En un principio, Avago era la división de semiconductores de Hewlett Packard. Gracias a sus profundas raíces en Silicon Valley, la empresa se ha hecho un hueco en el panorama mundial. Sus productos se utilizan en teléfonos inteligentes, electrónica de consumo, almacenamiento y servidores empresariales, y electrónica industrial. Sus clientes abarcan desde LG y Samsung hasta Cisco y Siemens.
La empresa, que opera en más de una docena de países de todo el mundo, tiene ahora dos sedes, una en Singapur y otra en San José (California), para gestionar su alcance global. El deseo de atender mejor a sus empleados globales llevó a Avago a elegir Workday.
Búsqueda de una solución global y rentable
Chong Yee Lin, Global HRIS Senior Manager de Avago, recuerda el viaje, que comenzó en 2008, poco antes de que la empresa saliera a bolsa.
"Buscábamos un servicio empresarial cloud que ofreciera una alineación global de los procesos", afirma. "Queríamos autoservicio para los mánagers y los empleados, así como un sistema fácil de usar e intuitivo para implementarlo en todo el mundo".
Los dos sistemas ERP legacy de Avago no solo carecían de autoservicio, sino que tenían que conciliarse continuamente. Los datos obtenidos de un sistema tenían que introducirse manualmente en el otro. Como el equipo de RRHH no podía obtener datos completos de ninguno de los dos sistemas, utilizaban una herramienta de información de terceros. "Era demasiado trabajo manual", recuerda Yee Lin.
La empresa quería un sistema que fuera fácil de cambiar y actualizar sin necesidad de pasar por un proceso largo y costoso como el que requerían sus sistemas legacy. La facilidad de uso fue otro aspecto importante que se tuvo en cuenta. "Hicimos una prueba de usuario final e hicimos que los empleados calificaran los sistemas", afirma Yee Lin. "Preferían Workday. Era más intuitivo que el resto en términos de aspecto y apariencia".
Pero sobre todo, el equipo de Avago quería una solución rentable. "El motor general fue la selección de la plataforma más sólida y económica entre las evaluadas", explica Yee Lin.
Aunque Avago había estudiado versiones recientes de sus sistemas ERP legacy, rápidamente se dieron cuenta de que una solución cloud les permitiría ahorrar dinero. "Uno de los factores clave fue que Workday es un software como servicio. Si se compara con las implementaciones on-premise, el ahorro de costes de SaaS era evidente", afirma Yee Lin. Si se compara con las implementaciones on-premise, el ahorro de costes de SaaS era evidente", afirma Yee Lin.
Implementación en tiempo récord con integraciones fluidas
Una vez que el equipo eligió Workday, la cuestión pasó a ser la rapidez con la que se podía implementar globalmente. ¿Su objetivo? Lograr una implementación completa en siete meses.
"Nos preguntamos si era posible", afirma Yee Lin. "En aquel momento, la empresa era algo más pequeña y operaba en 16 países. Por lo que teníamos 12 monedas diferentes y algunos requisitos lingüísticos. Workday pudo asociarse con nosotros y confirmarnos que se podía hacer en siete meses. Con las otras aplicaciones de la competencia, nos habría llevado un año o incluso más. Así que cumplimos nuestros objetivos".
El sistema de actualizaciones de Workday, que se proporciona varias veces al año, hace que las aplicaciones de Avago estén siempre al día y tengan las últimas innovaciones. El equipo de Yee Lin tenía una larga lista de solicitudes de cambio antes de implementar Workday. "El tiempo de implementación se fijó en dos años", afirma. Sin embargo, el retraso disminuía con cada actualización.
"Descubrimos que muchas de las funciones que considerábamos que era bueno tener o incluso que eran fundamentales, podíamos activarlas fácilmente", asegura. "Algunas venían simplemente con el lanzamiento y otras tuvieron que configurarse. Por tanto, teníamos la oportunidad y la flexibilidad para decidir y priorizar las que podíamos manejar. Podemos decidir dentro del equipo cuándo activar esas funcionalidades".
Al igual que cualquier empresa global compleja, Avago tiene varios sistemas que requieren integración. La capacidad de Workday para facilitar la integración fue otro punto clave de venta.
