La elaboración de presupuestos en la Wake Forest University solía ser difícil. Los departamentos académicos y administrativos tenían workflows manuales e independientes que resultaban tediosos. Esto limitaba las tareas principales y la contribución presupuestaria a un grupo reducido de administradores y planificadores financieros.
Los datos opuestos e inflexibles de los presupuestos necesitaban comunicación por ambas partes para llegar a la información y no seguían un workflow estandarizado. El periodo de tiempo para crear la información presupuestaria hacía que quedara obsoleta y supuso un gran esfuerzo conectar la planificación, la fuerza laboral y las finanzas.
Elaboración fluida de presupuestos en tiempo real y planificación del capital
La Wake Forest University implementó Workday Adaptive Planning para unificarlo todo y mejorar la planificación presupuestaria y del capital. La universidad ya contaba con Workday Human Capital Management (HCM) y Workday Financial Management, por lo que proporcionaron una base de datos lista para utilizar con el fin de respaldar los workflows conectados de los departamentos académicos y administrativos.
En lugar de gestionar silos y procesos dispares, la Wake Forest University dispone ahora de datos compartidos para gestionar recursos, presupuestos y planes. Workday Human Capital Management y Workday Financial Management alimentan de manera automática los datos en Workday Adaptive Planning. Además, los empleados tienen un proceso de inicio de sesión único y una experiencia compartida y por la que resulta sencillo navegar.
Una amplia participación
Más de 100 responsables de todo el campus participan ahora en el proceso de elaboración de presupuestos. Aprender a utilizar Workday Adaptive Planning fue sencillo y el personal confía en que el tiempo invertido se traducirá en una aprobación más rápida de los presupuestos para financiar sus objetivos.
Los administradores tienen insights amplios y en tiempo real sobre los presupuestos centralizados de los departamentos académicos, así como sobre los presupuestos descentralizados de los departamentos administrativos de Campus Life, como los servicios de ocio, policía y asesoramiento. Los responsables de la toma de decisiones también utilizan la misma plataforma para gestionar las finanzas, la fuerza laboral y la planificación.
Aceleración de la eficacia y capacitación del personal
Ahora, preparar Workday Adaptive Planning lleva de una a dos semanas en lugar de dos meses y los responsables de la toma de decisiones tienen acceso a la información que necesitan bajo demanda. Gracias a las capacidades de autoservicio intuitivas de Workday Adaptive Planning, pueden ejecutar informes, descargar datos y conectar rápidamente los costes de las actividades con los departamentos y los recursos.
Los usuarios pueden evitar tener que introducir los datos manualmente varias veces, ya que la información fluye de forma automática desde Workday Human Capital Management y Workday Financial Management hasta Workday Adaptive Planning. Además, debido a que todos los datos se actualizan de forma automática en tiempo real, los responsables de la toma de decisiones ya no tienen que comprobarlos manualmente, ya que saben que las cifras son exactas.
Provisión de datos exactos
Con Workday Financial Management, el cierre del mes suele durar solo cuatro días gracias a una mayor precisión de los datos y a la rapidez de los procesos previos. La posibilidad de consultar diferentes puntos de vista sobre determinados datos permite que el equipo financiero tenga más tiempo para centrarse más en el análisis de los gastos y extraer rápidamente los datos mientras se prepara para la auditoría.
Los usuarios finales pueden hacer sus propias facturas y observar la auditoría a lo largo de todo el proceso, ya que ahora cada transacción está documentada y cada acción se registra. Al transferir la propiedad y la responsabilidad a las partes de la empresa, los usuarios finales tienen la capacidad de gestionar su propio destino.