7-Eleven era una empresa de 43 años de antigüedad con sistemas y procesos de RRHH de hace 43 años. Todo era manual y todo se hacía en papel. Sus sistemas no estaban interconectados. No había una sola fuente de datos de los empleados que permitiera tomar decisiones empresariales con más insights. Los datos eran a menudo incompletos y la elaboración de informes era laboriosa y limitada.
"Teníamos problemas para averiguar rápidamente cuántos trabajadores indefinidos, por obra y servicio, de agencias o colaboradores externos teníamos en nuestra red. No era fácil saber dónde estaban, su permanencia en la posición, su sexo, su capacidad, sus cualificaciones, sus atributos de diversidad, sus aspiraciones profesionales o su experiencia profesional. Cuando algún trabajador de nuestra red de tiendas cambiaba de ubicación o de jornada, había que rellenar muchos formularios en papel y existía una importante duplicación de la actividad".
Retos
Para continuar liderando el sector de las tiendas locales y alcanzar su meta de llegar a los mil millones de transacciones de cliente en el 2030, 7-Eleven necesitaba otra forma de gestionar e implicar a su gente.
7-Eleven quería insights reales para la empresa y quería empoderar a las personas para que pudieran aplicar acciones a partir de esos insights. Necesitaba algo más que transformar los RRHH. La meta era transformar toda la empresa, proceso en el que RRHH desempeñaría un rol fundamental. 7-Eleven quería ser más productiva, tomar decisiones más inteligentes y disponer de una experiencia del empleado extraordinaria.
Workday se alinea en gran medida con los valores de nuestra empresa. Son audaces, se preocupan por sus clientes y son innovadores. También sabíamos que Workday nos obligaría a mejorar constantemente.
Head of HR Performance, People and Communications
¿Por qué Workday?
7-Eleven buscaba una solución integral basada en tecnología cloud fluida y de eficacia probada con una integración perfecta en su sistema de nómina y posibilidad de integrarse en su middleware MuleSoft. Tenía que ofrecer una excepcional experiencia de usuario intuitiva y garantizar datos y movilidad en tiempo real.
"Buscábamos un partner que se esforzara por mejorar continuamente su solución y nos ayudara a progresar, y que contara con las funciones de seguridad de datos, analytics avanzados y escalabilidad que necesitaba nuestra empresa", añade Christine.
"El motivo principal por el que elegimos a Workday es que afrontaron el procedimiento de concurso intentando comprender a nuestra empresa. No se limitaron a intentar vendernos un producto. Fueron humildes y perspicaces y se centraron en el cliente. Además, Workday tenía un producto integral realmente excepcional con integraciones de probada eficacia con otros sistemas, que sabíamos que nos ayudaría a aplicar nuestra estrategia y a hacer avanzar a nuestra empresa".
Mejor experiencia para las personas
Solo cuatro meses después de poner en marcha el sistema, 7-Eleven tiene una acogida excepcional entre sus empleados, sobre todo en dispositivos móviles, gracias a una experiencia de usuario mejorada. El reclutamiento, la incorporación, el desempeño y la definición de metas, y los procesos de gestión ESS se utilizan con frecuencia.
"Innovamos en el espacio digital para nuestros clientes y ahora también podemos ofrecer esa misma experiencia a los empleados. No queremos que nuestros empleados rellenen un formulario en papel o una hoja de cálculo manual: queremos que experimenten el cambio digital en las herramientas que utilizan desde la incorporación hasta el desarrollo profesional, pasando por la formación. Creemos que si creamos una buena experiencia la gente se quedará más tiempo en la empresa", asegura Christine.
Reconocemos a Workday como un innovador partner de soluciones tecnológicas de RRHH. La mentalidad ágil y de mejora continua que se impulsa en Workday complementa nuestra estrategia de RRHH, en la que el usuario final es nuestra guía.
Head of HR Performance, People and Communications
Mejora en desempeño
La solución de Workday permite a los mánagers y los administradores de 7-Eleven acceder a un nuevo módulo de informes, analytics, aprendizaje, desempeño y talento. Los datos disponibles ahora, alojados en un solo sistema, ayudan a 7-Eleven a mejorar su capacidad, pues ofrecen a los miembros del equipo acceso a oportunidades de desarrollo y objetivos de desempeño claros. La dirección utiliza mucho el módulo de desempeño para asegurarse de que los miembros del equipo tengan claras las metas que deben alcanzar.
A los mánagers de cada establecimiento, Workday les permite gestionar sus equipos sin tareas de administración innecesarias. "Los mánagers pueden dedicar más tiempo a la experiencia de los empleados y, en concreto, a la gestión del desempeño y el talento", comenta Christine.
Relación calidad-precio
"Creo que muchos departamentos de RRHH tienen problemas con el coste de la licencia. No se dan cuenta de que hay que considerar el coste durante toda la vida útil -afirma Christine-. Algunos proveedores empiezan pidiendo poco dinero y el golpe viene después, con los complementos. No se trata solo del coste de la licencia. Hay que preguntarse de cuántas personas es necesario disponer internamente para dar soporte a la solución tras la implementación. Y qué parte de esos costes van a ser corrientes. También es necesario saber si resultará sencillo reconfigurar y mejorar los procesos cuando cambien las necesidades empresariales, cosa que sucederá inevitablemente. Hay que preguntarse cuánto costarán los parches adicionales para otros sistemas de TI. Y lo difícil que será realizar las pruebas de regresión. Debemos saber si esta inversión resistirá el paso del tiempo y continuará interactuando con otros sistemas clave, como las soluciones financieras o de planificación de la fuerza laboral. Es como comprar un coche y descubrir después que te van a cobrar más por los tapacubos".
Decisiones de valor añadido
Uno de los beneficios más importantes para 7-Eleven es la oportunidad de tomar decisiones adecuadas basadas en datos.
"Ya podemos observar beneficios que tienen una repercusión en el flujo de caja como, por ejemplo, la gestión de las vacaciones y las ausencias. Cuando cerramos por Navidad, pudimos determinar rápidamente cuáles eran las ausencias que estaban programadas. Antes, nuestros sistemas legacy no ofrecían esta instantánea rápida y fiable", indica Christine.
Antes de Workday, a mi equipo le habría llevado semanas consultar el absentismo y ver la distribución de nuestros empleados por estado. Ahora tengo los datos al alcance de la mano y puedo preparar informes exactos para el equipo de alta dirección en cuestión de minutos".
"Antes, nuestras operaciones de asignación de personal eran reactivas, y se centraban únicamente en ubicar a alguien en una tienda y cubrir un turno. Hemos cambiado nuestra estrategia para ser más proactivos. Ahora nos planteamos continuamente cosas del tipo: ¿tenemos las personas con las skills que necesita esta tienda en concreto?, ¿están nuestros empleados realmente comprometidos?, ¿pensamos en nuestros empleados a largo plazo en lugar de limitarnos a esperar que se queden con nosotros una temporada breve y se vayan a desarrollar su carrera profesional en otro sitio?", comenta Christine.
Creo que el futuro de nuestra empresa no tiene límites con Workday: es una colaboración ideal. Considero sinceramente que transformará nuestra empresa y nos ayudará a mantener nuestro liderazgo en el sector de las tiendas de autoservicio del mercado australiano.
Head of HR Performance, People and Communications
Contenido relacionado