", dice J. David Armstrong, presidente de la facultad.
Sin embargo, el compromiso del Broward College con el acceso no acaba en su alumnado. Desde la implementación de Workday en la facultad, el personal administrativo ha obtenido acceso a las herramientas y los datos que necesita para operar de forma más estratégica. A su vez, la facultad ha podido destinar más recursos al objetivo primordial: el éxito estudiantil.
Workday nos ayuda a orientar los recursos hacia los estudiantes y su éxito, y menos hacia la tecnología.
Executive Director for HR
Una mejor manera de cambiar y adaptarse
"Estamos centrados en los estudiantes y somos en gran medida una institución académica", dice Armstrong. "Pero, fundamentalmente, aún gestionamos personas y tenemos problemas en el área de RRHH, como cualquier otro. Antes de Workday, operábamos con un antiguo sistema ERP legacy que se diseñó junto con otras facultades. No obstante, desde hacía tiempo, sabíamos que necesitábamos un sistema más eficaz".
Anteriormente, la facultad utilizaba más de 40 productos de software distintos. El sistema antiguo era tan complejo que Armstrong calcula que solo alrededor de un tercio de los empleados podía realmente usarlo.
"El sistema se creó entre finales de los 80 y principios de los 90", según la Dra. Denese Edsall, Executive Director for Human Resources and Equity. "Era muy transaccional y no había mucha capacidad para generar informes o sacar datos para tomar decisiones sobre la gestión". El Broward College se percató de que necesitaba hacer un cambio para mantener el rápido crecimiento de la institución.
La facultad comenzó la búsqueda de un nuevo producto basado en tecnología cloud que le ofreciera la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios futuros, facilitara el intercambio de información y proporcionara movilidad, lo último en acceso, para realizar transacciones desde cualquier dispositivo. Encontró todo esto en Workday.
El departamento de TI estaba especialmente interesado en un sistema que ofreciera flexibilidad y adaptabilidad. "Buscábamos algo que fuera realmente configurable y que pudiéramos controlar sin tener que hacer muchas personalizaciones", señala Patti Barney, Vicepresidenta de Information Technology de la facultad. Cuando examinó Workday, le impresionaron los analytics integrados y los controles.
"Las aplicaciones se basan en procesos de gestión. La capacidad de exponer las reglas de gestión y de ser flexible era importante para nosotros. Queríamos un producto basado en tecnología cloud que pudiéramos configurar, lo que me evitaría contratar programadores o dedicar mucho tiempo a escribir código", comenta.
"El órgano legislativo crea nuevas reglas constantemente y tenemos que adaptarnos y cambiar con rapidez, algo evidentemente nada fácil con nuestro sistema legacy. Workday le dio un giro a nuestra situación", afirma. "Además, nuestra estrategia tecnológica nos hace buscar formas de reducir la complicación mediante el cambio a un único proveedor para poder salir del sector de la personalización y el desarrollo de aplicaciones".
El uso de datos para dar soporte al objetivo
El equipo del Broward College ve varias ventajas al hecho de tener acceso a la información de las finanzas y de RRHH en tiempo real en un Core unificado de datos.
"Debido a que Workday es un sistema integrado en tiempo real, podemos recopilar datos en cualquier momento", declara Tom Olliff, Vicepresidente sénior de Administration de la facultad. "Podemos ver no solo dónde estábamos hace un trimestre, sino también dónde estamos ahora. Como no esperamos al final de un periodo para ajustarnos, podemos hacerlo en medio de uno. Si las inscripciones no llegan o si llegan en grandes cantidades, podemos hacer los ajustes necesarios sobre la marcha".
El año pasado, el Broward College pudo reasignar importantes recursos a los estudiantes gracias a los insights obtenidos con Workday Financial Management. "Nos permitió examinar los recursos no utilizados a lo largo del año y destinarlos a áreas más productivas", dice Olliff. "Como consecuencia, el año pasado pudimos trasladar casi nueve millones de dólares de la parte administrativa a la parte académica de la institución y esto nos posibilitó dedicar muchos más recursos a nuestras iniciativas de éxito estudiantil".