"Uno de los objetivos de la implementación que se pusieron en marcha era que las interfaces no se dividieran", afirma Yee Lin. "Teníamos una lista de cerca de 20 interfaces corporativas que nutren varias partes de la empresa. Las principales interfaces se dirigen a nuestro sistema ERP para encargarse de la logística de aprovisionamiento. Además, teníamos interfaces que alimentaban la autenticación y la creación del inicio de sesión único en otras partes de la empresa. No obstante, la primera interfaz que no podía dividirse era la de las nóminas".
En general, desde el punto de vista funcional de los RRHH y la interfaz, la implementación se desarrolló sin problemas y sin que se dividieran las interfaces. Esto incluía la integración fundamental con los sistemas de nómina locales.
De muchos a uno
Después de tres años y medio, la experiencia de Avago con Workday ha aportado algunos beneficios clave.
Yee Lin confiesa que la empresa observó los beneficios financieros al inicio de la implementación. Avago también está experimentando las ventajas de sustituir varios sistemas por uno solo. "La facilidad de mantenimiento y el beneficio ha sido un sistema todo en uno", afirma. "El aspecto y la apariencia son los mismos. Anteriormente, los gastos se alojaban en un sistema diferente y los empleados tenían que iniciar sesión de otra manera. Ahora, todo pasa por la misma interfaz de usuario. La información sobre la jerarquía de los empleados y las relaciones de informes de mánagers para su aprobación se encuentran en el mismo sistema. Todas las funciones utilizan el mismo workflow y no se requiere formación adicional".
Antes de Workday, la empresa era incapaz de obtener un headcount global preciso sin la necesidad de realizar el trabajo manualmente. Los datos tenían que introducirse a mano a partir de hojas de cálculo que llegaban de los distintos países. El equipo de Yee Lin solo podía producir los datos en cuanto los recibía. "Por ello, había veces que no conseguía el recuento correcto en un momento determinado", asegura. Ahora dispone de un informe de headcount global en todo momento. "Y aparecen los desgloses por país, el headcount en tiempo real y su población", afirma. "Se puede desglosar fácilmente por empleados o colaboradores externos. Los jefes de división pueden consultar rápidamente su propia lista en tiempo real".
Las capacidades de analytics en tiempo real de Workday han ayudado a la empresa al proporcionarle una sola visión global de datos críticos específicos. "Podemos colocar informes clave en el tablero de mando para que todos los mánagers los vean o para que todos los partners de negocio de RRHH los tengan como un informe estándar", afirma. "Se utilizan durante los lanzamientos de programas clave".
"La ventaja es que podemos implementar informes a nivel mundial que puede ver el equipo global de apoyo empresarial de RRHH. Tendremos una vista estándar que podrá dividirse por regiones si es necesario".
Workday ha ayudado a Avago a gestionar su doble sede en Singapur y San José al permitir que ambos equipos vean la misma información. "Tenemos muchos informes cruzados de Asia a Estados Unidos y viceversa", asegura Yee Lin. "Por ejemplo, cuando los programas globales se implementan desde Estados Unidos, como los de compensación, cada vez tenemos menos problemas de integridad de datos. Desde el principio, los mánagers y los empleados pueden ver sus datos".
Posicionados para el futuro
La empresa también está descubriendo las ventajas de las capacidades móviles de Workday. Ahora utilizan el móvil para capturar recibos y se dan cuenta de su potencial para muchos otros usos. "El móvil es un área en la que queremos centrarnos más", afirma Yee Lin. "Sin duda, es una ventaja poder ver los informes del tablero de mando en un iPad o teléfono móvil". Asimismo, ve la ventaja de obtener las aprobaciones de gestión en los dispositivos móviles. En lugar de limitarse a ver la información, los mánagers pueden actuar sobre ella fácilmente cuando les resulte conveniente.
Por último, el equipo de RRHH puede dedicar su tiempo a un trabajo más estratégico. "Ahora, ya no hay que entrar manualmente", comenta. "Sentimos que tenemos más control sobre el área de RRHH porque no nos hace falta realizar solicitudes de configuraciones especiales. El equipo de RRHH posee esta capacidad y puede asociarse con el de TI en un trabajo de interfaz más estratégico".
"Ahora mismo, todavía nos definimos como un poco administrativos, pero creo que Workday hará que nos centremos más estratégicamente", añade.
"Suele haber resistencia al cambio, pero nuestra experiencia demuestra que se puede superar fácilmente", concluye. "Pensábamos que la gestión del cambio iba a suponer un reto importante, pero ha resultado ser algo sin importancia. No tener noticias en ese momento es una buena noticia".