¿Cuáles son los costes ocultos de mantener sistemas legacy en FP&A?
Los equipos de planificación y análisis financieros han dependido durante mucho tiempo de sistemas legacy. Pero, a medida que aumentan los costes asociados (desde los requisitos de mantenimiento hasta la ineficacia de las operaciones), cada vez son más los responsables financieros y de TI que se replantean la situación vigente en sus empresas.
Descubra los sistemas legacy en FP&A
Cuando las empresas utilizan sistemas que generan datos limitados y obsoletos, y requieren un mantenimiento periódico que conlleva tiempos de inactividad, puede que sea inevitable plantearse por qué se siguen utilizando. Los sistemas legacy rudimentarios y anticuados son costosos en más de un sentido, pero muchas empresas y funciones (incluidas las de planificación y análisis financieros (FP&A) siguen aferrándose a ellos.
¿Por qué? No cabe duda de que en parte se debe a la inercia y la fuerza de la costumbre. Pero los responsables financieros y de TI reconocen cada vez más que mantener los sistemas legacy frágiles y obsoletos conlleva costes significativos, de dinero y de tiempo para el mantenimiento y las actualizaciones, y en forma de riesgos financieros asociados a protocolos de seguridad obsoletos e informes inexactos.
De hecho, la deuda tecnológica, incluido el tiempo necesario para mantener sistemas legacy dispares, fue uno de los principales retos que los directores financieros identificaron en una encuesta sobre los mayores obstáculos para obtener valor de la función de TI.
Los sistemas legacy no solo consumen tiempo y presupuesto internos. Estos sistemas también pueden suponer un costoso impedimento para la innovación y la flexibilidad.
El 30 % de las empresas sigue utilizando hojas de cálculo como principal herramienta de elaboración de presupuestos y previsiones
Los sistemas legacy obsoletos no pueden ofrecer la automatización y los insights que necesitan las empresas, y muchas aplicaciones legacy son difíciles de integrar con tecnologías como los analytics y los dispositivos móviles.
Casi el 60 % de los CTO encuestados por Forrester afirma que su componente tecnológico heredado es demasiado costoso e inadecuado para las aplicaciones modernas. En otra encuesta de Deloitte, el 57 % de los líderes empresariales afirma que la falta de agilidad empresarial es un problema de los sistemas legacy.
Para los equipos de planificación y análisis financieros que desean distribuir los análisis y los insights aptos para la toma de decisiones que requieren cada vez más los CFO y otros líderes de la alta dirección, los costes de aferrarse a sistemas legacy frágiles y obsoletos son demasiado elevados para ignorarlos.
Entender los sistemas legacy en FP&A
Muchos de los sistemas legacy utilizados por los equipos de planificación y análisis financieros se crearon hace décadas y no se diseñaron para gestionar el volumen y la veracidad de los datos financieros que manejan los equipos actuales, ni las capacidades de analytics que su trabajo requiere actualmente. Las funciones de finanzas adoptan a menudo aplicaciones aisladas y recurren a herramientas de analytics independientes para hacer frente a las limitaciones de esos sistemas legacy. El resultado es un frágil mosaico de datos fragmentados en silos que puede requerir mucho tiempo y dedicación.
Aunque los profesionales de las finanzas suelen utilizar hojas de cálculo para organizar los datos, estas no siempre aportan la mayor claridad en el complejo panorama financiero actual. De hecho, el 30 % de las empresas sigue utilizando hojas de cálculo como principal herramienta de elaboración de presupuestos y previsiones, un porcentaje que no ha variado desde 2014. Sin embargo, las hojas de cálculo estáticas tienen peligros inherentes, ya que impiden colaborar en tiempo real y aumentan el riesgo de que los datos utilizados se hayan quedado obsoletos.
Los sistemas legacy son más vulnerables a los problemas de seguridad y conllevan un coste de compatibilidad
A medida que los CFO asumen una posición más estratégica en muchas empresas, también aumentan las expectativas en torno al papel de FP&A. Pero, la mayoría de las veces, los sistemas legacy de FP&A actúan como cuellos de botella y obstáculos, más que como capacitadores estratégicos.
Por qué las empresas siguen utilizando sistemas legacy
Los sistemas legacy perduran por razones variadas y, en muchos sentidos, comprensibles. Los usuarios están habituados, les resultan cómodos y están muy arraigados. Y las empresas han adaptado sus workflows en torno a ellos. Como todo el mundo los conoce a la perfección, el cambio puede parecer impracticable o innecesario.
A las empresas también les preocupan los costes y la complejidad de la transición a otros sistemas. Pero el miedo a lo desconocido frena a las empresas, atrofia sus insights, limita la agilidad y restringe el crecimiento.
El verdadero coste de mantener los sistemas legacy
Los sistemas legacy suelen acarrear unos costes económicos y operativos que no hacen sino aumentar cuanto más tiempo se utilicen. En parte, esto se debe a la oferta y la demanda: a medida que aparecen nuevas opciones en el mercado, se hace más difícil encontrar las skills necesarias para operar con los sistemas antiguos, lo que aumenta el tiempo y el dinero necesarios para invertir en ellos. Los departamentos de TI ya asignan más del 55 % de sus presupuestos tecnológicos a mantener las operaciones de la empresa, pero solo el 19 % al desarrollo de soluciones innovadoras, según una encuesta de Deloitte.
Los sistemas legacy también son más vulnerables a los problemas de seguridad y conllevan un coste de compatibilidad, al tener que adaptar estos sistemas con nuevas actualizaciones de seguridad. El desajuste tecnológico exige nuevos códigos, middleware y soluciones personalizadas, y todo ello tiene un precio. Además, está el coste de las propias infracciones de ciberseguridad: 4,45 millones de dólares en 2023, sin incluir los daños a la reputación.
