COMPTABILITÉ MULTIDEVISE
Les points clés de la comptabilité multidevise.
L’exploitation d’une organisation internationale vous oblige à gérer différentes devises continuellement. La comptabilité multidevise vous aide à mieux vous adapter à cette complexité. Pourquoi choisir entre précision et agilité quand vous pouvez profiter des deux.
Découvrez la comptabilité multidevise.
Pour assurer leur réussite dans l’ère moderne où l’incertitude est omniprésente en raison du rythme effréné du changement, les entreprises internationales doivent établir des pratiques comptables misant sur la technologie. Découvrez comment la comptabilité multidevise permet d’atteindre cet objectif.
La définition de la comptabilité multidevise
Qu’est-ce que la comptabilité multidevise?
Toutes les organisations doivent pouvoir compter sur des données financières exactes. Toutefois, les organisations actives dans plusieurs pays peuvent avoir plus de difficulté à atteindre et à maintenir cette exactitude. La gestion de plusieurs devises est synonyme de complexité accrue, qu’il s’agisse de satisfaire aux exigences locales en matière de déclaration ou de se protéger contre la volatilité des taux de change. La consolidation et la déclaration des données financières, ainsi que la présentation d’un portrait unique et unifié des performances s’avèrent également plus difficiles pour ces entreprises.
La comptabilité multidevise permet au service comptable d’une entreprise de gérer et d’analyser les données financières à partir d’une devise de base et d’utiliser les conversions de devises aux fins de déclaration. Prenons l’exemple d’une entreprise dont le siège social se trouve aux États-Unis et qui exploite des usines de fabrication au Vietnam et au Mexique. Grâce à la comptabilité multidevise, lorsque l’usine de fabrication du Mexique paie un fournisseur, la transaction approuvée est enregistrée en pesos (la monnaie locale), puis convertie automatiquement dans la monnaie de l’entreprise, c’est-à-dire le dollar américain.
Les deux monnaies étant présentes pendant tout le cycle de vie de la transaction, la gestion financière devient beaucoup plus simple, rapide et précise. Localement, les équipes comptables sont en mesure de clôturer les comptes et de respecter les exigences locales en matière de déclaration et de conformité. Au niveau de l’entreprise, les équipes comptables disposent d’une vue d’ensemble en temps réel et peuvent analyser les données globales et les données détaillées d’une transaction en particulier. Nous sommes bien loin des méthodes de travail dépassées, alors que les bureaux locaux transmettaient les données financières à l’entité mère qui les convertissait uniquement au niveau du sommaire, ce qui rendait les entreprises vulnérables aux erreurs, aux retards et aux risques liés à la déclaration d’information.
75 %
des professionnels de la comptabilité trouvent que les processus comptables sont encore en grande partie manuels ou nécessitent un effort manuel considérable au sein de leur organisation.
36 %
des professionnels de la comptabilité prévoient de mettre en œuvre des solutions de comptabilité infonuagiques ou sont en train de le faire.
From Mirage to Reality: Bringing Finance Into Focus in a Digital World, Deloitte, 2023
La nécessité d’une comptabilité multidevise
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de la comptabilité multidevise?
La mondialisation est en plein essor et les marchés mondiaux sont plus intégrés que jamais, ce qui force les entreprises qui souhaitent garder une longueur d’avance sur la concurrence à rivaliser à l’échelle mondiale. Toutefois, le fait de gérer de nombreuses monnaies locales entraîne un certain nombre de risques et de préoccupations financières.
Volatilité des changes. Toute incertitude, qu’elle soit liée à des conflits géopolitiques, à des difficultés économiques ou à l’instabilité politique, peut entraîner une volatilité des taux de change, ce qui vous expose à des risques transactionnels et économiques. La gestion de ces risques est souvent hors de la portée des entreprises qui jonglent avec plusieurs grands livres et des conversions manuelles.
