Como gran institución pública, la Florida Atlantic University (FAU) cumple con los estrictos requisitos de los informes para el estado y otras entidades. Además, respaldar a los líderes de finanzas, RRHH y académicos con datos oportunos y precisos para fundamentar la toma de decisiones supone un reto considerable. A los mánagers de finanzas les costaba conciliar y preparar los datos para la elaboración de informes y analytics, ya que los datos de la fuerza laboral, los financieros y los operativos estaban almacenados en varios sistemas. Los grupos empresariales utilizaban herramientas de BI distintas y solo tenían acceso a un subconjunto de los datos de la institución, lo que les daba a los responsables de la toma de decisiones una visión conflictiva y limitada.
Con Workday Prism Analytics, tenemos un mayor control de nuestra gestión de datos y podemos proporcionar a todas las partes interesadas de la universidad datos precisos, oportunos y coherentes.
Vicepresidenta adjunta de Finance and Information Systems
Nuevos enfoques para la toma de decisiones basada en datos
La FAU se dio cuenta de que Workday podía consolidar los datos de RRHH y finanzas en un solo system of record (SoR), lo que aumentaba la eficiencia y fiabilidad del cumplimiento normativo y otros informes estándar. Cuando la fuerza de atracción de los datos se trasladó a Workday, la FAU confió en Workday Prism Analytics para extraer más de 12 años de datos históricos de finanzas, RRHH, aprovisionamiento y estudiantes procedentes de diversos sistemas para su análisis e insights. "Ahora tenemos una forma fluida de consolidar todos los informes y la gestión de datos en una única solución en plataforma cloud", cuenta Amy Cavasos, Vicepresidenta adjunta de Finance and Information Systems. "Una de las mayores ventajas de Workday Prism Analytics es que hemos podido incorporar datos institucionales externos a Workday".
Las nuevas eficiencias en la gestión y entrega de datos ahorran a la FAU muchas horas y gastos. "En cuanto implementamos Workday y automatizamos muchos procesos rutinarios, generamos enormes beneficios", añade Cavasos.
Generar valor estratégico a partir de los activos de datos
Después de automatizar y simplificar muchas actividades, los mánagers, planificadores y responsables de la toma de decisiones de la FAU de varios grupos empresariales descubrieron que podían innovar de forma proactiva al crear rápidamente nuevos casos de uso en Workday Prism Analytics.
Uno de los resultados de esto es que los clientes internos disfrutan de una colaboración más ágil y valiosa con el equipo financiero. Cavasos explica: "Nuestros programadores se sienten tan cómodos con Workday que pueden responder muy rápidamente a las solicitudes de innovación y mejoras, y pueden asegurarse de que todos los datos necesarios lleguen a las manos adecuadas".
De back office a partner creíble
Además de facilitar y hacer más eficientes muchos procesos de gestión y de elaboración de informes, el equipo financiero ha transformado el servicio que presta a la empresa. En lugar de una función puramente administrativa, el equipo financiero puede ser un partner estratégico para el liderazgo, los mánagers de la empresa y los propietarios de programas de la FAU.
Los clientes internos aprecian una colaboración más ágil y valiosa por parte de finanzas a medida que el entorno de Workday madura y las prácticas de Workday Prism Analytics y Workday Adaptive Planning crecen. Stacey Bell, Vicepresidenta adjunta de Finance, Planning, and Analysis de la FAU, afirma: "El personal de finanzas utiliza Workday para revisar y analizar las transacciones en lugar de funcionar como empleados que introducen datos. Ahora, su actitud es más bien la de: 'estamos aquí para ayudar a la universidad'".
Ahora tenemos una forma fluida de consolidar todos los informes y la gestión de datos en una única solución en plataforma cloud.
Vicepresidenta adjunta de Finance and Information Systems
Diseñar el futuro de la FAU
El uso de Workday evoluciona a medida que la universidad incorpora Workday Adaptive Planning para generar aún más valor de sus activos de datos. Bell afirma: "La ventaja de un ecosistema con Workday Adaptive Planning, Workday Prism Analytics y otras aplicaciones de Workday es que podemos tener todos los datos en una sola ubicación para analizar el pasado y tomar decisiones fundamentadas para el futuro".
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