Cómo superar retos empresariales globales con Workday: sesión de preguntas y respuestas con el vicepresidente de soluciones financieras de Aon

 

Este artículo, escrito por los redactores de Workday, apareció originalmente en inglés en el blog de Workday. Pensamos que también sería de interés para los lectores hispanohablantes, por lo que lo ofrecemos traducido a continuación.

En gaélico, "Aon" significa "unidad", un nombre apropiado para una compañía que gracias a más de 500 adquisiciones se ha convertido en uno de los principales proveedores de servicios profesionales del mundo. Lo que une a Aon en los 120 países en los que opera, con una plantilla de más de 50.000 personas, es su objetivo principal: prestar servicio a los clientes.

Con el crecimiento de la empresa en todo el mundo, la gestión se ha hecho más compleja. La existencia de sistemas inconexos dificultaba y encarecía la visión global de la empresa y la rápida integración de las adquisiciones. Los retos en aumento llevaron a Aon a tomar una decisión importantísima: había llegado el momento de cambiar de forma global su tecnología.

"Los sistemas de finanzas y RRHH que usábamos no estaban a la altura de nuestro negocio global que cambiaba vertiginosamente", explica Jim Kendall, vicepresidente de soluciones financieras de Aon. "Para ser líderes del sector y suministrar a los clientes el mejor servicio, entre otras cosas hace falta una base tecnológica adecuada: sistemas que sustenten nuestro crecimiento y proporcionen a los empleados las herramientas y capacidades necesarias para realizar su trabajo satisfactoriamente".

Aon adoptó Workday a fin de crear un solo sistema unificado para finanzas y RRHH utilizable en todo el mundo. Charlamos con Kendall para entender mejor los retos de un crecimiento global rápido y su opinión sobre los posibles riesgos de la plataforma cloud y los mayores efectos en el negocio.

 

¿Qué impulsó el cambio tecnológico de Aon?

Al haber crecido mediante adquisiciones, la diversidad de nuestros sistemas y procesos era un verdadero problema. La dirección tenía dificultades para lograr una visión global de la plantilla y los resultados financieros: nos faltaba una fuente de analytics única para finanzas y RRHH. También conllevaba un alto coste total de propiedad.

Además, la creciente complejidad del negocio dificultaba la integración de empresas nuevas en la organización. Realizábamos varias adquisiciones al año y su integración era dificultosa.

Teníamos que hacer cambios y decidimos que queríamos un mismo modelo operativo en todo el mundo para finanzas y RRHH en una plataforma cloud.

Jim Kendall

 

En su calidad de empresa que ayuda a otras a entender y gestionar riesgos, ¿cómo veía Aon el traslado de las funciones financieras al entorno cloud desde el punto de vista del riesgo?

Creo que el traslado de finanzas y RRHH al entorno cloud se está haciendo inevitable para algunas empresas y no cambiar podría entrañar más riesgo. A quienes tienen dudas sobre los sistemas cloud les preguntaría: "¿sois capaces de gestionar riesgos mejor que un proveedor que lo hace de continuo, como base de su negocio?".

Para Aon, el traslado al entorno cloud supuso una oportunidad de simplificar y aprovechar las versiones semestrales que nos permiten seguir el ritmo del cambio tecnológico. El movimiento de los datos (de sistemas de finanzas a RRHH y de ahí a almacenes de datos y a otros centros de datos de todo el mundo) crea riesgos considerables. Ese riesgo se reduce notablemente si se usa un solo sistema cloud para finanzas y RRHH.

 

¿Por qué eligieron Workday?

Formamos un comité directivo compuesto por responsables de las áreas de RRHH, finanzas, adquisiciones, TI y auditorías, con el propósito de debatir los méritos de una plataforma compartida entre finanzas y RRHH, frente a la integración de esos sistemas en la plataforma legacy que ya utilizábamos.

El comité coincidió en tres cosas que nos parecían muy importantes: necesitábamos un sistema que nos proporcionara un control riguroso en todo el mundo, queríamos buenos analytics con la posibilidad de actuar basándonos en datos, y también queríamos reducir el coste de propiedad. Workday satisfacía esos tres requisitos.

 

¿Cómo ha afectado al negocio la implementación de un sistema global unificado para finanzas y recursos humanos?

Workday ha cambiado nuestro panorama de varias formas. En primer lugar, al tener un solo sistema para finanzas y RRHH han mejorado nuestras capacidades analíticas, y podemos basarnos en los informes para actuar de inmediato. Nuestros compañeros de trabajo en todo el mundo tienen acceso a datos en tiempo real con los que entienden mejor la marcha del negocio y cómo sus acciones afectan a la rentabilidad y a los gastos. Podemos profundizar en las diferencias que son significativas, entender las razones y actuar en consecuencia, todo ello usando un mismo sistema.

 

"La relación ha sido distinta de la que hemos tenido con proveedores anteriores, que desaparecían después de comprarles el software. Para la mayoría de quienes llevamos tiempo en esto, la colaboración es algo que valoramos mucho".

 

Además, somos capaces de integrar adquisiciones con más rapidez. Como empresa de servicios profesionales, nuestro principal recurso es el personal, por eso es importante que nuestros compañeros sientan que se incorporan a una organización que les va a proporcionar las herramientas necesarias para realizar su trabajo. Los recién llegados tienen automáticamente las herramientas de RRHH y finanzas necesarias, por ejemplo, para gestión de gastos y facturación.

También contribuye a mejorar la implicación: genera más expectación que tener que usar un sistema ERP legacy. Anteriormente, un gran reto durante una adquisición era ver dónde encajaban las personas dentro de la organización. Ahora con la visibilidad de la empresa en tiempo real podemos evaluar rápidamente las consecuencias de una adquisición y determinar la ubicación del personal.

 

¿Ha contribuido a reducir riesgos la capacidad para integrar más rápidamente las adquisiciones?

Sí. La posibilidad de integrar una empresa más pronto reduce el tiempo que pasa desde que se firma el acuerdo hasta que el personal empieza a trabajar de manera eficaz, con lo que se disminuyen en gran medida los riesgos y se aumentan las oportunidades de éxito.

Otro reto del crecimiento global rápido es mantener la coherencia de procesos y controles. Workday nos ha permitido estandarizar procesos en todo el mundo, pero también permite que cada país configure sus operaciones según sus propios requisitos, como, por ejemplo, los relacionados con los impuestos locales o las partidas de gastos.

 

¿Cómo fue el proceso de implementación de Workday? ¿Hubo sorpresas?

Me sorprendió el grado de transparencia de Workday. Pudimos demostrar inmediatamente a todos nuestros compañeros (desde el equipo de finanzas a los responsables regionales) cómo era Workday y cómo lo iban a usar. Era distinto de los sistemas a los que estaban habituados, pero a la vez era lo que esperaban de una aplicación moderna, accesible desde el móvil, con funciones de búsqueda y la posibilidad de usarla en cualquier momento y lugar. Eso facilitó bastante la aceptación y despertó el entusiasmo por usar Workday. También me sorprendió la facilidad para hacer las actualizaciones dos veces al año. Nos costó convencernos de que iba a ser fácil, pero conseguimos incluirlo en nuestra estrategia.

Lo que realmente hizo que la implementación fuera un éxito es la colaboración a largo plazo entre Workday y Aon. Acatamos la hoja de ruta de Workday para estar presentes en ciertos países y Workday cumplió sus promesas.

La relación ha sido distinta de la que hemos tenido con proveedores anteriores, que desaparecían después de comprarles el software. Para la mayoría de quienes llevamos tiempo en esto, la colaboración es algo que valoramos mucho.