La productividad también se resiente con los sistemas legacy. Los sistemas antiguos requieren más mantenimiento y tiempo de inactividad, y los empleados deben pasar más tiempo en tareas rutinarias, como la conciliación de datos. En los sistemas de FP&A modernos, esas tareas se automatizan, dejando tiempo para que los empleados se dediquen a actividades de más valor, como el análisis financiero.
Uno de los retos a los que se enfrentan los CTO al sustituir los sistemas legacy de FP&A es la reticencia de los empleados
Como señaló el responsable de gobierno de datos y EPM de Doctolib, después de que este servicio europeo de salud electrónica de rápido crecimiento sustituyera su sistema legacy de FP&A por una solución moderna: "Ahora mis compañeros pasan mucho menos tiempo procesando datos, y pueden dedicar más a la colaboración empresarial y a los análisis detallados. Además de ser algo más satisfactorio para el equipo, también es mucho más productivo y aporta beneficios tangibles a la empresa".
Cómo hacer la transición desde los sistemas legacy
Aunque la sustitución de un sistema legacy puede parecer una tarea abrumadora, a menudo constituye un paso adelante beneficioso para una empresa. Si existe cualquier tipo de duda al respecto, conviene obrar con prudencia, ya que hay aspectos importantes a tener en cuenta antes de iniciar cualquier proceso de modernización.
La modernización de los sistemas legacy puede hacerse de muchas maneras. Algunas empresas actualizan todo a la vez. Otras prefieren un enfoque más gradual, que permita ajustes progresivos. El mejor enfoque para su empresa dependerá de las necesidades, la tolerancia al riesgo y la disponibilidad de recursos. Tendrá que trabajar con otros líderes de la empresa para diseñar un plan de migración de datos que permita el traslado seguro y preciso de los datos históricos y garantice la compatibilidad con cualquier otro sistema empresarial en uso.
Uno de los retos a los que se enfrentan los CTO al sustituir los sistemas legacy de FP&A es la reticencia de los empleados. El cambio puede ser difícil, y los sistemas nuevos puede intimidar.
Para ayudar a infundir confianza entre los empleados indecisos, establezca programas de formación sólidos que incluyan horas para la formación práctica, guías de solución de problemas de fácil acceso y canales de comunicación abiertos para ofrecer soporte individual. También es conveniente designar "embajadores del cambio" que promuevan el nuevo sistema y sus ventajas, entre ellas las oportunidades de upskilling.
Las empresas que han dado el salto a un sistema de FP&A moderno no tardan en anunciar la rentabilidad de la inversión. La multinacional británica de servicios de óptica Specsavers tardó solo dos meses en implementar por completo un sistema de FP&A actualizado. Ahora la empresa dedica mucho menos tiempo a la elaboración de presupuestos en sus 60 ubicaciones. Los líderes también comprenden mejor los distintos generadores de gasto, lo que les ayuda a identificar oportunidades de crecimiento para toda la empresa.
Modernizar los sistemas de ERP y contabilidad
Los sistemas legacy de ERP y contabilidad funcionan bien, hasta que dejan de hacerlo. Las hojas de cálculo eran una solución perfecta para las conexiones telefónicas del siglo XX, pero no están diseñadas para seguir el rápido ritmo de las transacciones empresariales actuales.
Las herramientas de FP&A modernas ofrecen funcionalidades incomparables con las que los sistemas legacy no pueden competir.
Los sistemas modernos, como Workday Adaptive Planning que recibe y analiza las eventos en cuanto se producen, están mejor equipados para gestionar el entorno empresarial actual. También se integran con una mayor variedad de orígenes de datos que los antiguos sistemas ERP, lo que permite a los equipos de planificación y análisis financieros y a los líderes empresariales tener una visión más integral de la empresa.
Aunque la transición desde sistemas legacy puede ser un reto, el proceso allana el camino para las actualizaciones en el futuro. Las soluciones basadas en tecnología cloud de Workday permiten una mayor flexibilidad y escalabilidad, y simplifican el proceso de adaptación a unas necesidades empresariales siempre en evolución. Si su empresa está preparada y dispuesta a invertir en un sistema ERP moderno, los beneficios sin duda llegarán y, mejor aún, irán aumentando con el tiempo.
El futuro de FP&A: más allá de los sistemas legacy
Las herramientas de FP&A modernas ofrecen funcionalidades inigualables (analytics en tiempo real, compatibilidad con el entorno cloud, tableros de mando fáciles de usar y eficiencias operativas) que los sistemas legacy no pueden superar. En la modernización, la mitad del trabajo consiste en prepararse. Para empezar, realice una auditoría de su sistema actual de FP&A, prestando especial atención a las carencias de capacidades. Una vez que haya identificado un sistema sustituto que satisfaga sus necesidades de FP&A más urgentes, establezca procesos seguros para la migración de datos y la integración con los sistemas ERP existentes. Antes de poner en marcha el nuevo sistema, puede probar en él sus datos para detectar posibles problemas.
A medida que los sistemas de FP&A sigan evolucionando a un ritmo acelerado, aumentará la brecha entre quienes los tienen y quienes no los tienen. Las innovaciones en IA harán que se detengan las soluciones legacy, ya lentas de por sí. Pero las empresas que encaren el futuro de frente se verán recompensadas con tecnologías transformadoras, como insights de negocio en tiempo real y análisis predictivo, y con la capacidad de revolucionar todos los aspectos de su actividad.
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