Charge comptable accrue. La vérification manuelle des taux de change et l’agrégation de données cloisonnées afin de convertir les transactions en monnaies étrangères dans la monnaie de l’entreprise sont des tâches qui exigent énormément de temps. Le remplacement des anciennes méthodes de travail par une automatisation intelligente et un logiciel de comptabilité infonuagique peut toutefois accélérer la consolidation et la présentation de l’information financière, offrant ainsi un grand gain d’efficacité.
Réglementation locale et conformité. Chaque pays a ses propres règles et exigences financières, qu’il adhère ou non à la Norme internationale d’information financière (IFRS), aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) ou aux principes comptables locaux. La comptabilité multidevise permet aux équipes comptables de gérer avec agilité plusieurs monnaies tout en respectant les normes comptables locales et en satisfaisant aux exigences locales en matière de déclaration, dans chaque pays où l’entreprise est active.
Précision en matière de performances. Les taux de change peuvent parfois compliquer la comparaison des performances des différentes entités ou divisions. Grâce à la comptabilité multidevise, les équipes financières peuvent facilement tenir compte de l’incidence des taux de change pour obtenir un tableau clair des performances de l’entreprise et prendre des décisions plus éclairées.
« En raison du décalage horaire important et de la consolidation manuelle, la clôture de nos comptes en fin de mois prend environ cinq jours de plus que nécessaire. Workday nous aidera à résoudre ce problème. »
— Directeur financier, Opteon Property Group
Les termes clés de la comptabilité multidevise
Quels sont les termes clés utilisés dans la comptabilité multidevise?
Monnaie de l’entreprise : monnaie de fonctionnement utilisée par l’entité dans son environnement principal pour générer des flux de trésorerie et dépenser de l’argent. Il est généralement très simple de déterminer la monnaie de fonctionnement, mais certaines circonstances demandent une réflexion plus poussée. Par exemple, selon l’Accounting Standards Committee (ASC) 830, aux États-Unis, une monnaie dans un environnement fortement inflationniste n’est pas considérée comme suffisamment stable pour servir de monnaie de fonctionnement.
Monnaie étrangère : toute devise autre que celle de l’entreprise.
- Monnaie de transaction : devise d’une transaction soumise, également connue sous le nom de devise du grand livre. Elle peut correspondre ou non à la monnaie de fonctionnement (devise de l’entreprise).
- Monnaie de présentation : les entreprises internationales sont tenues de présenter l’information financière à l’échelle locale. L’entité locale en est généralement responsable. La monnaie de présentation, c’est-à-dire la devise utilisée pour préparer les états financiers, est souvent la monnaie du pays dans lequel l’entité locale est située, mais ce n’est pas toujours le cas. Par exemple, une entreprise néo-zélandaise enregistrée en Australie et ayant d’importants investisseurs aux États-Unis pourrait préparer ses états financiers en utilisant le dollar néo-zélandais, le dollar australien (pour satisfaire aux exigences de la Commission australienne des valeurs mobilières et de l’investissement) ou le dollar américain (pour les investisseurs).
Conversion : processus de conversion des données des transactions et des rapports financiers de la monnaie de fonctionnement à la monnaie de présentation. Certaines entreprises font manuellement ces calculs, mais les logiciels de comptabilité permettent d’automatiser la conversion.
- Taux de change : taux auquel une monnaie est échangée contre une autre monnaie à un moment donné. Lorsque la comptabilité multidevise s’appuie sur une automatisation intelligente, chaque conversion est automatiquement faite dans la monnaie de l’entreprise en utilisant le taux de change applicable à la date de la transaction.
La gestion de la comptabilité multidevise
Comment les comptables gèrent-ils la comptabilité multidevise?
Le temps où les organisations internationales géraient la comptabilité multidevise en confiant aux équipes financières locales le soin de communiquer des données financières sommaires au siège social est révolu. Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité qui tirent parti de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique peuvent automatiser intelligemment le processus souvent complexe de la gestion de la comptabilité multidevise. Voici les grandes lignes du fonctionnement :
L’équipe financière utilise un logiciel de comptabilité pour établir la monnaie de l’entreprise, ce qui assure l’utilisation d’une monnaie unique pour la comptabilité. Des règles de conversion qui définissent les taux de conversion sont également établies.
