Los hospitales infantiles ocupan un lugar especial en la asistencia sanitaria. Tratan las necesidades médicas urgentes de bebés, niños y adolescentes, a la vez que atienden las preocupaciones de sus padres y familiares. Sus médicos y doctores poseen años de formación pediátrica con el fin de ayudar a mejorar la vida y la salud de sus jóvenes pacientes.
El premiado Dayton Children’s Hospital (DCH) es uno de los más de 250 hospitales de este tipo que existen en Estados Unidos. Sus 3600 empleados atienden las necesidades pediátricas de 20 condados del oeste de Ohio y el este de Indiana. Un hospital principal con 177 camas conecta con otros 22 centros médicos pediátricos de la región.
Como todos los hospitales, el DCH debe encontrar un equilibrio entre la prestación de una atención de alta calidad a sus pacientes y la contención de los costes. También pretenden incrementar la atracción y la retención de los cuidadores y empleados de mayor calidad. Pero todos estos objetivos no son fáciles de alcanzar dentro del altamente regulado y cambiante sector de la sanidad estadounidense actual.
Creamos informes con SCM para marcar las existencias de nivel rojo, para poder empezar con los esfuerzos de reposición antes de que se agoten.
Corporate Director of Supply Chain
Problemas de crecimiento
Para el DCH, las presiones de costes y las complejidades de las operaciones han ido creciendo en los últimos años, especialmente con la incorporación de sus numerosas instalaciones satélite. El equipo de liderazgo sabía que, para hacer frente a estos retos, el hospital tenía que invertir en una transformación digital. Tras una cuidadosa evaluación de sus opciones, eligieron Workday como sistema basado en tecnología cloud para mejorar e integrar las operaciones administrativas, especialmente las funciones de RRHH, finanzas y cadena de suministro.
David Farrall, Corporate Director of Supply Chain del DCH, explica que el hospital decidió implementar Workday Supply Chain Management (SCM) después de haber obtenido grandes logros con Workday Human Capital Management y Workday Financial Management. Se incorporó al hospital con 20 años de experiencia en la cadena de suministro no sanitaria y descubrió diferencias sorprendentes. "La gestión de la cadena de suministro de un hospital es más compleja que la de las cadenas de suministro que no están relacionadas con la sanidad", afirma. "Y muchos de los suministros son vitales".
Cuando Farrall empezó a trabajar en el DCH, el hospital aún no había sustituido su anticuado sistema manual por SCM. "Dependíamos de un sistema analógico muy primitivo que carecía de visibilidad de nuestro inventario de suministros", recuerda. "Hacíamos un seguimiento de 22 000 SKU y del estado de varios cientos de contratos. Más del 30 % de ellos habían vencido, pero no estábamos seguros de cuáles eran sin revisarlos todos".
La gestión de la cadena de suministro de un hospital es más compleja... muchos de los suministros son vitales.
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Mejor visión, menos desabastecimiento
Al transformar su cadena de suministro con SCM, el DCH tiene mucha más visibilidad de su inventario. Como resultado, la organización ha simplificado los pedidos, ha proporcionado flexibilidad del aprovisionamiento y, lo que es más importante, ha evitado la falta de existencias. "Si se necesita un artículo esencial, el tiempo empleado en buscarlo en otra parte podría comprometer la atención sanitaria", señala Farrall. "Y, si un procedimiento es particularmente urgente, la falta de un artículo necesario podría poner en peligro la vida de alguien. Al evitar los desabastecimientos, especialmente de suministros médicos esenciales, nuestro personal puede prestar una atención sanitaria de mayor calidad".
También señala: "Esto puede ayudar a que las enfermeras, el personal médico auxiliar y el personal administrativo tengan más tiempo para dedicar a los niños y dar a sus familias una atención extra".
Para preparar la migración a SCM, Farrall y su equipo limpiaron primero el maestro de artículos del DCH. "Eliminamos el 50 % de nuestras SKU con solo retirar todo lo que no se había utilizado en más de 36 meses", comenta. "Después de nuestra implementación, limpiamos aún más y redujimos nuestro inventario a solo 7000 artículos. Ahora, nuestros analistas de negocios pueden asegurarse de que se siguen abasteciendo los artículos en nuestro sistema SCM realizando cambios en sus descripciones o unidades de medida según sea necesario".
