BUCHHALTUNG IN MEHREREN WÄHRUNGEN
Buchhaltung in mehreren Währungen: Das sollten sie wissen
In einem global tätigen Unternehmen müssen verschiedene Währungen rund um die Uhr verwaltet werden. Die Mehrwährungsbuchhaltung trägt dazu bei, diese Komplexität zu bewältigen. Denn Genauigkeit und Agilität können Hand in Hand gehen.
Alles über die Buchhaltung in mehreren Währungen
In einer Zeit allgegenwärtiger Unsicherheit und rasanter Veränderungen benötigen moderne globale Unternehmen Buchhaltungsverfahren, die die volle Leistungsfähigkeit der Technologie nutzen. Erfahren Sie, wie genau das mit der Buchhaltung in mehreren Währungen gelingt.
Definition: Mehrwährungsbuchhaltung
Was bedeutet Buchhaltung in mehreren Währungen?
Korrekte Finanzinformationen sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, kann es sich jedoch als schwieriger erweisen, diese Genauigkeit zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Die Verwaltung mehrerer Währungen bringt eine größere Komplexität mit sich – von der Einhaltung lokaler Reporting-Anforderungen bis hin zur Absicherung gegen Wechselkursschwankungen. Sie erschwert auch die Konsolidierung von Finanzdaten, die entsprechenden Reporting-Prozesse und die Präsentation einer einzigen, einheitlichen Sicht auf die Performance.
Die Buchhaltung in mehreren Währungen ermöglicht es Unternehmen, mit einer Basiswährung zu arbeiten, um Finanzdaten durch Umrechnungen für das Reporting zu verwalten und zu analysieren. Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen mit Hauptsitz in den USA, das Fertigungsstätten in Vietnam und Mexiko betreibt. Die mexikanische Fertigungsabteilung leistet eine Zahlung an einen Anbieter. Bei der Mehrwährungsbuchhaltung wird die genehmigte Transaktion in Pesos (der lokalen Währung) erfasst und automatisch in die Unternehmenswährung US-Dollar umgerechnet.
Da für den gesamten Lebenszyklus der Transaktion beide Währungen verwendet werden, wird das Finanzmanagement viel einfacher, schneller und präziser. So sind lokale Buchhaltungsteams in der Lage, Finanzabschlüsse zu erstellen und die lokalen Reporting- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Und auf Unternehmensebene erhält die Buchhaltung umfassende Echtzeit-Einblicke und kann die Daten bis hin zu den Transaktionsdetails aufschlüsseln. Dies ist ein großer Schritt im Vergleich zu überholten Arbeitsweisen, bei denen lokale Niederlassungen Finanzdaten lediglich als Zusammenfassung an die Muttergesellschaft gemeldet haben, die diese dann umrechnen – wodurch sich die Anfälligkeit für Fehler, Verzögerungen und Reporting-Risiken erhöhte.
75 %
der Buchhaltungsexperten geben an, dass Buchhaltungsprozesse in ihrer Organisation immer noch weitgehend manuell erfolgen oder mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden sind.
36 %
planen bereits die Einführung cloudbasierter Buchhaltungslösungen oder deren Implementierung ist bereits im Gange.
„From Mirage to Reality: Bringing Finance Into Focus in a Digital World“, Deloitte, 2023
Die Notwendigkeit einer Mehrwährungsbuchhaltung
Warum benötigen Unternehmen eine Buchhaltung in mehreren Währungen?
Die Globalisierung ist in vollem Gange und die Weltmärkte sind stärker miteinander verflochten als je zuvor. Daher müssen Unternehmen auf globaler Ebene wettbewerbsfähig bleiben. Doch die Buchführung in mehreren lokalen Währungen birgt eine Reihe von regulatorischen und finanziellen Risiken.
Währungsvolatilität: Jede Unsicherheit – sei es im Zusammenhang mit geopolitischen Konflikten, wirtschaftlichem Gegenwind oder politischen Turbulenzen – kann zu einer Volatilität der Devisen führen, die transaktionsbezogene und wirtschaftliche Risiken nach sich zieht. Das Management dieser Risiken ist für Unternehmen, die mit doppelter Buchführung und manueller Umrechnung jonglieren müssen, schlicht nicht möglich.
Erhöhter Buchhaltungsaufwand: Die manuelle Überprüfung von Wechselkursen und die Aggregation von isolierten Daten, um Fremdwährungstransaktionen in die Unternehmenswährung umzurechnen, ist ein zeitintensives Unterfangen. Doch wenn überholte Arbeitsmethoden durch intelligente Automatisierung und cloudbasierte Buchhaltungssoftware ersetzt werden, können Finanzkonsolidierung und Finanzreporting schneller, reibungsloser und weitaus effizienter erfolgen.
