Comprender la planificación de escenarios
La planificación de escenarios es esencial para tener éxito en el dinámico entorno empresarial actual. Esta guía explica cómo funciona la planificación de escenarios, las herramientas que la respaldan y cómo ayuda a prosperar a empresas de todos los sectores.
Planificación de escenarios en un mundo empresarial incierto
Todas las empresas se enfrentan a la incertidumbre: los mercados cambian, surgen competidores y se producen disrupciones súbitamente. La planificación de escenarios las ayuda a abordar estas incógnitas preparándolas para múltiples futuros posibles, no solo para el que desean o prevén. Es una forma de anticiparse al futuro, poner a prueba las estrategias y mantener el negocio preparado para actuar, pase lo que pase.
A diferencia de los planes estáticos que presuponen un camino predecible hacia el futuro, la planificación de escenarios considera una gama de posibilidades y permite a los líderes aceptar la disrupción, algo que las empresas más exitosas hacen normalmente, según Harvard Business Review (HBR).
El estudio de HBR demuestra que tres cuartas partes de las empresas líderes en crecimiento y ganancias impulsan la disrupción en sus sectores, comparadas con otras que tienen menos visión de futuro, que permanecen siempre "en el pelotón".
"Las empresas de más alto rendimiento no temen los grandes cambios", indicaron los expertos de HBR. "El año que viene, el 63 % cambiará significativamente su modelo empresarial, y tienen nueve veces más probabilidades de experimentar un cambio total en su modelo empresarial este año. Ven el cambio de modelo empresarial de una manera mucho más positiva".
La planificación de escenarios es la clave para alcanzar este nivel de previsión y confianza estratégica, alineando a los equipos en torno a objetivos compartidos y afrontando la incertidumbre con aplomo y determinación.
Conclusiones principales
La planificación de escenarios ayuda a las empresas a prepararse para la incertidumbre explorando múltiples futuros posibles.
El proceso de planificación de escenarios implica la identificación de variables esenciales, el desarrollo de escenarios y la creación de estrategias adaptables.
La planificación de escenarios mejora la toma de decisiones, la gestión de riesgos y la flexibilidad organizacional.
La planificación de escenarios presenta retos comunes, incluidas las exigencias de tiempo, la precisión de los datos y la complejidad de la ejecución.
La tecnología simplifica la planificación de escenarios con herramientas de modelado, análisis y colaboración.
"Las empresas de más alto rendimiento no temen los grandes cambios. El año que viene, el 63 % cambiará significativamente su modelo empresarial".
—Harvard Business Review
¿Qué es la planificación de escenarios?
La planificación de escenarios es un proceso que las empresas utilizan para identificar importantes incertidumbres futuras, evaluar cómo los escenarios potenciales podrían afectarles y crear planes flexibles que puedan adaptarse a diferentes resultados. Los factores que normalmente se analizan durante la planificación de escenarios incluyen:
Condiciones del mercado: cambios económicos, presiones competitivas y tendencias del sector
Riesgos operativos: vulnerabilidades de la cadena de suministro, limitaciones de recursos o interrupciones
Cambios regulatorios: nuevas leyes, requisitos de cumplimiento normativo o políticas gubernamentales
Desarrollos tecnológicos: innovaciones emergentes que podrían alterar o mejorar el negocio
Comportamientos de los clientes: cambios en la demanda, las preferencias o los hábitos de compra
Al evaluar estos factores de forma proactiva, los responsables de la toma de decisiones pueden identificar riesgos y oportunidades, y preparar a la empresa en consecuencia. Ya no necesitan depender de conjeturas ni cruzar los dedos para que se haga realidad un solo resultado. Ahora pueden construir estrategias resilientes idóneas en una variedad de condiciones, gracias a la previsión y a una planificación estratégica flexible.
¿Cómo funciona la planificación de escenarios?
