Una base flexible para un éxito en R1 aún mayor

En la educación superior, las puntuaciones cuentan, tanto para los estudiantes como para las universidades. Los docentes y estudiantes con más talento buscan las instituciones mejor valoradas, especialmente aquellas que forman parte de la prestigiosa lista de clasificación Carnegie R1. Aunque la Washington State University (WSU) ya se encontraba entre las 130 instituciones R1, quería que el campus de Pullman estuviera entre los 25 primeros para poder potenciar las oportunidades de resolver los mayores retos del mundo. Sin embargo, no lo iba a tener nada fácil.

Día de graduación: dar paso a una nueva solución

WSU ya invertía cientos de millones de dólares en investigación cada año. La institución tuvo que redoblar esfuerzos para identificar cambios que pudieran impulsar una mayor eficiencia, atraer al mejor talento y eliminar un déficit presupuestario de 30 millones de dólares. El departamento de finanzas mencionó el secreto a voces, pero que todos evitaban mencionar: un mainframe de 40 años de antigüedad que respaldaba los workflows administrativos. "Era demasiado arriesgado", cuenta Stacy Pearson, Chief Financial Officer en WSU. "Los informes financieros no eran exhaustivos y estaban a cargo de departamentos individuales. Fue difícil realizar nuevas contrataciones de personal administrativo porque no veían clara una trayectoria profesional en una institución que usaba un mainframe. Y la única persona que sabía cómo volver a poner en marcha este aparatoso sistema cuando fallaba estaba a punto de jubilarse. Necesitábamos una base de nivel R1 para que nuestra universidad progresara hacia una estrategia de investigación moderna, estableciera y gestionara un nuevo modelo de presupuestos y se convirtiera en líder en procesos de gestión y planificación ágiles".

Un plan de estudios moderno para alcanzar el éxito

WSU decidió construir su base administrativa sobre un sistema de Workday unificado. La implementación en dos fases comenzó con Workday Financial Management y Workday Human Capital Management (HCM), seguida de Workday Payroll, Workday Recruiting y Workday Time and Absence. "Era un plan ambicioso y no sé cómo no me han salido más canas, pero lo lanzamos a tiempo y sin salirnos del presupuesto gracias a la orientación de Workday y sus otros clientes universitarios", afirma Pearson. "Para ayudar a todo el mundo a adoptar esta renovación completa de un sistema de 40 años de antigüedad, también lanzamos planes de gestión del cambio, comunicación y formación. Entonces, en lugar de esperar las previsibles quejas, dedicamos mucho tiempo a involucrar a las partes interesadas de los departamentos, los docentes y el personal para impulsar los cambios culturales necesarios y resolver de inmediato cualquier queja e inquietud. Si bien es cierto que hubo quejas, llevamos a cabo sesiones de escucha y trabajamos para resolver los problemas y ser tan receptivos como fuera posible".

Insights de nivel R1 en tiempo real y un 100 % más rápidos

Hoy en día, en lugar de optar por procesos ​​en papel y tediosas aplicaciones de mainframe, el personal, el cuerpo docente y los estudiantes de WSU gestionan las tareas de finanzas y RRHH mediante workflows automatizados en Workday. Además, en lugar de tener que esperar 30 días para obtener informes estáticos, el personal dispone de insights en tiempo real y bajo demanda sobre finanzas y RRHH, incluidos presupuestos y costes reales de todo el sistema de WSU. "Este es el nivel de insights y capacidad de respuesta que necesitamos para convertirnos en una de las 25 mejores universidades de investigación", afirma Pearson. "La mejora del acceso a los datos y la eficiencia permiten a nuestros empleados añadir más valor. Los insights también han hecho posible crear un plan trienal que nos sacará del déficit operacional".

Movilidad, atracción y retención

El personal, los docentes y los estudiantes ahora pueden gestionar los workflows de finanzas, RRHH y nóminas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Este aumento de la movilidad ha sido especialmente útil durante la pandemia de la COVID-19. No solo ha favorecido la colaboración entre las personas de los cinco campus, los cuatro centros de investigación y las 40 oficinas de extensión de condados y tribales, sino que la WSU también puede atender mejor las necesidades de los departamentos y sus empleados. "Seamos realistas, incluso antes de la pandemia, la fuerza laboral era móvil", asegura Pearson. "Conviene usar procesos digitales que proporcionen a las personas la flexibilidad de trabajar de diferentes maneras. El estado de Washington y otras universidades están pendientes de nosotros por nuestro liderazgo y por cómo conseguimos hacer esto posible".

La adopción de workflows modernos eliminó la frustración y creó una cultura más positiva en la que aflora el entusiasmo de los estudiantes, el cuerpo docente y el personal por un mundo de posibilidades. "Queremos formar parte del grupo de los líderes", confiesa Pearson. "Las personas que vienen a las entrevistas piensan que es magnífico que usemos Workday. Saben que pueden emplear las herramientas y los workflows que aprendan aquí en cualquier sector".

La base flexible orientada hacia el futuro

Para aprovechar el potencial completo de todos sus recursos, la WSU está ampliando el uso de Workday y poniendo en práctica sus estrategias de gestión del cambio, comunicación y formación para impulsar proyectos futuros. "No nos quedamos sentados maravillados con cómo las tareas se hacen solas y chocando los cinco", concluye Pearson. "La infraestructura base que implementamos con nuestro sistema de Workday es lo que necesitamos para impulsar nuestras iniciativas de plan de negocios estratégico. Sabemos cómo reducir nuestro déficit presupuestario, mejorar nuestra clasificación R1 y aumentar el aprendizaje para que la WSU pueda continuar atrayendo y educando a la próxima generación de líderes que solucionarán los problemas del mundo".