¿Qué es un HRIS? Cómo evolucionan de la mano TI y RRHH.
Ahora más que nunca, las empresas de éxito son aquellas en las que los departamentos de RRHH y de TI trabajan mano a mano. Un sistema de información de recursos humanos (o HRIS, por sus siglas en inglés) es la herramienta perfecta para poner en sintonía ambos departamentos.
En el nuevo mundo del trabajo, los datos lo son todo. Tanto si se centra en la gestión de capital humano, la gestión del desempeño o la experiencia del empleado, los datos de los empleados se han convertido en un factor decisivo para determinar el éxito de los resultados de la empresa. Por eso, encontrar el sistema de información de recursos humanos, o HRIS, adecuado es cada vez más vital para las empresas.
Según esta encuesta de Human Resource Executive efectuada a 500 profesionales de RRHH, el 44 % de los encuestados piensa que la tecnología de RRHH o fuerza laboral más importante que utilizan es su HRIS, lo que la coloca por encima incluso de la tecnología de RRHH fundamental, como la gestión de nóminas, control de tiempos y asistencia, con un 42 %. Ahora bien, ¿qué es un HRIS y por qué las soluciones de RRHH son tan importantes para las empresas en estos momentos?
¿Qué es un sistema de información de recursos humanos?
Un sistema de información de recursos humanos funciona principalmente como una base de datos centralizada para muchas responsabilidades administrativas de RRHH, como la gestión de ausencias, la gestión de beneficios y la gestión de compensación. Un HRIS integra diversas funciones de RRHH en un diseño de un solo sistema para recopilar datos cómodamente y compartirlos entre los departamentos.
En algunos casos, es posible que veas que a un HRIS se le llama "sistema HRIS". Del mismo modo que decir "número PIN" (PIN significa "número de identificación personal"), decir "sistema HRIS" es redundante. Sin embargo, ayuda a aclarar el significado de la sigla, sobre todo cuando se hace referencia a más de un HRIS.
¿Qué ejemplos hay de HRIS?
Decidir qué HRIS es adecuado para su empresa puede ser un proceso complicado. De hecho, según el informe "Software Path 2022 HRIS Report", de media, las empresas invierten hasta 15 semanas en elegir un HRIS. Incluso con una buena comunicación en el lugar de trabajo, puede ser difícil tomar decisiones de software importantes de forma precisa y eficiente.
Es importante saber cuáles son las necesidades empresariales que su HRIS pretende satisfacer. Además, debe asegurarse de que sus equipos de RRHH y TI trabajen mano a mano para tomar esa decisión. Estos son unos cuantos ejemplos de las funciones que puede desempeñar un HRIS.
HRIS operativo: un HRIS operativo recopila datos fundamentales de recursos humanos, como la demografía de los empleados, las métricas de evaluación y los detalles de la posición del puesto. Este sistema ayuda a agilizar las tareas de RRHH rutinarias y, al mismo tiempo, empodera a los mánagers para contratar, evaluar y promover a los miembros del equipo con mayor confianza.
HRIS estratégico: un HRIS estratégico permite sobre todo supervisar los recursos de mano de obra para respaldar la planificación de la fuerza laboral y la estrategia. Incluye datos como la fuerza laboral disponible, las skills y la opción de comparar y contrastar esta información de los empleados con los objetivos a largo plazo de la compañía, lo que permite a las empresas expandirse o evolucionar con confianza.
HRIS táctico: un HRIS táctico proporciona a los responsables de tomar las decisiones la base que necesitan para determinar cuál es la forma más eficaz de asignar los recursos y el presupuesto. Al comparar los datos de la competencia, los planes de compensación existentes y los requisitos jurídicos locales, los responsables de personal pueden tomar decisiones a nivel general con mayor facilidad.
HRIS integral: aunque todos los HRIS anteriores tienen un enfoque específico, un HRIS integral optimiza esas funciones en un diseño de un solo sistema. Las grandes empresas prefieren una plataforma HRIS todo en uno, donde el coste financiero se justifica por el tiempo ahorrado.
Un HRIS integra diversas funciones de RRHH en un diseño de un solo sistema para recopilar datos cómodamente y compartirlos entre los departamentos.
¿Qué diferencias hay entre HRIS, HCMS y HRMS?