Antes de la incorporación de SCM en el DCH, Farrall empezó con la formación realizando pruebas de aceptación de usuarios con un equipo principal de solicitantes de gran volumen del hospital. "Después de eso, incorporamos a casi todos los que habían hecho una petición en el último año en las clases de formación para aprender paso a paso sobre las herramientas y los procesos de Workday", comenta. "Nuestro diligente proceso de formación permitió poner a nuestro equipo a punto para nuestra fecha de entrada en funcionamiento".
Ni un céntimo más
El DCH también utiliza SCM como repositorio de contratos. Contiene más de 725 acuerdos de aprovisionamiento, incluidos 270 acuerdos de socios comerciales. "No pagamos ni un céntimo más de lo que especifican nuestros contratos porque SCM no lo permite", afirma Farrall. "Además, sé exactamente cuántos han vencido y por qué. Ahora que SCM gestiona todos nuestros diferentes tipos de contratos, el cumplimiento normativo ha aumentado en un 80 %".
SCM ayuda al personal del DCH a hacer peticiones más precisas, lo que hace que las entregas a los proveedores sean más exactas y se reduzca el número de devoluciones. "Las devoluciones a uno de nuestros mayores proveedores se han reducido en un 50 %, lo que nos permite ahorrar tiempo para tareas de mayor valor, como buscar formas de reducir aún más los costes y ayudar a nuestros médicos a pasar más tiempo con los pacientes", afirma Farrall.
No pagamos ni un céntimo más de lo que especifican nuestros contratos porque SCM no lo permite.
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Llegada justo a tiempo
"Estoy agradecido de haber llegado al Dayton Children's cuando estaban reestructurando todo y pasándose a Workday para poder aprender y ayudar a dirigir nuestra transformación digital, la cual nos ha llevado hasta donde estamos hoy y nos llevará hacia el futuro", añade Farrall.
Cuando la pandemia mundial llegó a principios de 2020, el DCH llevaba aproximadamente un año con SCM, lo que Farrall considera una gran suerte. "Las cadenas de suministro se vieron tan alteradas durante la COVID-19 que no siempre podíamos conseguir todos los suministros que necesitábamos, especialmente los EPI, las toallitas de manos y las soluciones de limpieza", afirma. "Sin embargo, como SCM nos alertaba cuando se nos estaban agotando los artículos esenciales, podíamos empezar un proceso abastecimiento alternativo, a veces teniendo que recurrir a nuestra cuarta opción. Esto nos ayudó a asegurarnos de tener suficientes EPI para nuestros médicos que trabajan de cara al paciente, lo que les permite proporcionar de forma segura la atención sanitaria de calidad que los niños necesitan y que sus padres esperan de nosotros".
Según Farrall, poder supervisar y elaborar informes de forma fácil y rápida sobre el uso medio diario de los artículos esenciales ha sido especialmente importante durante la pandemia. "Creamos informes con SCM para marcar los niveles rojos de existencias —niveles bajos en determinados artículos—, de forma que podamos comenzar con los esfuerzos de reposición antes de que se agoten", afirma.
Creamos informes con SCM para marcar los niveles rojos de existencias... de forma que podamos comenzar con los esfuerzos de reposición antes de que se agoten.
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Un futuro prometedor
Farrall ha añadido Workday Assistant, un chatbot digital que utiliza para interactuar con SCM de forma conversacional y obtener información. "Sean agujas, toallitas, agua embotellada o pilas, Workday Assistant puede decirme el albarán de entrega, el comprador, la orden de compra —si la hay— y si lo que se entrega está pagado o no".
Farrall confía en que las continuas mejoras en las funcionalidades de SCM le ofrecerán aún más capacidades para mejorar los costes, la prestación de servicios y la calidad de la atención sanitaria. "Proporcionamos a los niños cualquier cosa que necesiten para hacer que su estancia sea más cómoda, incluso osos de peluche y ponis de juguete", comenta. "Podemos estar ahí en sus mejores días, en un segundo plano, abasteciendo los suministros médicos que necesitan para garantizar que los resultados de sus cuidados sean óptimos".
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