Los tres mayores retos para las empresas internacionales y cómo afrontarlos

 

Este artículo, escrito por Christy Sasser, apareció originalmente en inglés en el blog de Workday. Pensamos que también sería de interés para los lectores hispanohablantes, por lo que lo ofrecemos traducido a continuación.

La gestión de empresas internacionales se ha vuelto cada vez más compleja. Afrontan cambios constantes, como el fortalecimiento económico de mercados emergentes, el ascenso del nacionalismo económico y la proliferación de normativas como las del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la reforma fiscal en Estados Unidos. A tanta tensión se añaden la creciente amenaza del la ciberdelincuencia y los riesgos para la privacidad de los datos, la lucha por el talento y el ritmo acelerado de la innovación tecnológica.

Tal complejidad plantea considerables retos operativos, especialmente cuando las empresas se expanden a nuevos mercados. Los problemas suelen ser de tres tipos:

Problema 1: dificultades para analizar el desempeño y elaborar informes

Cuando una empresa expande su ámbito geográfico y sus líneas de productos, aumenta la dificultad para evaluar e informar sobre el desempeño de forma continuada, y eso aumenta el riesgo de que la dirección tome decisiones erróneas. El motivo: es habitual que una empresa que vende los mismos productos y servicios en varios países utilice distintos sistemas financieros y aplique distintas definiciones de datos a las actividades en cada región. En consecuencia, cada ubicación corre el riesgo de interpretar de forma distinta el desempeño de las mismas líneas de producto y servicios, y crear informes al respecto también distintos al modo requerido por la sede central. Esto podría provocar análisis erróneos y afectar a las decisiones. Por ejemplo, ciertas áreas de un negocio pueden parecer más rentables de lo que son en realidad.

Problema 2: falta de control financiero

Otro problema al que se enfrentan las compañías internacionales es el del mantenimiento del control financiero de las operaciones, especialmente al entrar en mercados pequeños o emergentes. Muchas empresas carecen de procesos estandarizados con los controles oportunos para garantizar el cumplimiento normativo en todas las ubicaciones, por ejemplo en lo referente al modo en que deberían asociarse con los proveedores locales o al número de cuentas bancarias que puede tener una empresa local. La ausencia de esos procesos dificulta la comprensión y el seguimiento de la situación de los activos empresariales e incrementa el riesgo de actividades fraudulentas. Al mismo tiempo, aunque existan controles, suelen ser manuales, limitados a países concretos y difíciles de ver o auditar desde otros países.

Problema 3: cumplimiento de normativas locales

El cumplimiento de leyes y reglamentos locales y regionales (por ejemplo, de obligaciones tributarias, leyes sobre privacidad, leyes contra el blanqueo de capitales o reglamentos sobre nóminas y contabilidad) puede dar muchos dolores de cabeza a las empresas. Gestionar de forma centralizada los requisitos exclusivos de ubicaciones específicas puede resultar excesivo, por lo que algunas empresas optan por dejar el cumplimiento relativo a los informes en manos de las ubicaciones secundarias y la gestión de los requisitos locales en manos de agencias de contabilidad. También hay empresas que optan por crear departamentos locales de finanzas en cada país, lo que aumenta la ineficiencia y la complejidad.

Fisuras en la base tecnológica

Una de las causas principales de estos retos operativos es la falta de conexión entre los sistemas que sustentan el negocio, especialmente en funciones como las de finanzas. Los sistemas ERP convencionales no están a la altura de la complejidad del entorno empresarial.

Tradicionalmente, las empresas en expansión implementaban un sistema ERP legacy en la sede central y sistemas de contabilidad específicos de cada región o país en los demás países en los que estaban presentes, principalmente debido a los altos costes asociados con la implementación de soluciones legacy para ubicaciones más pequeñas. Como resultado, muchas empresas tienen sistemas financieros dispares: de marcas distintas, versiones diferentes, en diversas plataformas e implementados por múltiples integradores de sistemas.

Cada uno de esos sistemas tiene sus propios procesos, su propio modelo de seguridad y su propia versión de "los datos" que casi nunca están completos ni sincronizados entre sistemas. Esto crea grandes obstáculos para recopilar, conciliar y consolidar datos, y para entender qué ocurre en las ubicaciones que están lejos de los auditores e interventores corporativos.

 

Muchas empresas suelen enfrentarse a un único gran problema: no tener una sola fuente de información para sus datos.

 

Además, los sistemas ERP convencionales tienden a tener arquitecturas rígidas. Cuando los procesos de negocio diseñados para la sede central se implementan en entidades locales o regionales, puede que no sea fácil explicar o soslayar las complejidades en la ubicación local, que podría tener solo un par de usuarios del sistema.