Según el libro electrónico de Productiv The State of SaaS Sprawl, la empresa promedio ahora utiliza 254 aplicaciones de SaaS, y esa cifra asciende a 364 en el caso de las grandes empresas. Conocer las distinciones entre las distintas soluciones de RRHH puede ahorrarle a su empresa un tiempo y un dinero preciosos. Además, puede ayudarle a asegurarse de que las funcionalidades de sus soluciones existentes no se superpongan.
Dado que los términos "HRIS", "sistema de gestión de recursos humanos" (HRMS) y "sistema de gestión de capital humano" (HCMS) hacen referencia a un software de RRHH, a menudo se usan indistintamente. Por "HCMS" también puede entenderse en un sentido más general la categoría de la tecnología de RRHH. Sin embargo, cada sistema de RRHH tiene capacidades distintas:
HRIS: un HRIS recopila y almacena datos de los empleados. Recopila información sobre el perfil demográfico de los empleados, el estado del puesto, la información de contacto y la compensación, entre otros aspectos.
HRMS: un HRMS amplía las herramientas de gestión de datos de un HRIS para incluir una gama más amplia de software y utilidades. El término surgió a principios del siglo XXI para definir soluciones de software de RRHH que facilitan la gestión de nóminas, el seguimiento de los aspirantes y la gestión de los beneficios y del talento.
HCMS: un HCMS abarca la funcionalidad de un HRIS y un HRMS, al tiempo que admite una gama más amplia de funciones de RRHH, incluida la experiencia del empleado y los analytics. En general, HCM se utiliza en gran medida para referirse a suites de RRHH diseñadas esencialmente para ser soluciones cloud y, de este modo, garantizar su constante adaptabilidad.
A pesar de las distinciones indicadas, los términos "HRIS", "HRMS" y "HCMS" se siguen usando de forma incoherente, lo que puede dificultar la evaluación de las soluciones de RRHH. En Workday, utilizamos el término "HCM" para referirnos a nuestra suite principal de RRHH, que abarca la gestión de recursos humanos, la experiencia del empleado, la gestión de la fuerza laboral, etc.
Los seis componentes de los sistemas de información de RRHH.
Según el whitepaper Sapient Insights Group 2022–2023 HR Systems Survey White Paper, las empresas aumentan sus resultados de negocio positivos un 12 % cuando cuentan con una estrategia de sistemas de recursos humanos, con respecto a cuando no la tienen. Un componente esencial de esa estrategia de sistemas consiste en conocer todas las soluciones que utilizan sus equipos de RRHH y TI. Estos son los seis componentes que toda plataforma HRIS debe tener.
1. Gestión de bases de datos
La función principal de un software HRIS es actuar como una base de datos centralizada de los datos de los empleados. El HRIS que elija debe permitir a su equipo introducir, gestionar y compartir información de recursos humanos con facilidad. Del mismo modo, un HRIS sólido debería permitir a los profesionales de RRHH obtener rápidamente analytics para tomar decisiones cruciales para la empresa.
Ahora bien, es un error contemplar el HRIS como una caja fuerte a la que solo pueden acceder los especialistas en RRHH y TI. A un empleado, acceder a sus propios datos le debería resultar igual de fácil que a los profesionales de RRHH. Permitir que los empleados accedan al HRIS no solo aumenta su autonomía, sino también la confianza y reduce el riesgo de desgaste profesional.
2. Optimización de la mano de obra y la planificación
Toda iniciativa de optimización de la mano de obra debe tener en cuenta en primer lugar el recurso más valioso que tiene una empresa: el tiempo de los empleados. No se puede aumentar la productividad sin saber primero en qué proyectos están trabajando sus empleados y cuándo. Basta con un sencillo software para fichar conectado a su HRIS para favorecer que las hojas de horas reflejen la realidad y que la configuración de horarios sea eficiente.
Un HRIS también permite a los mánagers controlar la asistencia de los empleados de diversas funciones. Dado que las herramientas de gestión de la fuerza laboral están conectadas directamente a otras funciones de RRHH como, por ejemplo, la gestión de nóminas, las acciones de los mánagers se transfieren automáticamente a otras bases de datos. Por ejemplo, las solicitudes de ausencias se reflejan de inmediato en el salario del empleado.
