Este artículo, escrito por Mark Nittler, apareció originalmente en inglés en el blog de Workday. Pensamos que también sería de interés para los lectores hispanohablantes, por lo que lo ofrecemos traducido a continuación.

Regreso al futuro: Por qué no se ha producido aún la transformación financiera

¿Recuerda cómo eran las cosas a mediados de la década de los 80? Seguro que es el caso de algunos de nuestros lectores más veteranos. Pero por si hiciera falta refrescar memorias: Las películas más taquilleras fueron “Top Gun: Ídolos del Aire”, “Platoon” y “Cocodrilo Dundee”. Las listas de éxitos musicales inglesas las copaban The Bangles, Culture Club y The Pet Shop Boys. Todo el mundo seguía puntualmente series como “Canción triste de Hill Street” y “Cheers”, sin importar que hubiera anuncios.

Dicho lo cual, habrá lectores sumidos en la nostalgia de aquella época y lectores que por su edad no se imaginen un mundo sin Netflix en sus dispositivos móviles. En cualquier caso, creo que estaremos de acuerdo en que en los últimos 30 años el mundo ha cambiado enormemente y que la tecnología ha tenido una gran responsabilidad en ese cambio.

Las empresas también han tenido que afrontar numerosos cambios, y muchas lo han hecho con éxito y han conseguido crear sectores totalmente nuevos y generar ingresos millonarios. Pero otras empresas han desaparecido: Casi un 50 % de las compañías integrantes de las listas Fortune 500 y FTSE 100 en el año 2000 ya no figuran en esas clasificaciones actualmente.

¿Qué ha pasado? Algunas fueron absorbidas en las fusiones y adquisiciones globales ocurridas durante los últimos 30 años y aún en curso, y otras fueron víctimas de la crisis financiera y la gran recesión ocurrida a principios de este siglo. Pero muchas simplemente sucumbieron a las fuerzas de la disrupción digital. Ante el avance de la evolución tecnológica, su inacción facilitó la victoria de innovadoras empresas emergente y competidores más ágiles con métodos más nuevos, rápidos y eficaces de hacer negocios.

Teniendo todo eso en cuenta, puede parecer disparatado que la propia tecnología sea un obstáculo para el cambio, pero así ha sido y sigue siendo hoy en día para muchas empresas. Las compañías tienen dificultades porque gran parte de la tecnología utilizada para el negocio no está diseñada para ayudarles a adaptarse y destacar en esta era de disrupción digital. Se remonta a la época de Culture Club, cuando los requisitos empresariales (y ciertos gustos musicales) simplemente no eran los mismos que en la actualidad.

La tecnología originalmente diseñada para automatizar transacciones y contabilidad financiera dificulta el papel del departamento financiero como colaborador empresarial.

Un buen ejemplo de ello es cómo han afrontado la tecnología las organizaciones financieras durante los últimos 30 años. Como contable y auditor financiero que admite estar en proceso de recuperación, llevo en el mundo de las finanzas desde principios de los 80. En mi experiencia, la tecnología diseñada originalmente para automatizar transacciones y contabilidad financiera impide ahora la consecución del objetivo primordial de los departamentos financieros: ser un mejor socio del negocio de la empresa.

La función financiera actual tiene tres áreas de responsabilidad principales: el procesamiento y la contabilidad de transacciones; el cumplimiento normativo y el control; y la colaboración empresarial. Los responsable financieros se sienten frustrados porque sus equipos dedican demasiado tiempo a las dos primeras y demasiado poco a la colaboración estratégica que realmente necesitan sus empresas.

¿Qué aspecto tiene esta asociación estratégica? Requiere departamentos financieros que ofrezcan más datos que los registrados en la información del libro mayor, precisamente la finalidad de los sistemas antiguos. Con más variedad de partes interesadas y un panorama empresarial en continua evolución, se exige al departamento financiero que proporcione al resto de la empresa información contextual capaz de influir activamente en la toma de decisiones, una misión que está resultando difícil a la mayoría.

Además de crear muchas oportunidades de negocio nuevas, la tecnología también ha creado oportunidades de replantearse cómo construir los sistemas financieros y qué deberían ofrecer.

En resumidas cuentas, los departamentos financieros requieren una transformación. Necesitan un acceso más rápido a datos relevantes, mejores informes y controles internos más robustos. Y dado que nuestros antiguos sistemas financieros no se crearon con esta visión en mente, las empresas y los proveedores que tenían han intentado colmar esos gaps añadiendo funciones que no habían sido previstas. Como resultado, la tecnología financiera se ha convertido en una compleja mezcla de adquisiciones, integraciones hechas a la medida y middleware.

Aunque el enfoque de añadidos pueda servir para cubrir lagunas funcionales concretas, no es capaz de sustentar la transformación total requerida por los sistemas financieros. Simplemente, los sistemas resultantes de esta compleja arquitectura no se pueden adaptar y cambiar. La ampliación o la modificación de estos sistemas para que cumplan los requisitos de un negocio creciente y cambiante resulta lenta, costosa y, en ciertos casos, prácticamente imposible.

Pero, además de crear muchas oportunidades de negocio nuevas, la tecnología también ha creado oportunidades de replantearse cómo crear los sistemas financieros y qué deberían ofrecer. El nacimiento de los servicios cloud, una mayor potencia de procesamiento, la reducción de costes de almacenamiento, el aumento de uso de dispositivos móviles y el consumo en Internet nos han llevado a tener unos nuevos pilares más económicos, potentes y ágiles para la creación de sistemas financieros. Quienes quieran aprovechar estos cambios podrán hacer real la visión anhelada, pero raramente cumplida, de la transformación del departamento financiero en valioso business partner.

En Workday, vimos la oportunidad de crear un sistema partiendo de cero, para aprovechar esta nueva base tecnológica, posibilitar la transformación y agilidad empresarial combinando en un solo sistema fácil de gestionar planificación, procesamiento de transacciones, gobierno, contabilidad, informes y analytics. Las empresas pueden recopilar de forma rápida y eficaz información útil para la toma de decisiones, sobre las personas y el dinero en un sistema que pueda evolucionar con ellos a medida que cambia el negocio.

La transformación financiera por definición no es algo sobre lo que se puedan ir añadiendo cosas sino que requiere voluntad de cuestionar principios muy arraigados y vislumbrar trayectorias futuras, además de afrontar un replanteamiento total de la tecnología. En el siguiente blog veremos en más detalle cómo se puede usar un sistema unificado basado en cloud para crear el entorno perfecto para que el sistema financiero gestione el procesamiento de transacciones, el control y el cumplimiento normativo, a la vez que responde a los requisitos del negocio.

Lea la segunda parte de la serie, “Cómo pueden asumir los CFOs el control del procesamiento de transacciones”