Una buena planificación de escenarios requiere un enfoque estructurado y exhaustivo. Los equipos deben asegurarse de que toda la información relevante esté en un solo lugar y de que tienen las herramientas adecuadas para modelar y tomar decisiones. Estos son los pasos importantes a seguir durante un ejercicio de planificación de escenarios:
1. Identificar variables clave
El primer paso en la planificación de escenarios es identificar los factores que con mayor probabilidad afectarán al futuro de su empresa. Estas variables deben incluir fuerzas externas, como cambios económicos, cambios regulatorios o preferencias cambiantes de los clientes, así como dinámicas internas como la disponibilidad de recursos, la capacidad operativa o el tamaño de la fuerza laboral.
Comience el proyecto de planificación de escenarios reuniendo las aportaciones de las partes interesadas clave de todos los departamentos. Disponer de perspectivas diversas es esencial para no pasar por alto variables que están fuera de cualquier área de especialización concreta. Cuando haya recopilado una lista, priorice los factores según dos criterios:
- Efecto potencial:¿qué variables podrían afectar más significativamente a sus objetivos y operaciones?
- Probabilidad:¿qué probabilidad hay de que cada variable cambie de una manera que repercuta en su empresa?
Al priorizar las variables que más atañan a su empresa, puede asegurarse de que sus planes aborden los retos y las oportunidades más importantes.
2. Desarrollar escenarios
A continuación, desarrolle múltiples escenarios utilizando las variables priorizadas para imaginar un abanico de posibilidades futuras. Cada escenario debe contar una historia distinta sobre cómo podría ser el futuro y proporcionar un estructura para analizar sus implicaciones. A continuación se explica cómo estructurar el proceso de desarrollo de escenarios:
1. Delimite los escenarios: identifique el ámbito de cada escenario. Céntrese en lo que podría suceder en un periodo de tiempo específico, como el próximo trimestre, año o ciclo de mercado.
2. Defina los escenarios: cree de tres a cinco escenarios detallados para cubrir una serie de resultados:
- Mejor caso: un futuro óptimo en el que las condiciones mejoran significativamente.
- Peor caso: un futuro problemático en el que los riesgos se hacen realidad.
- Caso más probable: un escenario basado en tendencias y supuestos razonables.
Hágalos medibles asignando condiciones y cifras específicas a cada escenario. Desarrolle una historia para cada escenario, explicando sus impulsores clave, los efectos previstos y los retos esenciales. El objetivo es crear escenarios que sean realistas y útiles para la toma de decisiones.
3. Analizar los efectos potenciales
Con estos escenarios listos, el siguiente paso es evaluar cómo podría afectar cada uno a los objetivos, las operaciones y las estrategias de su empresa. Esto requiere analizar en profundidad los riesgos y las oportunidades potenciales que representa cada escenario.
Comience por plantearse estas preguntas clave:
- ¿Qué riesgos específicos plantea este escenario?
- ¿Cómo se verían afectados nuestros objetivos financieros, nuestra capacidad operativa o nuestra fuerza laboral?
- ¿Qué oportunidades podríamos tener en este escenario?
Cuantifique los efectos siempre que sea posible. Calcule las repercusiones financieras de cada escenario, calcule los cambios en las exigencias de recursos y determine cómo podrían cambiar métricas como los márgenes de ganancia, la productividad o la satisfacción del cliente. Este análisis proporciona la base para crear estrategias interactivas.
4. Formular estrategias
Una vez comprendidos los efectos de cada escenario, es el momento de desarrollar estrategias adaptadas a cada uno. Céntrese en estas tres áreas:
Aborde los riesgos: identifique acciones específicas para mitigar los retos potenciales. Por ejemplo, en un supuesto pesimista, cuando hay retrasos en la cadena de suministro, se podrían diversificar los proveedores o incrementar las reservas de inventario.
Aproveche las oportunidades: planifique cómo utilizar las condiciones favorables. En un supuesto ideal, esto podría implicar ampliar la producción para satisfacer la demanda creciente o entrar en nuevos mercados.
