UQ es una de las principales instituciones de investigación y docencia de Australia. El profesorado empodera a los estudiantes para desarrollar capacidades de pensamiento innovador y liderazgo. Pero, para crear esa experiencia de alta calidad, hace falta tiempo y el profesorado debe tener acceso a datos exhaustivos.
Al igual que la mayoría de las instituciones grandes y complejas, UQ utilizaba multitud de procesos dispares y en papel, y diferentes modalidades de trabajo en los diversos campus y centros de investigación. Por esas razones, el personal perdía tiempo en procesos engorrosos. "No teníamos ningún tipo de estandarización en nuestros procesos de personas", afirma Al Jury, Chief HR Officer.
La implementación de Workday supuso un cambio radical para esta universidad. Realmente gestiona la complejidad existente en la educación superior.
Chief HR Officer
La automatización permite a los docentes centrarse en la enseñanza
Jury entiende cómo contribuye Workday a la eficiencia de UQ, ya que la tecnología mide cuánto tiempo tardan las transacciones y los procesos de gestión en la universidad. "Desde la puesta en marcha, muchos de nuestros procesos principales se han reducido a la mitad gracias a los workflows automatizados (un millón de aprobaciones en el primer año), lo que favorece la velocidad y la agilidad", explica Jury. "Ahora el personal tiene menos cargas administrativas y más tiempo para la investigación y la docencia, que son de vital importancia para nuestros estudiantes y para la universidad. Pueden dedicarse a crear una experiencia fantástica para los estudiantes, y eso contribuirá a mejorar más la reputación de UQ como universidad líder.
Con todos los procesos de RRHH en un solo tablero de mando, los responsables de personal tienen los datos al alcance de la mano. "Al ofrecer la visualización de datos en un tablero de mando, Workday facilita tareas como las evaluaciones de desempeño, que antes eran muy difíciles", dice Jury. "El sistema de tablero de mando demostró su valía durante la pandemia. Teníamos información inmediata y actualizada sobre dónde se encontraban las personas y sus modalidades de trabajo flexibles".
Es una gran ventaja que todos los usuarios puedan acceder fácilmente a los procesos de las personas en un mismo lugar.
Chief HR Officer
Datos de compensación precisos para respaldar la equidad salarial
Cuando la inclusión es uno de los valores de la empresa, garantizar una remuneración justa y equitativa es una prioridad absoluta. "La equidad salarial es muy importante para la universidad", explica Jury. "Con nuestros sistemas anteriores, muchos de los mánagers no tenían acceso a los datos de compensación. Ni siquiera podían acceder a los datos básicos sobre empleados y colaboradores, de la forma en que pueden hacerlo ahora", añade.
"Los datos precisos y en tiempo real sobre las personas y sus skills son fundamentales para tomar decisiones empresariales pertinentes, sobre cuestiones como la compensación, que pueden repercutir en la lealtad y la retención. Esa visibilidad inmediata de la paridad salarial da como resultado mejores decisiones en materia de compensación", afirma Jury.
El producto Workday ha demostrado ser realmente adecuado para la educación superior.
Chief HR Officer
Las herramientas modernas mejoran la experiencia del empleado post-millennial
Jury afirma que contar con un sistema que refleje las mejores prácticas a nivel mundial es importante para los estudiantes de posgrado de la universidad, que también son empleados. "Interactuamos con ellos de la misma manera que con el resto del personal universitario, mediante una plataforma moderna que les ayuda a actualizar fácilmente sus datos y les permite realizar todo su aprendizaje de incorporación online como más les convenga. Mediante Workday, 35 000 personas han emprendido el aprendizaje online.
"El hecho de que hayamos invertido en un sistema moderno les demuestra que estamos utilizando la tecnología y estamos comprometidos con el desarrollo de los empleados y colaboradores del futuro", concluye Jury.