Los procesos en papel de Clark County limitaban los insights y el control, agregaban complejidad y frenaban la transformación de las operaciones que se requería para satisfacer las necesidades de un mundo cambiante.
Su actual sistema de ERP era rígido y difícil de utilizar. Realizar cambios requería tener experiencia de codificación, por lo que el personal de TI tenía que crear informes de cambios, códigos de libro mayor, procesos de asignación y worktags.
Con Workday, los cambios los puede realizar el personal sin conocimientos técnicos, ya que no es necesario programar.
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Una base digital flexible para las áreas de finanzas y RRHH
En lugar de gastar 6 millones de dólares en actualizar su sistema actual de ERP, el condado decidió buscar una nueva solución. Tras evaluar unos nueve proveedores de software, Clark County eligió Workday Financial Management y Workday Human Capital Management (HCM). Workday, un entorno cloud nativo, es lo suficientemente flexible para satisfacer las cambiantes necesidades del condado y, además, es fácil de usar. Asimismo, puede integrarse con las aplicaciones existentes de tesorería, gestión bancaria y punto de pago, lo que ayuda a minimizar los silos de datos y los pasos adicionales en las tareas rutinarias.
Con las capacidades integradas de Workday, Clark County sustituyó 75 fuentes distintas de archivos en papel por una única fuente de datos digitalizada. El equipo de soporte de TI de seis empleados a tiempo completo se redujo a un solo empleado especializado a tiempo completo que ahora puede respaldar los workflows automatizados y ofrecer al personal capacidades de autoservicio. El equipo también ha obtenido la capacidad de controlar quién puede acceder a qué datos y llevar un registro de quién ve y cambia qué archivos.
Aumento de la agilidad y los tiempos de respuesta
Hoy en día, los workflows flexibles y las capacidades de autoservicio ofrecen al personal de finanzas y RRHH la posibilidad de obtener insights, ajustar los procesos y gestionar los imprevistos, sin tener que pedir ayuda al equipo de TI. Los empleados de finanzas, por ejemplo, pasaron fluidamente de trabajar en oficinas a hacerlo desde sus casas debido a la pandemia. "Cuando la COVID-19 llegó, establecimos inmediatamente la gestión remota de las nóminas, las cuentas por cobrar y otros procesos financieros primordiales, y seguimos operando sin problemas", afirma Laurie Foster, Accounting Manager de Clark County. "No podríamos haberlo conseguido sin Workday".
Mayor eficiencia y ahorro de costes
Los nuevos workflows digitales reducen los costes y agilizan la facturación, las aprobaciones, los reembolsos, los aprovisionamientos y las compras. El condado completa ahora las nóminas un 60 % más rápido, y la incorporación de nuevos empleados tarda la mitad de tiempo. Con Workday, el personal puede actualizar sus perfiles y presentar plantillas de control de horas, solicitudes de ausencia e informes de gastos de forma independiente. Asimismo, puede ajustar los códigos de libro mayor, modificar los procesos de envío de solicitudes y crear informes. Este año, el equipo de RRHH también ahorró semanas de esfuerzo durante el proceso de inscripción abierta, utilizando avisos generados por el sistema y workflows sin papel. El primer día, el 25 % de los empleados había completado sus inscripciones y en cinco días, el 80 %.
Hemos digitalizado nuestros workflows con Workday para que los empleados ya no tengan que rellenar formularios y esperar.
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Simplificación del cumplimiento normativo y reducción del riesgo
Con Workday, el personal de finanzas redujo 10 000 libros mayores a 400, aumentando el control y la eficiencia del mantenimiento. El informe presupuestario ahora se basa en programas en lugar de departamentos, lo que aumenta los insights y ha facilitado un recorte del 15 % en los gastos no aprobados. Los empleados solo pueden acceder a la información que están autorizados a ver, y el condado tiene trazas de auditoría del acceso al sistema y de los cambios. El personal del condado, además, puede dedicar más tiempo a revisar y actualizar las políticas para mejorar la eficacia del programa y garantizar su cumplimiento normativo.