Los avances en los sistemas financieros están ayudando a las empresas internacionales a abordar muchas de esas dificultades basándose en tres factores cruciales:

Una sola fuente de información

Uno de los recursos más valiosos de la empresa actual son los datos. Las empresas que los usan eficazmente pueden obtener insights más pormenorizados del negocio, mejorar la toma de decisiones e incrementar la precisión de sus planificaciones y previsiones, todo lo cual puede contribuir a un mejor desempeño.

Muchas empresas suelen enfrentarse a un único gran problema: no tener una sola fuente de información para sus datos. No es fácil tomarle el pulso a la empresa si sus datos estás diseminados en 20 o 30 sistemas financieros. Los análisis e informes de los resultados son arduos y laboriosos, y la información acaba por quedar desfasada y sujeta a errores.

Este problema se ha solventado mediante la innovación de los sistemas financieros en los últimos diez años, haciendo uso de tecnología "in-memory" y cloud. Estos sistemas cloud integran análisis y gestión financiera en un solo sistema global, creando una sola fuente de información para empresas que realizan análisis y transacciones de datos. Con los datos almacenados in-memory, las empresas tienen insights en tiempo real y la posibilidad de ver resultados consolidados en cualquier momento.

Al tratar de perfeccionar los analytics de la empresa, la existencia de un solo sistema global de datos cobra aún más importancia. Se necesita una base que les permita integrar datos financieros y no financieros, y aplicar funciones de data science y machine learning para generar insights más avanzados, tales como análisis predictivos y prescriptivos.

Estandarización global, configuración local

La estrategia empresarial global idónea permite que una empresa tenga prácticas globales y gestión local. Pero el diseño de los sistemas ERP convencionales no incluye esa flexibilidad. Los sistemas financieros cloud cuentan con una particularidad esencial que permite ese equilibrio: workflow integrado en el core del sistema. Así las empresas pueden estandarizar procesos globalmente y las ubicaciones individuales pueden crear y modificar procesos, y asignar roles donde sea necesario.

Por ejemplo, si hay procesos con niveles de aprobación delegados (entre ellos, aprobaciones de asientos o de facturas de proveedores), se pueden estandarizar a nivel global pero también configurar en países individuales en los que los niveles corporativos internacionales podrían ser incompatibles con el tamaño de la empresa local. Con ello, además de mejorarse la eficiencia y el control, se incrementa la aceptación de los procesos a nivel local.

Enfoque preventivo para el control y el cumplimiento normativo

Es importante que las empresas internacionales tengan controles establecidos en todas las ubicaciones y grupos para garantizar el cumplimiento normativo. Sin ellos, una empresa está expuesta a actividades fraudulentas y dedica tiempo y recursos significativos al análisis retrospectivo cuando se producen problemas.

Los sistemas financieros cloud adoptan un enfoque preventivo para el cumplimiento normativo, integrando el gobierno y el control como elementos básicos. Con workflow integrado, toda la actividad se modela, gobierna y autodocumenta en un solo sitio. Para que algo ocurra en el sistema, se debe modelar previamente en el workflow, por lo que las empresas pueden establecer controles para todos los procesos y actividades. Por ejemplo, las empresas pueden establecer controles que impidan el pago de un bonus a un empleado a menos que lo apruebe una persona con un rango específico.

 

Cuando es posible auditar todas las transacciones en un solo sistema global, los auditores pueden verlas desde cualquier ubicación, lo que reduce la complejidad, el tiempo y el coste.

 

Uno de los problemas principales de la creación de controles estrictos usando sistemas convencionales es que sus funciones de cumplimiento normativo, controles internos y auditoría constituyen soluciones aparte, al margen del sistema core para registro financiero, y eso puede suponer errores y riesgos considerables. La existencia de múltiples sistemas inconexos situados en ubicaciones remotas también dificulta y encarece la ejecución de auditorías globales, al obligar a los auditores a desplazarse a cada ubicación para revisar los datos. Cuando es posible auditar todas las transacciones en un solo sistema global, los auditores pueden verlas desde cualquier ubicación, lo que reduce la complejidad, el tiempo y el coste de las auditorías globales.

Los sistemas financieros cloud también ofrecen funciones para cumplir los nuevos reglamentos y normativas en cuanto entran en vigor, lo que reduce notablemente la cantidad de tiempo, dinero y recursos que normalmente hacen falta para garantizar el cumplimiento con sistemas legacy. Por ejemplo, si un país cambia los tipos impositivos, los equipos de finanzas podrán crear los nuevos valores en el sistema inmediatamente, en lugar de tener que esperar a que lo haga un proveedor de software.

Preparativos para el futuro

La complejidad del panorama empresarial seguirá aumentando. Las empresas internacionales tienen la oportunidad de afrontar estos retos operativos clave para crear una base firme que les permitirá seguir avanzando en la forma de usar datos, tomar decisiones y planificar con visión de futuro.