3. Gestión de nóminas y de la fuerza laboral
La gestión de nóminas y de la fuerza laboral ha sido históricamente uno de los aspectos de la carga de trabajo de un departamento de RRHH que más tiempo llevan. Sin embargo, un HRIS reduce drásticamente el tiempo necesario para gestionar la compensación del empleado, al automatizar los procesos de RRHH y reflejar de forma automática los cambios provocados por ajustes en los salarios o los códigos tributarios.
Un software inteligente de gestión de nóminas también puede proporcionar analytics e insights que de otro modo se perderían. Las empresas pueden identificar el efecto de los cambios sobre la compensación, teniendo en cuenta la satisfacción de los empleados y el mercado en general. Predecir los resultados de las decisiones financieras es esencial en el volátil panorama económico actual.
4. Selección y retención de talento
Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas es la gestión del talento. Según un informe reciente de Workday, el 27 % de los empleados estaban en riesgo de dejar su puesto. Para reducir ese porcentaje, es importante que las empresas cuenten con las herramientas adecuadas para la selección de talento y su retención.
Un HRIS facilita la contratación porque permite a las empresas hacer un seguimiento de cuáles son las personas adecuadas para los puestos pertinentes. Además, contribuye a promover una experiencia de incorporación más sólida, al garantizar una coherencia integral en términos de formación, pero adaptándose al mismo tiempo a las necesidades particulares de cada empleado.
5. Interfaz de empleado
Cuando se habla del futuro de los RRHH, se suele mencionar el autoservicio tanto para el empleado como para los mánagers. Un HRIS aporta el beneficio de que optimiza las solicitudes de RRHH en una sola plataforma. Los empleados pueden utilizar una sola solución para ver información sobre el rol de un puesto, realizar un seguimiento básico de las horas y los gastos y actualizar la información personal. Esto hace que un HRIS sea un componente esencial de la moderna prestación de servicios de RRHH.
A la hora de estudiar qué herramienta de RRHH es la más adecuada para su empresa, vale la pena evaluar la facilidad de uso de la interfaz. Los empleados esperan cada vez más que la tecnología de trabajo tenga el mismo nivel de sofisticación que sus dispositivos inteligentes personales. Proporcionar una interfaz fácil de usar para su solución de información de RRHH puede ser una forma rápida de aumentar la implicación del empleado.
6. Gestión de beneficios
Uno de los aspectos que más han cambiado en la experiencia del empleado durante la última década han sido las expectativas de los empleados, sobre todo en lo referente a los beneficios. Donde antes los empleados solo negociaban en función del salario y las vacaciones y permisos remunerados, ahora se incluyen muchas más opciones. La escala de los beneficios pueden variar: desde refrigerios hasta días de voluntariado o un seguro de salud privado.
Con un HRIS, adquiere una visibilidad total de cada uno de estos beneficios, lo que incluye qué empleados los reciben. El propio HRIS también puede ofrecer un valor añadido para los empleados. Un empleado debería poder ver su paquete de compensación con la misma facilidad con la que solicita vacaciones y permisos.
Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas es la gestión del talento. Según un informe reciente de Workday, el 27 % de los empleados estaban en riesgo de dejar su puesto.
¿Cuál es el futuro de los sistemas de información de RRHH?
Cuando miramos hacia el futuro de los HRIS, tenemos que hacerlo dentro de un marco de colaboración. Las empresas que aíslen las decisiones relativas al software en TI o en RRHH lo tendrán difícil para lograr la aceptación de la alta dirección. O, lo que es aún peor, carecerán de una estrategia coherente a largo plazo para sus sistemas y soluciones de recursos humanos.
Ahora que las empresas recurren a los responsables de RRHH para fundamentar las decisiones relativas a la fuerza laboral, los roles de RRHH evolucionan para volverse más estratégicos. A pesar de eso, en el whitepaper Sapient Insights Group 2022–2023 HR Systems Survey White Paper se observó un descenso del 33 % entre los encuestados con más de 10 años de experiencia en el ámbito de la tecnología de RRHH. Es fundamental evitar que aumente la rotación, sobre todo en el caso de los empleados con experiencia.
Para que las empresas tengan éxito, tienen que invertir en sus personas. Su HRIS debe poder proporcionar datos y análisis en tiempo real para fundamentar las decisiones empresariales. Ahora bien, si no cuenta con los estrategas adecuados, esos analytics son inútiles. Con solo empoderar a sus personas, podrá aprovechar el verdadero valor de sus soluciones de RRHH.