La misión de Prime Therapeutics (Prime) consiste en hacer que la atención sanitaria mejore y ayude a las personas a recibir la medicación adecuada para sentirse bien y tener mejor calidad de vida. Sin embargo, el software on-premise que utilizaba la empresa para gestionar los tiempos de su fuerza laboral era poco fiable y no ofrecía la experiencia de usuario productiva y fluida necesaria para alcanzar este objetivo. En definitiva, se trataba de una herramienta esencial que resultaba difícil de usar y gestionar. Para cualquier cambio en los procesos o las políticas, independientemente de su repercusión, se requería una cantidad considerable de recursos y tiempo, y podía suponer semanas o incluso meses de espera. El equipo de RRHH solo podía recurrir a procesos manuales y poco eficientes para subsanar los errores del proceso de nómina y de la gestión de control de tiempos, así como para asistir a los principales interesados en la empresa.
Workday no presenta ninguna complicación y es intuitivo y fácil de usar. Ahora, podemos responder rápidamente ante los cambios y ajustar el sistema nosotros mismos.
Directora sénior, HR
Empoderar al equipo de RRHH y ofrecer una experiencia de usuario óptima
Los usuarios ya no se quejan ante el equipo de operaciones de RRHH de ningún problema exasperantemente frecuente relacionado con las nóminas, la gestión de control de tiempos o el desempeño del sistema. Kelly Miller, Directora sénior de HR, afirma: "La experiencia de usuario de Workday ha supuesto un gran avance para nosotros". Desde la implementación, la gestión de control de tiempos y las solicitudes de vacaciones y permisos se han vuelto fluidos y sencillos tanto para los empleados por horas como para los asalariados. Gracias a Workday, los miembros del equipo de RRHH pueden dedicar su tiempo a proyectos importantes en lugar de ocuparse de tareas administrativas y de procesamiento de datos.
Prime se centra en formar de manera transversal al equipo de RRHH en el uso de las funcionalidades de Workday. Esto forma parte de la ruta de crecimiento profesional de la empresa y evita que se produzcan deficiencias después de un ascenso o una salida. Cuantos más empleados descubren lo que pueden hacer con Workday, mayores son los beneficios que el sistema le aporta a Prime. "Los niveles de continuidad y uniformidad que ofrece Workday son maravillosos", afirma Miller. "Si aprendes a usar una de las áreas funcionales de Workday, te resultará muy sencillo manejar otras, ya todas son muy intuitivas y tienen una funcionalidad básica parecida".
Las integraciones mejoran la productividad del equipo de RRHH
Workday Payroll y Workday Time Tracking ayudan a Prime a llegar más lejos. La gestión consolidada del proceso de nómina y otras actividades hace que estos procesos sean más eficientes y reduce el número de errores y discrepancias. "Contar con opciones de gestión de control de tiempos y nóminas dentro de Workday, y no tener que hacer cálculos a partir de un archivo de otro sistema ya es un gran paso", asegura Miller. "Con Workday, en lugar de lidiar con los tediosos registros con tarjeta de fichajes todos los lunes por la mañana, el equipo de nóminas puede centrarse en realizar auditorías para mejorar la precisión de las nóminas y en buscar otras formas de favorecer a la empresa".
Agilidad, velocidad y productividad en todas partes
Gracias a los insights en tiempo real de Workday, el equipo de RRHH puede elaborar informes oportunos y relevantes sobre la fuerza laboral y las nóminas para satisfacer las necesidades que vayan surgiendo antes de que se conviertan en solicitudes para algún departamento. Si hace falta, los administradores de Workday pueden reconfigurar la generación de informes o cualquier otro proceso rápidamente y por su cuenta, sin esperar a que les ayude el proveedor ni modificar el código. Este tipo de flexibilidad es imprescindible cuando se debe hacer todo lo posible para que el personal sea productivo mientras trabaja desde casa. Miller afirma: "El 95 % de nosotros trabaja en remoto. Con Workday, podemos trabajar desde casa y procesar las nóminas en remoto manteniendo el mismo nivel de productividad".
Durante las protestas y los disturbios que tuvieron lugar en Minneapolis, donde Prime tiene su sede, la empresa quiso dar a sus empleados la oportunidad de hacer voluntariado. "Solo tardamos dos días en actualizar las prestaciones en Workday para dar a nuestro personal un día adicional de vacaciones pagadas y comunicárselo a todo el mundo", cuenta Miller. "Antes, establecer un nuevo código de horario y nómina habría llevado mucho más tiempo".
Con Workday, el equipo de nóminas puede centrarse en realizar auditorías para mejorar la precisión de las nóminas y en buscar otras formas de favorecer a la empresa.
Directora sénior, HR
Empoderar al personal para que llegue más lejos
No solo el departamento de RRHH asumió un papel más estratégico, sino que ahora todos los colaboradores individuales pueden invertir tiempo en ampliar sus skills e ir un paso más allá. Miller está reforzando los conocimientos sobre analytics del talento de su equipo con el fin de ayudar a la empresa a gestionar el talento de forma más proactiva. Una de las administradoras del software legacy encontró una formación con la que mejorar sus skills para el análisis y ascendió a un puesto principal relacionado con los analytics. "Gracias a Workday, cada vez hacemos mejor nuestro trabajo", afirma Miller. "Tras la implementación, también formamos a otro miembro del equipo en un puesto inferior. Actualmente, es todo un experto en materia de gestión de control de tiempos".