Este artículo, escrito por Mark Nittler, apareció originalmente en inglés en el blog de Workday. Pensamos que también sería de interés para los lectores hispanohablantes, por lo que lo ofrecemos traducido a continuación.
El colaborador perfecto: El equipo financiero como guía de la estrategia empresarial
Si ha leído las otras tres entradas del blog de esta serie (no se alarme, no hay ningún test de prueba), recordará que he hablado de varios elementos de transformación financiera, los motivos de la falta de transformación, el procesamiento de transacciones y la importancia del gobierno, la regulación y el control. También he hablado sobre la recompensa máxima de esta transformación: la posibilidad de que el departamento financiero colabore con otros equipos para mejorar los resultados del negocio.
Con el procesamiento de transacciones y las soluciones alternativas de cumplimiento y control, los equipos financieros pasan demasiado tiempo mirando atrás, lo que impide su participación en la empresa para determinar pasos futuros.
Pero aunque esta noción está prácticamente aceptada universalmente, muy pocos dentro de la profesión han conseguido totalmente esta transformación. ¿Por qué? Como ya se ha dicho en esta serie, la razón son los sistemas financieros antiguos que se interponen en el camino e impiden que los departamentos financieros usen a la perfección los elementos de una colaboración genuina: el suministro de analytics de empresa influyentes, la elaboración de planes y previsiones claros y la adaptación ágil de análisis, planes y procesos a los cambios de negocio.
Empezaremos viendo los datos analíticos. Los datos analíticos con influencia en los resultados positivos de un negocio emanan de cuatro características que simplemente no existen en sistemas antiguos: definición amplia del usuario, relevancia de datos, simplicidad y disponibilidad en cualquier dispositivo. Los sistemas ERP antiguos se diseñaron en una era de comando-control en que la información se proporcionaba a unos pocos que luego la comunicaban a las masas. Hoy en día los destinatarios de la información financiera somos todo el mundo.
Si no se capturan los datos correctos nada más empezar el proceso a nivel de transacción, ningún esquema de informe podrá ofrecer análisis relevantes.
Esta vasta comunidad tiene interés en análisis tales como los de rentabilidad, escenarios hipotéticos y modelos de costes, pero los sistemas ERP tradicionales se crearon para producción de normas e IFRS/GAAP, no para análisis contextuales. Los equipos financieros han intentado afrontar esta falta de capacidad en sus sistemas ERp legacy, procurando obtener mejores informes mediante la adición posterior de inteligencia de negocio y herramientas de informes de gestión del rendimiento. Pero este enfoque no ha funcionado, porque el problema no radica en los informes sino en la calidad de los datos y la posibilidad de sacar conclusiones de los análisis.
Si no se capturan los datos correctos nada más empezar el proceso a nivel de transacción, ningún esquema de informe podrá ofrecer análisis relevantes. Sistemas modernos tales como Workday abordan este problema a nivel de transacción capturando transacciones con numerosos datos, para poder ofrecer datos analíticos relevantes directamente del sistema sin los problemas de coste, complejidad, mantenimiento y control de las soluciones añadidas a posteriori.
Para sustentar las necesidades cambiantes del negocio, la planificación debe ser una actividad continua.
El primer paso consiste en conseguir los datos requeridos; el siguiente paso es hacerlos utilizables. Dado que ya no es realista asumir que todos los que usan el sistema son expertos administrativos, los datos analíticos deben ser sencillos de definir y comprender, y de fácil acceso. Y puesto que todos los usuarios son móviles, los datos analíticos relevantes deben estar disponibles en cualquier momento y lugar, y en cualquier dispositivo. Tales herramientas deben estar diseñadas desde el principio, para su distribución en dispositivos móviles como estándar, no como componentes opcionales con cargo extra.
Atrás quedaron los días de planes estáticos que duran un año o más y luego desaparecen. Para sustentar las necesidades cambiantes del negocio, la planificación debe ser una actividad continua. Y para ser efectivas, planificaciones y previsiones deben combinarse con transacciones, controles, informes y datos analíticos en un único sistema que ofrezca una sola fuente de información, un solo conjunto de datos, un solo modelo de seguridad, un solo marco de control, un solo conjunto de procesos y una sola experiencia de usuario. Por esa razón, Workday ha integrado funciones de planificación y previsión en el núcleo del sistema. Sin este enfoque orientado al futuro, las organizaciones corren el riesgo de que sus planes queden desfasados y redundantes nada más crearse.
Esto nos lleva al tercer atributo de la colaboración: la agilidad. La rigidez inherente a los sistemas legacy convierte en equipos contraproducentes para el negocio a muchos departamentos financieros, buenos de por sí pero incapaces de efectuar los cambios necesarios para sustentar las nuevas formas de hacer negocios. Necesitan herramientas modernas capaces de cambiar estructuras organizativas, procesos empresariales e incluso modelos de datos en cuestión de minutos. Esencialmente, un sistema financiero debería poder convertir un departamento financiero en colaborador que posibilite cambios para ayudar a la empresa a afrontar todas las dificultades y aprovechar todas las oportunidades.
El viaje de la transformación financiera no es fácil, pero no cabe duda de que es factible. Requiere entender las razones del fracaso de esfuerzos previos, y la reducción del tiempo dedicado al procesamiento de transacciones. También exige replantear nociones de gobierno, cumplimiento normativo y control, y el enfoque del departamento financiero desde una perspectiva tecnológica. Por último, el departamento financiero debe convertirse en un colaborador más estratégico, mediante el suministro de información basada en datos actualizados y correctos, la capacidad de planificar y la capacidad de adaptación a nuevas oportunidades en cuanto surgen. Solo así será posible la transformación financiera.
(Lea las cuatro entradas del blog de Mark Nittler sobre la transformación financiera empezando por aquí.)