El equipo financiero de la empresa de transporte multimodal RATP Dev sabe bastante sobre crecimiento y complejidad. RATP Dev, que sirve a más 1500 millones de pasajeros al año en 14 países repartidos en 4 continentes, opera en algunas de las redes de transporte más vastas del mundo. Para su equipo financiero, esto se traducía en una serie de laboriosos procesos de previsión y elaboración de presupuestos, basados en hojas de cálculo manuales y a cargo de equipos dispersos. Esto, por supuesto, hacía que resultase más complicado ganarse la aceptación de los equipos de líderes y operaciones. La empresa tenía que encontrar una mejor forma de gestionar su crecimiento y complejidad. Con la ayuda de su partner CohnReznick, RATP Dev apostó por Workday Adaptive Planning para optimizar los procesos de elaboración de presupuestos y previsiones, incrementar la precisión de sus informes y mejorar la alineación organizacional con indicadores clave de rendimiento (KPI).
Gracias a Workday Adaptive Planning, podemos pasar más tiempo analizando y planificando, en lugar de llevar un seguimiento de las hojas de cálculo y sus versiones, y tratar de identificar dónde y cómo se implementaron las actualizaciones.
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Retos
Procesos laboriosos de elaboración de presupuestos y previsiones. Se necesitaban cuatro semanas para completar las previsiones bianuales.
Crecimiento difícil de controlar. No se podía seguir el ritmo de crecimiento de la empresa con hojas de cálculo y resultaba complicado consolidar e integrar distintas entidades.
Proceso de generación de informes propenso a errores. El uso exclusivo de hojas de cálculo para gestionar una empresa cada vez más compleja hacía que la generación de informes "ad hoc" y la planificación de supuestos hipotéticos fuesen procesos poco eficientes y propensos a errores.
- Falta de alineación. Utilizar hojas de cálculo para registrar los datos no financieros fundamentales era casi imposible, por lo que se producía una falta de alineación con los KPI.
Resultados
Optimización de la elaboración de presupuestos y previsiones. Reducción de un 50 % del tiempo que se dedica a la elaboración de previsiones.
Objetivos de crecimiento. RATP Dev se adaptó al crecimiento de forma estratégica y empezó a gestionar los cambios de jerarquía derivados de ese crecimiento.
Mejora del proceso de generación de informes. Ahora, el equipo financiero elabora informes "ad hoc" y supuestos hipotéticos con eficiencia, por lo que la agilidad de la empresa ha mejorado considerablemente.
- Alineación con los KPI. Los mánagers de operaciones, los ejecutivos y los responsables financieros se alinean ahora con los KPI financieros y no financieros, y pueden llevar un seguimiento de la información relacionada, por ejemplo, con la seguridad, la puntualidad y otras cuestiones.
La acogida entre los empleados que trabajan sobre el terreno ha sido espectacular, especialmente teniendo en cuenta que somos una empresa que fomenta el trabajo en remoto. Creo que esto ha respaldado lo que yo llamo "facilidad de uso".
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