Workday Financial Management también ayuda a la facultad a hacer frente a unos presupuestos estatales que habitualmente son ajustados. "Los insights que conseguimos de Workday nos permitieron centrarnos específicamente en aquellas áreas donde necesitábamos reducir el presupuesto para saber que esto no afectaría al éxito estudiantil", declara.
"Lo importante es que aumente el número de estudiantes que se gradúen y consigan buenos puestos, y que los docentes dediquen menos tiempo a lidiar con la administración y más tiempo y talento a enseñar a los alumnos", explica. "Broward tiene la misión de cambiar la vida de los estudiantes. Creemos que podremos hacerlo mejor con los insights y las métricas que tenemos gracias a Workday".
El presidente Armstrong coincide en que Workday ha mejorado la capacidad de la facultad para tomar decisiones estratégicas. "Creo que el éxito de cualquier empresa depende, en parte, de su capacidad para acceder a la información en cualquier momento que se necesite y de poder tomar buenas decisiones sobre la gestión. Workday será, en su máximo desarrollo, cada vez más potente para nuestra institución, ya que podremos tomar decisiones con mayor rapidez gracias a una información más completa".
Workday será cada vez más potente para nuestra institución, ya que podremos tomar decisiones con mayor rapidez gracias a una información más completa.
Presidente
El diseño de Workday Student
Además de utilizar las aplicaciones de Workday para los docentes y el personal del Broward College, la facultad es un partner de diseño de Workday Student, puesto que colabora en el desarrollo de un sistema cloud de información enfocado a los estudiantes, algo que Armstrong cree que debería haberse hecho hace tiempo. "Hace más de 15 años que no se diseña un nuevo sistema de información para los estudiantes. Como es evidente, los sistemas legacy existentes no hacen lo que necesitamos hacer con nuestros alumnos actualmente", subraya.
"No conozco a ninguna empresa más que esté diseñando un nuevo producto que nos ayude a implicarnos, interactuar y gestionar mejor a los estudiantes y que también les ayude a administrar su vida, como puede ser con la programación de los cursos y la adhesión al objetivo académico o profesional", dice. "Todo el país está centrado en cómo podemos ayudar a más estudiantes a conseguir sus metas académicas y educativas. Este sistema ayudará a los estudiantes a tener más éxito".
Workday Student incluye una solución de reclutamiento, Workday Student Recruiting, y una solución de admisión de alumnos, Workday Student Admissions, que aprovechan las capacidades móviles de la plataforma. Como afirma Armstrong: "Nuestro paquete de reclutamiento anterior a Workday eran el papel y el lápiz y las hojas de cálculo de Excel". Además, añade: "Ahora, los seleccionadores pueden llevar sus dispositivos de mano u ordenadores portátiles a un instituto y utilizar los datos que hemos cargado de antemano cuando se dirigen a los estudiantes".
El apoyo al crecimiento y al éxito de los estudiantes
Edsall ha quedado impresionada por el modo en que Workday ha ayudado a la facultad a gestionar el crecimiento de la institución. "Aunque la facultad esté creciendo, no hemos contratado más profesionales de RRHH. Le atribuyo el mérito a Workday porque creo que si hubiéramos mantenido el sistema anterior, a estas alturas estaría pidiendo más empleados. No habríamos podido gestionar el volumen", dice.
"Cuando empezamos el proceso de Workday, creíamos que podrían centrarse más en el éxito de los estudiantes, que es lo que realmente importa en el Broward College, si quitábamos parte de la carga de los campus al contratar a personal y asegurarnos de que hacen los viajes y de que sus peticiones de compra están completas. Y creemos que es exactamente lo que ha ocurrido", dice.
"En cuanto a la capacidad de generar informes y de usar métricas para impulsar decisiones, hemos sido capaces de hacer avanzar a la institución 15 años. Todo ello ha sido parte de nuestra experiencia con Workday".
El presidente Armstrong está de acuerdo: "Creemos que la solución, en especial Workday Student, nos ayudará a llegar a más estudiantes y a orientarlos hacia una trayectoria profesional de éxito. Pero, lo que es más importante, ayudará a las personas de las comunidades de todo Estados Unidos a acceder a una educación superior o universitaria que les abra camino a una buena carrera profesional".
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