Lorsqu’une transaction opérationnelle a lieu, l’apprentissage automatique intégré ajoute automatiquement la devise applicable. Par exemple, des devises par défaut sont définies pour les fournisseurs et les clients, tandis que pour les notes de frais, la plateforme utilise la devise de l’entreprise de l’employé ou la devise de l’option de paiement de l’employé (si elles diffèrent). La monnaie de transaction reste la même tout au long du cycle de vie de la transaction.
Une fois la transaction approuvée, l’automatisation intelligente génère des écritures opérationnelles et des écritures comptables. Si la monnaie de la transaction est différente de la monnaie de l’entreprise, des règles automatisées configurables permettent de convertir la transaction dans la monnaie de l’entreprise. L’auditabilité est directement intégrée, car toutes les informations et les activités (de la transaction initiale dans la monnaie locale aux conversions de devises, taux de change et dates de conversion) sont conservées dans la transaction enregistrée.
Les équipes comptables peuvent produire des rapports dans plusieurs devises en quelques clics. Les règles de conversion précédemment établies pour définir les taux de conversion sont ensuite utilisées pour convertir la monnaie de l’entreprise dans une monnaie de présentation.
Pour la consolidation, tous les résultats des entreprises du groupe sont convertis en temps réel dans la monnaie de présentation. Les transactions en monnaies étrangères sont enregistrées dans la monnaie de l’entreprise au taux de change au comptant du jour de la transaction. Les actifs et passifs financiers initialement enregistrés au taux de change au comptant sont réévalués au taux de change du bilan.
« Nous faisons confiance à Workday à la fois pour notre système ERP et notre référentiel comptable. Pour bien faire mon travail, je dois pouvoir compter sur des données complètes et exactes, en temps opportun. Ainsi, je peux fournir facilement les rapports dont nos cadres ont besoin pour prendre de bonnes décisions ».
— Contrôleur, ABC Fitness
Les meilleures pratiques en matière de comptabilité multidevise
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de comptabilité multidevise?
Les réglementations financières peuvent changer, l’empreinte mondiale et les activités de votre organisation peuvent évoluer, mais les meilleures pratiques suivantes sont immuables.
Adopter une solution unique pour unifier l’entreprise. L’utilisation d’applications disparates entraîne des frictions, des frustrations et des problèmes d’interopérabilité qui peuvent vous conduire à travailler avec des données inexactes ou obsolètes. Pour garantir la cohérence de la fonction comptable à l’échelle mondiale, optez pour une solution qui prend en charge la comptabilité et la production de rapports multidevises.
Configurer les règles comptables du système. Vous devez pouvoir modifier facilement les règles et les flux des travaux d’un système comptable afin qu’ils soient adaptés à votre organisation, au lieu de forcer votre équipe à entrer dans le moule d’une solution universelle. Simplifiez considérablement la comptabilité multidevise en optant pour un logiciel de comptabilité qui permet à votre équipe comptable de modifier facilement les règles en fonction des besoins.
Adopter l’automatisation. L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique transforment la fonction financière, y compris l’aspect comptable. En laissant l’automatisation intelligente gérer les tâches routinières, mais dynamiques, votre équipe financière peut consacrer davantage de temps aux activités à forte valeur et à l’accélération de la clôture.
Préserver la traçabilité des données. Pour des raisons de transparence et de conformité, une piste d’audit est absolument essentielle. Toutefois, un logiciel de comptabilité qui conserve à la fois la monnaie de l’entreprise et la monnaie d’une transaction tout au long de son cycle de vie peut également contribuer à fournir des perspectives plus riches, des gains d’efficacité et une plus grande tranquillité d’esprit.