Veolia eleva el listón de la transformación ecológica. En este grupo internacional, el éxito de la organización a la hora de desarrollar soluciones de gestión sostenible del agua, los residuos y la energía en 48 países radica no solo en su perspicaz insight y sus interesantes iniciativas, sino también en su convencimiento de que para superar los desafíos ecológicos a los que nos enfrentamos se requieren soluciones integrales. Cuando las sucursales de la empresa en el Reino Unido e Irlanda se dieron cuenta de que con sus tecnologías dispares estaban creando una complejidad insostenible para sus 14 000 empleados, en Veolia pasaron a la acción.
Reubicación y renovación en cloud
En el Reino Unido e Irlanda, los equipos de finanzas y RRHH de Veolia se encargaban de gestionar procesos fundamentales, como la nómina, la cadena de suministro, el aprovisionamiento y la previsión, para los centros de todo el mundo mediante procesos basados en papel y aplicaciones dispares, entre las que se incluían 50 sistemas ERP. Para avanzar en sus estrategias ecológicas, Veolia deseaba una solución centralizada basada en tecnología cloud que permitiese sacar partido de sus inversiones en TI y aportase a los empleados workflows automatizados y fluidos. Tras un análisis detallado, la empresa decidió estructurar la transición mediante una implementación de la suite completa de Workday, comenzando por Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) y Workday Spend Management.
Realización simultánea de las pruebas de 130 integraciones
Veolia planificó una implementación inicial simultánea en el Reino Unido e Irlanda con workflows integrales y automatizados para 130 aplicaciones. Todo tenía que funcionar desde el primer momento, incluidos los procesos de nómina y los pagos a proveedores. Como Mark Eaglefield, responsable de sistemas corporativos de Veolia, afirma: “Se trataba de un proyecto con un nivel de trascendencia y complejidad increíbles. En la región hay más de 14 000 empleados y 400 sedes, además de líneas de negocio diferenciadas de agua, residuos y energía”.
Veolia solicitó ayuda para las pruebas de inmediato. Peter Keery, director de transformación financiera de Veolia, lo describe así: “Nuestro equipo del proyecto no tenía apenas experiencia en regímenes de pruebas. Necesitábamos liderazgo y orientación que nos ayudasen a encontrar la vía por la que avanzar”.
Enfoque proactivo que funciona con los recursos existentes
Eaglefield explica que, tras una investigación extensa y varios contratos con proveedores poco prometedores, “Alguien preguntó, ‘¿Workday nos podría ayudar?’ El servicio de dirección de pruebas de Workday cuenta con la experiencia que buscábamos y orienta las pruebas de un modo que encaja con nuestra perspectiva”.
Con la ayuda del servicio de dirección de pruebas, Veolia completó las primeras fases de planificación y estructuración con la metodología de Workday. “Resulta muy difícil definir cómo probar algo que no entiendes. Sin embargo, con el servicio de dirección de pruebas, no tuvimos que volver a empezar desde cero”, añade Eaglefield. “Estudiamos las pruebas unitarias y ellos guiaron a nuestro equipo funcional y a los responsables del proyecto durante las fases iniciales para que pudiésemos avanzar con rapidez, en lugar de dedicar demasiado tiempo al diseño”.
El servicio de dirección de pruebas de Workday cuenta con la experiencia que buscábamos y orienta las pruebas de un modo que encaja con nuestra perspectiva.
Responsable de sistemas corporativos
5000 escenarios probados en 5 semanas
Realizar las pruebas de integración durante la fase de configuración y prototipado era algo nuevo para Veolia y a la empresa le resultó más sencillo completar las pruebas de HCM que las de las funciones financieras más complejas, que requerían simulaciones. “El servicio de dirección de pruebas nos proporcionó una ayuda inestimable para superar nuestros recelos y llevar a cabo más de 10 000 pruebas durante todas las fases”, señala Eaglefield. “Y una vez que entramos en ritmo terminamos por duplicar los escenarios de pruebas. En cinco semanas probamos más de 5000 escenarios y hasta 7000 escenarios integrales para finanzas y HCM. Desde el punto de vista de la ejecución, superamos el 95 %”.
Una vez completadas las pruebas, en Veolia comenzaron a implementar Workday para los 14 000 empleados de la región. Los procesos funcionaron según lo previsto desde el primer día y tanto los pagos a los proveedores como el resto de pagos habituales se realizaron de forma fluida. “Todos estaban tan centrados en trabajar, que es posible que los confinamientos durante la pandemia nos hayan facilitado las cosas”, dice Eaglefield. “En definitiva, realizamos una implementación satisfactoria durante 20 meses que podemos resumir en lo completo y potente que resultó nuestro plan de pruebas. Las pruebas de nómina en paralelo y el rigor que aplicamos al realizarlas han merecido la pena”.
En cinco semanas probamos más de 5000 escenarios y hasta 7000 escenarios integrales para finanzas y HCM.
Responsable de sistemas corporativos
Realizamos una implementación satisfactoria durante 20 meses que podemos resumir en lo completo y potente que fue nuestro plan de pruebas.
Director de transformación financiera
Enfoque en la gestión sostenible del agua, los residuos y la energía
En la actualidad, en lugar de agobiarse con aplicaciones dispares y workflows basados tan solo en papel, los mánagers de operaciones utilizan Workday. “Antes solo 4500 de las 9000 personas de operaciones tenían acceso al sistema”, indica Eaglefield. “Ahora todas ellas utilizan Workday. No solo dedican menos tiempo a los procesos de back-office y más a las mejoras operativas, sino que ya podemos interactuar con ellas de distintas maneras y mejorar sus experiencias”.
Además, Veolia dispone de insights más rápidos e integrados para adaptarse con celeridad al futuro inmediato. “Antes había que esperar 24 horas para tener los informes financieros”, explica Keery. “Ahora están disponibles bajo demanda y todos compartimos la misma información en tiempo real. Además, en lugar de trabajar con distintas aplicaciones repartidas por todas partes, tenemos un solo sistema integrado”. Y concluye: “Los sistemas de Finanzas y HCM fluyen al unísono, de tal forma que resulta más sencillo gestionar a las personas, los procesos y los pagos. A pequeña escala, nuestra transición a Workday demuestra que es posible cumplir requisitos globales complejos con una única solución colectiva”.
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