Para reforzar los vínculos entre las finanzas y las operaciones, y superar la impracticable complejidad de procesos y sistemas, Veolia recurrió a Workday para obtener una solución centralizada basada en tecnología cloud que, además de mejorar la eficiencia y simplificar los procesos de RRHH, también mejorara la planificación prospectiva dentro del grupo. Centrándose inicialmente en el Reino Unido e Irlanda y, con la ayuda del equipo de soporte de Workday, el grupo realizó con éxito la implementación entre los 14 000 empleados de la región. A pesar de la gran importancia y la complejidad de este proyecto, la transición a la nueva forma de trabajar se benefició de una planificación meticulosa y todos los procesos funcionaron según lo previsto desde el primer día.
La satisfactoria adopción de Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) y Workday Spend Management llevó a la posterior introducción de Workday Adaptive Planning. Las ventajas de una solución totalmente integrada han sido considerables, ya que ahora todos los datos están en un único lugar y son fácilmente accesibles. El equipo financiero, por ejemplo, trabaja ahora como partner del personal operativo. Y hay mucho más intercambio de datos y colaboración en la preparación de presupuestos y la planificación prospectiva.
El grupo ha ampliado el programa de transformación para incluir los informes, el procesamiento y la gestión de los gastos. La introducción de Workday Expenses ha agilizado todas las funciones de procesamiento de gastos. Esto ha beneficiado a los empleados individualmente por su facilidad de uso, y también está posibilitando una contabilidad y unos reembolsos más precisos y oportunos, así como un control más eficaz de los gastos de los empleados.
Una transición fluida hacia un procesamiento de gastos más sencillo y eficaz
Al planificar la introducción de Workday Expenses, el equipo de transformación financiera de Veolia aprovechó la oportunidad para revisar y reforzar la política de gastos vigente en el grupo, ya que había deficiencias en el correspondiente cumplimiento por parte de los empleados. Se tomaron medidas para establecer una política apta para todo el mundo, a lo que siguieron varias semanas de pruebas y un lanzamiento preliminar para un grupo limitado de usuarios, mientras se clausuraba el antiguo sistema. Mediante un programa de comunicación por fases, todos los usuarios potenciales se pusieron al corriente de los cambios inminentes y pudieron prepararse para los nuevos procedimientos. Tras el lanzamiento, los usuarios se beneficiaron de una formación virtual mediante vídeos y sesiones espontáneas, así como de preguntas frecuentes y recordatorios periódicos.
Según Peter Keery, director de transformación financiera de la empresa, lo más complicado fue conseguir la correcta integración de la codificación y los valores predefinidos en el nuevo sistema, contabilizar el kilometraje acumulado y asegurarse de que los usuarios se familiarizaran con el proceso y la justificación de las nuevas reclamaciones de kilometraje. Una complicación añadida fue un cambio en la tasa de kilometraje de HMRC el día en que Veolia lanzó el nuevo sistema de gastos. "Esos retos se resolvieron con bastante rapidez", afirma Keery. "No ha habido grandes problemas y, lo que es más importante, los usuarios han adoptado y asimilado muy bien el sistema".
La cuantía y la frecuencia de las solicitudes de reembolso de gastos varían según la persona, por lo que era importante que el sistema fuera fácil de utilizar, ofreciera coherencia en los procedimientos para todos los tipos de solicitudes y permitiera la aprobación y el reembolso rápidos en todo momento.
Peter Keery, Finance Transformation Director
Ahorro y eficiencia combinados con capacidades globales
La introducción de Workday Expenses permitió a Veolia prescindir del sistema de terceros que usaban antes, con lo que inmediatamente se ahorraron un cuarto de millón de libras. En la actualidad, todos los datos de gastos se introducen, procesan y gestionan dentro de Workday sin necesidad de gestionar usuarios o cuentas bancarias por separado ni tener que integrar las reclamaciones de gastos. Todo está en el mismo sitio, y es fácil pasar de la cuenta de pérdidas y ganancias a la declaración de gastos y ver los recibos correspondientes.
"El nuevo sistema ha simplificado enormemente el proceso de gastos y ha aumentado en gran medida el cumplimiento de los procedimientos aprobados", afirma Keery. "El aumento de la eficiencia ha sido significativo y, además de facilitarle las cosas al equipo financiero de la empresa, también está ayudando a minimizar los retrasos en el procesamiento, la autorización y el pago de los gastos". Toda la información está al alcance de la mano, y disponer de una función de elaboración de informes tan ágil y eficaz ha supuesto una gran diferencia".
Workday Expenses, diseñada como una herramienta de gestión de gastos global, tiene plenamente en cuenta las diferencias en la normativa fiscal, las divisas, los aranceles, los idiomas, las dietas y los requisitos de reembolso de cada región. Tras su introducción satisfactoria en el Reino Unido e Irlanda, Veolia ha implementado el sistema en Finlandia y está a punto de hacer lo mismo en los Países Bajos, Bélgica y Luxemburgo.
Una sola fuente de información supera los retos de escala y complejidad
Con 14 000 empleados en el Reino Unido, Irlanda y Finlandia, la gestión, el procesamiento y la notificación de datos financieros en Veolia no son solo complejos, sino también a gran escala. Las ventajas de disponer de datos coherentes en un mismo sitio ha supuesto una enorme diferencia en la gestión de las reclamaciones de gastos. Algo similar ha ocurrido con el proceso OTC.
La empresa cuenta con seis o siete sistemas front-end para gestionar todas las relaciones con los clientes y los acuerdos de facturación, pero no conseguía encontrar una solución adecuada para migrar toda la gestión de tesorería a su sistema SAP anterior. La información de los clientes podía estar duplicada en cada sistema, con datos introducidos en distintos momentos, en diferentes sistemas y desde diversos centros de operaciones dentro del grupo. Esto hacía que las complejidades del proceso de conciliación fueran aún más desalentadoras, frustrantes y laboriosas.
Workday ha ayudado a Veolia a superar estos retos y ahora proporciona todos los registros de los clientes en un único lugar. Tras una prueba intensiva basada en 700 000 facturas, ahora las facturas de los sistemas front-end se envían a Workday, que genera el PDF, implementa la distribución por correo electrónico y gestiona todos los procesos de cobro en efectivo.
El equipo de Workday nos ha apoyado en todo momento y nos ha ayudado a sacarle el máximo partido a un sistema tan integrado y versátil. Disponer de una sola fuente de información en todos los ámbitos de la gestión financiera ha supuesto una gran diferencia para nosotros en muchas áreas.
Peter Keery, Finance Transformation Director
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