Casi tres millones de toneladas de carga pasan por Port Nelson al año a través de la exportación de productos locales, que resulta fundamental para el desarrollo y la prosperidad de la región. La misión del puerto es obtener el máximo valor posible de los activos y ofrecer rentabilidad a los accionistas, una tarea algo complicada, ya que el puerto se ubica en una región con carga limitada. El equipo financiero mantiene el rumbo del negocio con analytics avanzados y la planificación de imprevistos.
Retos
Un modelo complejo basado en hojas de cálculo para la elaboración de presupuestos y previsiones
Descentralización de la responsabilidad de la gestión del desempeño en los equipos operativos
Capacidad limitada para la planificación o reacción a eventos inesperados que afectan a los resultados finales
Resultados
Elaboración automatizada de presupuestos y previsiones con un ahorro de hasta 320 horas cada trimestre.
Una visión más detallada y a más largo plazo de la empresa fundamenta las decisiones para minimizar los costes y optimizar los ingresos.
La planificación de imprevistos ayuda a la empresa a gestionar el flujo de caja durante las situaciones inesperadas.
En el negocio del transporte marítimo, las previsiones meteorológicas siempre han sido de suma importancia.
Sin embargo, desde que adoptó una nueva solución de análisis y planificación financieros, Port Nelson, en la región neozelandesa de Nelson, también se está dando cuenta del gran valor que tienen las previsiones financieras.
El equipo financiero y los mánagers de Port Nelson utilizan ahora Workday Adaptive Planning para gestionar las finanzas y crear presupuestos anuales y previsiones trimestrales continuas con seis trimestres de antelación. Los informes son más rápidos y fáciles de preparar que los anteriores, lo que supone un ahorro de hasta 320 horas cada trimestre.
"Ahora tenemos una visión más precisa y completa de nuestra empresa y la capacidad para modelar los cambios casi en tiempo real", afirma Mason Robinson, Finance Manager de Port Nelson. "Por ejemplo, si una naviera se planteara la posibilidad de abandonar la región, podemos ver la repercusión financiera que tendría en toda nuestra empresa con solo pulsar un botón".
Una fuerza económica vital
El éxito financiero de Port Nelson es fundamental para el bienestar económico de la región neozelandesa de Nelson y la conocida como "la cima de la Isla del Sur", una zona famosa por el pescado, la fruta, la silvicultura y el vino. Por este puerto de 170 años circulan casi tres millones de toneladas de carga al año.
Resulta esencial realizar una planificación financiera eficaz y mantener el control de los gastos en el puerto, donde los costes de explotación suelen ser fijos, pues el personal y los equipos se mantienen en espera tanto si pasa una embarcación como si lo hacen tres. También puede haber costes inesperados derivados de, por ejemplo, las reparaciones de activos importantes, como una grúa de contenedores. Cualquier disminución en la cantidad de carga manipulada puede afectar seriamente al rendimiento financiero del puerto.
El equipo financiero es fundamental para la misión del puerto de obtener el máximo valor posible de sus activos y ofrecer rentabilidad a los accionistas, a pesar de las condiciones adversas. Con las capacidades avanzadas de planificación y analytics de Workday Adaptive Planning, el equipo ayuda a la empresa a gestionar los costes de forma proactiva y a tomar decisiones más rápidas para impulsar el crecimiento.
El modelado y la planificación de escenarios marcan la diferencia
El equipo financiero, que anteriormente estaba limitado por un sistema basado en hojas de cálculo ineficiente, demasiado lento y en el que una sola persona dirigía todo el proceso de elaboración de presupuestos y previsiones, tiene un rol más destacado.
Un nuevo director financiero y el deseo de colaborar más con la empresa llevaron a la implementación de Workday Adaptive Planning. "Nuestro objetivo es entender qué factores impulsan la empresa y facilitar la toma de decisiones que añadan valor a nuestros accionistas", comenta Robinson. "Optimizar la producción de presupuestos y previsiones ha sido de gran ayuda, pero el modelado y la planificación de escenarios han representado el cambio más positivo de la empresa".
El equipo también puede modelar de forma proactiva escenarios de imprevistos, como una reducción de la carga debido a los daños sufridos por la cosecha de manzanas de la región. La cosecha estuvo en peligro en las dos últimas temporadas y, en cada ocasión, el equipo financiero pudo informar rápidamente al consejo de administración de la posible repercusión en los resultados finales.
La planificación de escenarios también apoya iniciativas estratégicas, como la renovación de la cartera de propiedades de Port Nelson. Por ejemplo, ahora que la empresa tiene planificado el derribo de edificios antiguos y la construcción de nuevas instalaciones de almacenamiento, puede prever los 18 meses siguientes y evaluar la repercusión en los ingresos y la rentabilidad para los accionistas.
Obtención de más insights y resultados mediante la descentralización de las finanzas
La capacidad de visualizar el rendimiento y modelar diferentes escenarios ha cambiado la forma de pensar de los mánagers respecto a las finanzas.
El equipo financiero sigue dejando cada vez más control en las manos de la empresa y cuenta con miembros de su equipo en cada división, que asumen un rol más destacado en la elaboración de presupuestos y previsiones.
“Llevo 16 años trabajando en Port Nelson, por lo que me ha encantado observar el cambio que se ha producido en los últimos 12 meses y la implicación cada vez mayor de la empresa en la elaboración de presupuestos y previsiones", comenta Robinson. "En las reuniones trimestrales de previsión, los mánagers han reunido a sus equipos para examinar las cifras y se ha producido un animado debate sobre las líneas marítimas, el clima y otros factores que influyen en el rendimiento. Estas conversaciones no tendrían lugar en torno a una hoja de cálculo".
Los mánagers han reunido a sus equipos para examinar las cifras y se ha producido un animado debate sobre las líneas marítimas, el clima y otros factores que influyen en el rendimiento.
Finance Manager