Este artículo, escrito por los redactores de Workday, apareció originalmente en inglés en el blog de Workday. Pensamos que también sería de interés para los lectores hispanohablantes, por lo que lo ofrecemos traducido a continuación.
Cómo Velux ha creado una sólida base para poder cumplir con el RGPD
El 25 de mayo de 2018, fecha límite para garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) se vislumbra en el horizonte. ¿Y qué están haciendo las empresas al respecto? En Workday Rising Europe, Jacob Kjeldgaard Olsen (director ejecutivo de estrategia y cambio de Velux) habló sobre la importancia de una base adecuada para cumplir el reglamento RGPD.
Hay tres factores impulsores de la decisión del fabricante de ventanas danés para implementar la aplicación cloud de gestión de capital humano de Workday. Los dos primeros coinciden con los de otros clientes de Workday de alto crecimiento: querían un sistema único capaz de administrar datos de los más de 10 000 empleados de Velux en 40 países, y la posibilidad de proporcionar a sus líderes y managers mejor información en la que basar la toma de decisiones empresariales más rápidas y acertadas.
Pero el tercer factor es uno que plantea dificultades a muchas empresas: el reglamento RGPD. Gartner prevé que, incluso para finales de 2018, más del 50 % de las empresas a las que concierne el RGPD no cumplirán plenamente sus requisitos. Ya en marzo de 2016, coincidiendo con el inicio del período de dos años estipulado para completar la adopción del RGPD, Velux se preparaba para comenzar su implementación de Workday tras haber evaluado cómo se recopila, administra y almacena la información sobre los empleados.
Cómo sentar las bases del cumplimiento normativo
La historia de Velux es similar a la de muchas empresas: tenían ambiciones de crecimiento y expansión, pero carecían de un sistema global y de procesos globales. Incluso antes de los requisitos impuestos por el RGPD, el cumplimiento normativo y la gestión de personas eran un quebradero de cabeza para Velux, a causa de los múltiples sistemas y la disparidad de datos existentes en la organización.
"Nuestra idea era que Workday reemplazara la mayoría de esos sistemas y nos suministrara las bases para cumplir con el RGPD." Jacob Kjeldgaard Olsen, Director Ejecutivo de Estrategia y Cambio de Velux
"Algunos datos de los empleados estaban en los sistemas de recursos humanos, otros en hojas de cálculo y bases de datos", cuenta Olsen. "O sea, había muchas herramientas y sistemas diferentes usados localmente. Algunas de nuestras ubicaciones tenían un conjunto razonable de procesos y software. Otras solo tenían lo básico."
"Es muy difícil colaborar en un entorno como ese. Y todavía más difícil dedicar atención al RGPD. Nuestra idea era que Workday reemplazara la mayoría de esos sistemas y nos suministrara las bases para cumplir con el RGPD", explica.
Una migración de datos bien hecha
Uno de los mayores retos a los que se enfrentaba Velux era la migración de datos a Workday desde sus sistemas más antiguos. De hecho, la transición se realizó en tres fases. La primera se centró en un número limitado de datos, de ubicaciones también limitadas, para crear prototipos de migración. Las dos fases posteriores incorporaron más datos, y cosas aprendidas en la primera fase.
"La migración de datos correcta era una parte importantísima del trabajo, y no era opcional", precisa Olsen. "Teníamos datos en muchos formatos diferentes. Muchos de los datos no estaban disponibles en formatos utilizables, porque las definiciones eran diferentes, o por otras razones, así que casi tuvimos que empezar de cero. Aunque pudimos copiar parte de esta información, gran parte del esfuerzo fue manual y esto no debe subestimarse. Para cumplir el RGPD, las empresas tienen que hacerlo bien."
Puesta en marcha y la cuenta atrás hasta mayo de 2018
Velux puso en marcha el sistema Workday en febrero de 2017. Fue un lanzamiento en el plazo previsto, dentro del presupuesto y con el alcance planificado originalmente. La implementación sentó las bases que Olsen necesitaba para el cumplimiento del RGPD, permitiendo la gestión global de los datos de los empleados, además de la creación de procesos de negocio y la documentación requerida para respaldar las futuras necesidades de cumplimiento.
"Ahora tenemos una base para el cumplimiento normativo de los datos de empleados, para poder gestionar información sobre nuestra plantilla de forma global y profesional", añade. "Y con nuestra expansión global continua, crece la necesidad de compartir datos de personas de diferentes países, algo que puede ser muy difícil sin una base como esta.”
RGPD como catalizador del cambio empresarial
A pesar de los sobradamente conocidos riesgos y posibles dificultades que entraña el RGPD, en opinión de Olsen el reglamento inminente también brinda la oportunidad de cambios positivos para la organización, tales como una mayor colaboración, adopción de soluciones por parte de los usuarios, optimización de procesos y oportunidades para la creación de valor.
Olsen concluye con un consejo para quienes sigan este proceso: hay que controlar firmemente el gobierno de datos, como parte esencial de cualquier proyecto de implementación; y transferir la propiedad de la gestión de datos a las operaciones, inmediatamente después de la puesta en marcha.