Cree flexibilidad: elabore planes de contingencia que permitan ajustes rápidos. Por ejemplo, una estrategia de contratación podría incluir un reclutamiento por fases, con la posibilidad de hacer pausas o acelerar según el escenario.
Cada estrategia debe incluir pasos claros, responsabilidades asignadas y objetivos medibles. De ese modo, su equipo sabrá qué hacer y cómo se realizará el seguimiento del éxito, sea cual sea la situación real.
5. Revisar y perfeccionar
La planificación de escenarios es un proceso continuo. A medida que haya nueva información disponible, deberá revisar sus escenarios para ver si siguen siendo pertinentes y útiles. Para eso podría ser necesario actualizar variables, revisar supuestos o añadir nuevos escenarios que reflejen las tendencias emergentes.
Se deben incorporar revisiones periódicas a los ciclos de planificación, para que las estrategias se mantengan alineadas con la realidad en cada momento. Por ejemplo, una revisión trimestral podría revelar que una variable que antes tenía baja prioridad (como el lanzamiento de un nuevo producto de un competidor) se ha convertido en un factor crítico.
Para desarrollar opciones estratégicas a largo plazo, debe mantener su adaptabilidad a lo largo de cada nuevo ciclo de vida de la empresa. Al perfeccionar continuamente sus escenarios y estrategias, esta se mantendrá preparada y receptiva, sin que importe cómo evolucionen las condiciones.
"Ahora, en cualquier momento vemos exactamente dónde se sitúan las cifras y estudiamos diferentes escenarios futuros".
—Wes Cordingley, COO, Beyond Blue
Cómo puede ayudar el software de planificación de escenarios
El rápido avance de la tecnología ha transformado la planificación de escenarios. Un proceso manual que requería mucho tiempo es ahora dinámico y basado en datos. Con herramientas modernas de planificación, las empresas pueden modelar escenarios rápidamente, analizar complejas relaciones entre los datos y adaptarse a medida que surge información nueva.
Estas son las características clave que hacen que el software de planificación de escenarios sea esencial para el proceso:
Integración de datos
Las herramientas de planificación basadas en tecnología cloud pueden reunir datos de múltiples orígenes y sitios de una empresa (sistemas financieros, herramientas de seguimiento de la cadena de suministro, plataformas de gestión de cliente, etcétera) en una sola ubicación centralizada. Esto hace que los datos sean visibles y accesibles para los equipos de planificación y garantiza que los escenarios se basen en insights completos y precisos.
Análisis predictivo basado en IA
El software de planificación de escenarios incluye capacidades de análisis predictivo impulsadas por IA. Estas capacidades pueden analizar datos históricos y tendencias a escala, e identificar patrones que no es posible detectar únicamente con análisis realizados por las personas. Con estas herramientas implementadas, las empresas pueden realizar análisis de datos más sofisticados y ver cómo las variables cambiantes afectan a los escenarios en tiempo real.
Colaboración en tiempo real
Las herramientas basadas en tecnología cloud facilitan la colaboración al permitir que equipos de distintos departamentos y regiones contribuyan al proceso de planificación de escenarios. Las actualizaciones en tiempo real garantizan que todos los usuarios trabajen con los datos más recientes, lo que reduce los fallos de comunicación y mejora la alineación durante todo el proceso.
Visualización e informes
El software de planificación de escenarios incluye tableros de mando y visualizaciones para facilitar la recepción y la interpretación de los datos complejos, incluso a los usuarios que no son expertos en datos. Estas características permiten a los líderes comparar rápidamente escenarios, evaluar los efectos y presentar conclusiones a las partes interesadas de una manera clara y convincente.
Actualizaciones dinámicas
A diferencia de los planes estáticos, las herramientas de planificación de escenarios impulsadas por el avance de la tecnología permiten actualizaciones continuas. Cuando hay más datos disponibles, las empresas pueden revisar rápidamente escenarios y estrategias, para cerciorarse de que sus planes siguen siendo pertinentes y viables.