Lokale Vorschriften und Compliance: Jedes Land hat seine eigenen Finanzregulierungen und -anforderungen, die noch zu den International Financial Reporting Standards (IFRS), Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) oder lokalen Rechnungslegungsgrundsätzen hinzukommen. Die Mehrwährungsbuchhaltung ermöglicht es Buchhaltungsteams, mehrere Währungen unter Einhaltung der lokalen Rechnungslegungsstandards agil zu verwalten. So kann das Unternehmen die lokalen Reporting-Anforderungen in jedem Land, in dem es tätig ist, erfüllen.
Klare Performance-Werte: Durch Wechselkurse kann es manchmal schwieriger sein, die Performance verschiedener Unternehmen oder Abteilungen zu vergleichen. Mit der Buchhaltung in mehreren Währungen können Finanzteams jedoch die Auswirkungen von Wechselkursen leicht analysieren, um ein klareres Bild der Unternehmens-Performance zu erhalten und fundiertere geschäftliche Entscheidungen zu treffen.
„Die manuelle Konsolidierung bei erheblichem Zeitzonenunterschied führt dazu, dass unser Finanzabschluss am Monatsende etwa fünf Tage länger dauert als geplant. Mit Workday können wir dieses Problem lösen.“
– Chief Financial Officer, Opteon Property Group
Schlüsselbegriffe der Mehrwährungsbuchhaltung
Was sind die Schlüsselbegriffe bei der Mehrwährungsbuchhaltung?
Unternehmenswährung: Diese wird auch als funktionale Währung bezeichnet. Es handelt sich dabei um die Währung, in der das Unternehmen primär Einnahmen erwirtschaftet bzw. Ausgaben tätigt. Die Bestimmung der funktionalen Währung ist in der Regel unkompliziert, aber es gibt Umstände, die sorgfältiger abgewägt werden müssen. Gemäß dem Accounting Standards Committee (ASC) 830 in den USA beispielsweise wird eine Währung in einem hochinflationären Umfeld nicht als stabil genug angesehen, um als funktionale Währung zu dienen.
Fremdwährung: Dies bezieht sich auf alle anderen Währungen als die offizielle Unternehmenswährung.
- Transaktionswährung: Diese wird auch als Hauptbuchwährung bezeichnet und ist die Währung, in der eine Transaktion abgewickelt wird. Dies kann die funktionale (Unternehmens-)Währung oder eine andere Währung sein.
- Reportingwährung: Global tätige Unternehmen sind verpflichtet, das Reporting lokal zu erstellen. Dafür ist in der Regel die lokale Geschäftseinheit zuständig. Die Reportingwährung – also die Währung, in der der Jahresabschluss erstellt wird – ist häufig die Währung des Landes, in dem sich die lokale Geschäftseinheit befindet. Das muss aber nicht unbedingt so sein. Beispielsweise könnte ein neuseeländisches Unternehmen, das in Australien registriert ist und wichtige Investoren in den USA hat, Jahresabschlüsse mit dem neuseeländischen Dollar, dem australischen Dollar (zur Erfüllung der Anforderungen der Australian Securities & Investments Commission) und dem US-Dollar (für Investoren) erstellen.
Umrechnung: Hierbei handelt es sich um den Prozess der Konvertierung von Transaktionsdetails und Finanzberichten von der funktionalen in die Reportingwährung. Einige Unternehmen führen diese Berechnungen manuell durch, doch Buchhaltungssoftware kann den Prozess automatisieren.
- Wechselkurs: Der Kurs, zu dem eine Währung zu einem bestimmten Zeitpunkt in eine andere Währung umgetauscht wird. Wenn die Mehrwährungsbuchhaltung durch intelligente Automatisierung unterstützt wird, erfolgt jede Umrechnung automatisch in die Unternehmenswährung, basierend auf dem am Tag der Transaktion geltenden Wechselkurse.
Verwaltung der Mehrwährungsbuchhaltung in mehreren Währungen
Wie wird die Buchhaltung in mehreren Währungen verwaltet?
Vorbei sind die Zeiten, in denen international agierende Unternehmen die Buchhaltung in mehreren Währungen verwalten, indem sie lokale Finanzteams damit beauftragen, zusammenfassende Finanzberichte an die Zentrale zu melden. Heute kann Buchhaltungssoftware mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) die häufig komplexe Verwaltung der Buchhaltung in mehreren Währungen intelligent automatisieren. Das funktioniert folgendermaßen:
Die Finanzabteilung verwendet eine Buchhaltungssoftware, um die Unternehmenswährung festzulegen. Somit ist eine einheitliche Währung für die Buchhaltung gewährleistet. Auch die Umrechnungsregeln für die Wechselkurse sind festgelegt.