Planificación de escenarios por sectores
La planificación de escenarios permite a las empresas de todos los sectores prepararse para el futuro. Estos ejemplos reales de clientes de Workday demuestran diversas formas en que las empresas utilizan la planificación de escenarios para prosperar.
Public Trust: mejora de la toma de decisiones financieras.
Public Trust, un proveedor de servicios financieros de Nueva Zelanda, necesitaba reforzar la toma de decisiones en tiempos de incertidumbre. Lastrado por procesos manuales obsoletos, necesitaba un enfoque mejor y más rápido para la planificación financiera.
"Nuestros procesos eran manuales y estaban sujetos a riesgos al depender de personal clave. Los procesos de planificación financiera eran largos y laboriosos", explica el responsable de finanzas de Public Trust, Dan Devcich. "Teníamos capacidades limitadas de planificación de escenarios, algo que las partes interesadas buscaban cada vez más. Perdimos personal de finanzas debido a las exigencias de los roles".
Public Trust quería una solución basada en tecnología cloud para modernizar sus procesos y permitir una planificación de escenarios más integral y sofisticada. Con el software de gestión del rendimiento empresarial Workday Adaptive Planning, Public Trust redujo en 20 días la duración del ciclo de elaboración de presupuestos, eliminó los riesgos de los procesos antiguos y consiguió generar escenarios hipotéticos para mejorar su adaptabilidad a los cambios del mercado.
Denny's: agilidad operativa permanente
La cadena de restaurantes estadounidense Denny's operaba con un sistema financiero obsoleto que requería trabajo manual y muchas hojas de cálculo. Los usuarios finales veían el proceso con una indiferencia alarmante. Denny's decidió adoptar Workday Adaptive Planning para modernizar el proceso.
La implementación de una herramienta de gestión del rendimiento empresarial ha transformado su capacidad de planificar el futuro. Denny's ha duplicado con creces su número de previsiones anuales, ha acortado en un 25 % la duración del ciclo de presupuesto anual, ha generado un 60 % más de escenarios hipotéticos y ha reducido de semanas a días (o incluso menos) el tiempo que dedica al modelado de escenarios.
"En tan solo unas horas", explica el mánager de planificación financiera de Denny's, "podemos modelar escenarios para entender cómo será la empresa dentro de 12 meses. Es algo valioso".
Beyond Blue: más apoyo para la salud mental
Beyond Blue, un proveedor líder del sector de la salud mental en Australia, necesitaba más escalabilidad en un contexto de crecientes factores estresantes para la salud mental en las comunidades en las que prestaba servicios. En concreto, necesitaba la capacidad de modelar escenarios en los que basar la asignación óptima de recursos.
Workday Adaptive Planning ayudó a Beyond Blue a mejorar la visibilidad de los impulsores del valor empresarial, acelerar los informes de cierre mensual y generar una mayor confianza entre las partes interesadas, a la vez que se tomaban decisiones más rápidas e inteligentes.
"Ahora, en cualquier momento vemos exactamente dónde se sitúan las cifras y examinamos diferentes escenarios futuros", declaraba Wes Cordingley, COO de Beyond Blue. "Podemos ver dónde hacer ajustes en respuesta a los posibles cambios en las necesidades de apoyo a la salud mental".
"En solo unas horas, podemos crear escenarios que nos permitan saber cómo será la empresa dentro de 12 meses. Es algo valioso".
—Financial Planning and Analysis Manager, Denny’s
Planificación de escenarios hipotéticos en acción
El gran valor de la planificación de escenarios reside en su capacidad de convertir la incertidumbre en oportunidad. Equipa a los líderes para tomar decisiones inteligentes que mantengan sus empresas resilientes, incluso cuando afrontan retos imprevistos. Al incorporar la planificación de escenarios a sus operaciones habituales, las empresas pueden mantenerse preparadas y adaptables ante cualquier situación nueva que se les presente.