Wenn eine operative Transaktion stattfindet, wird die entsprechende Währung automatisch durch ML ausgefüllt. Nehmen wir beispielsweise an, dass für Lieferanten und Kunden Standardwährungen festgelegt sind, während die Plattform für Spesenabrechnungen die Unternehmenswährung oder die Währung der Zahlungsoption des Mitarbeiters verwendet (wenn die Währungen abweichen). Die Transaktionswährung bleibt während des gesamten Lebenszyklus der Transaktion unverändert.
Nach der Genehmigung der Transaktion erstellt die intelligente Automatisierung Betriebsjournale und Buchungsjournale. Wenn die Transaktionswährung von der Unternehmenswährung abweicht, rechnen automatisierte, konfigurierbare Regeln die Transaktion in die Unternehmenswährung um. Auditierbarkeit ist direkt in den Prozess integriert, da alle Informationen und Aktivitäten – von der ursprünglichen Transaktion und der Landeswährung bis hin zu allen vorgenommenen Währungsumrechnungen, den verwendeten Kursen und Daten – unmittelbar in der aufgezeichneten Transaktion erhalten bleiben.
Buchhaltungsteams können mit wenigen einfachen Klicks Berichte in mehreren Währungen erstellen. Die Umrechnungsregeln, die zuvor zur Definition der Umrechnungskurse festgelegt wurden, werden anschließend zur Umrechnung der Unternehmenswährung in eine Reportingwährung verwendet.
Für die Konsolidierung werden alle Ergebnisse des Unternehmens in Echtzeit in die Reportingwährung umgerechnet. Transaktionen in Fremdwährungen werden in der Unternehmenswährung zum Kassakurs am Tag der Transaktion erfasst. Aktiva und Passiva, die ursprünglich zum Kassakurs erfasst wurden, werden zum Bilanzkurs neu bewertet.
„Für ERP und Accounting Repository setzen wir auf Workday. Wir müssen uns darauf verlassen können, dass unsere Daten vollständig, genau und aktuell sind, um schnell und effizient arbeiten zu können und unseren Führungskräften die Berichte zu liefern, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.“
– Controller, ABC Fitness
Best Practices für die Mehrwährungsbuchhaltung
Welche Best Practices haben sich in der Mehrwährungsbuchhaltung bewährt?
Die Finanzvorschriften können sich ändern, die globalen Standorte oder Geschäftstätigkeiten Ihres Unternehmens können sich ausweiten – doch diese Best Practices gelten immer.
Verwenden Sie eine einheitliche Lösung für das gesamte Unternehmen. Mehrere isolierte Anwendungen bringen Reibungsverluste, Frustration und Interoperabilitätsprobleme mit sich. Schlimmstenfalls wird mit ungenauen oder veralteten Daten gearbeitet. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Buchhaltungs- und Reportingprozesse in mehreren Währungen unterstützt, um Konsistenz in der globalen Buchhaltung zu gewährleisten.
Konfigurieren Sie die Buchhaltungsregeln des Systems. Sie sollten in der Lage sein, die Regeln und Workflows eines Buchhaltungssystems ohne viel Aufwand so zu ändern, dass sie die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen. Auf diese Weise muss Ihr Team keine Umwege gehen, um sich an eine Einheitslösung anzupassen. Sie können die Mehrwährungsbuchhaltung drastisch vereinfachen und optimieren, indem Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden, mit der Ihr Buchhaltungsteam die Regeln mühelos verwalten und bei Bedarf ändern kann.
Setzen Sie auf Automatisierung. KI und ML verändern die Finanzfunktion, und für die Buchhaltung sieht es nicht anders aus. Wenn Sie routinemäßige, aber dynamische Aufgaben durch intelligente Automatisierung erledigen lassen, kann Ihr Finanzteam mehr Zeit für wichtige Aktivitäten aufwenden und den Finanzabschluss in kürzerer Zeit erledigen.
Verfolgen Sie die Datenherkunft. Für Transparenz und Compliance ist ein Audit-Trail unabdingbar. Eine Buchhaltungssoftware, die sowohl die Unternehmenswährung als auch die Transaktionswährung für den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion beibehält, kann auch umfassendere Einblicke, mehr Effizienz und mehr Sicherheit gewährleisten.