¿Qué es un sistema de gestión de proveedores?
Un sistema de gestión de proveedores (VMS) es una solución de software que le ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de sus colaboradores externos, incluidas las tareas de búsqueda, contratación, gestión y facturación, generación de informes y salida de la empresa. Esto empodera a los mánagers de programas para gestionar los costes, la eficiencia, la calidad y el riesgo en una sola plataforma.
¿Qué es un proveedor?
En términos generales, un proveedor es alguien que suministra productos y servicios. Ya sea un particular o una empresa, el proveedor proporciona algo de valor que el comprador necesita para lograr sus objetivos.
En el contexto de la gestión de la fuerza laboral, un proveedor se refiere a quienes recurren a la tecnología VMS, lo que incluye agencias de empleo por contrato, proveedores de servicios y colaboradores externos. Es decir, el término "proveedor" designa a quienes proporcionan las personas o el talento que constituye la fuerza laboral externa de una empresa.
¿Qué es un colaborador externo?
Un colaborador externo es cualquier persona que trabaja en nombre de su empresa pero no es un empleado directo de ella. Algunos ejemplos comunes son los empleados eventuales, los consultores, los trabajadores esporádicos y los autónomos.
Es importante señalar que las personas y las empresas a veces utilizan términos diferentes para referirse a los colaboradores externos. Por consiguiente, al hablar de su talento externo, puede ser útil aclarar a qué grupo se refiere.
¿Por qué necesita un sistema de gestión de proveedores?
Un VMS le ofrece la posibilidad de acceder fácil y rápidamente a la información de los no empleados para que pueda tomar decisiones más rápidas y acertadas, con más confianza. Esto incluye decisiones de alto valor relacionadas con la forma de buscar, captar, gestionar y pagar a sus colaboradores externos y a la fuerza laboral en general.
El software de gestión de proveedores también puede ser una poderosa herramienta para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo de su empresa. Si no hay una forma de seguir y registrar fácilmente el tipo de empleados y otros datos relacionados con su fuerza laboral externa, la existencia de trabajadores eventuales puede crear lagunas críticas y plantear riesgos tanto para las finanzas como para la reputación de la empresa.
A medida que aumenta la fuerza laboral extendida, una solución de gestión es clave para crear y llevar a cabo una estrategia de fuerza laboral extendida. Aunque estas soluciones suelen ser utilizadas por el equipo de la oficina de gestión de programas (PMO) para ayudar en las tareas de gestión cotidianas, los datos recopilados pueden utilizarse en toda la empresa. Por ejemplo, los equipos de RRHH, finanzas y TI pueden acceder fácilmente a la información y analizarla, lo que permite una planificación de la fuerza laboral y una estrategia interactivas.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión de proveedores?
Al empoderarle para aprovechar más eficazmente la fuerza laboral externa, un VMS puede ayudar a la empresa a hacer frente a los rápidos cambios del sector, cubrir las carencias de skills y atraer al mejor talento, todo ello en un solo system of record (SoR).
Estas son algunos de las ventajas del software de gestión de contratistas:
Optimización y automatización de procesos manuales tediosos
Mayor visibilidad de todos los tipos de fuerza laboral
Impulso de la contratación y expansión de los grupos de talento
Gestión del cumplimiento normativo y reducción del riesgo
Optimización de los procesos de incorporación y salida
Simplificación de la facturación y reducción de costes
Fomento del crecimiento global
"Workday VNDLY ha mejorado drásticamente la visibilidad de nuestros colaboradores externos. Ahora conocemos el número y la ubicación de los trabajadores, la cantidad de gastos que estamos gestionando y los proveedores que apoyan el programa. Además, disponemos de sólidas capacidades de elaboración de informes para la previsión de la fuerza laboral".
—Director of Strategic Sourcing, College Board
¿Qué funcionalidades tiene un sistema de gestión de proveedores?
Aunque las capacidades exactas pueden variar de un proveedor a otro, las funcionalidades típicas del software de gestión de proveedores suelen incluir la gestión de proveedores, la distribución de pedidos, la facturación consolidada, la mitigación de riesgos, el seguimiento de headcount y mejoras significativas en la capacidad de elaboración de informes con respecto a los sistemas y procesos manuales.
En la actualidad, estos sistemas ya suelen incluir en su ámbito de aplicación la gestión de consultores y servicios externalizados bajo declaraciones de trabajo (SOW). Debido a este mayor ámbito de los servicios, podría haber proveedores de VMS que se refieran a un "sistema de fuerza laboral extendida" o una "plataforma de fuerza laboral extendida" para describir sus servicios.
Cómo gestionar el cumplimiento normativo global con un sistema de gestión de proveedores
Un VMS es una valiosa herramienta para la fuerza laboral global actual, en la que los directivos gestionan cada vez más equipos en distintos países. Dado que la normativa local puede variar en gran medida de un país a otro, es importante contar con ayuda para gestionar los requisitos de facturación, la legislación laboral, la normativa sobre datos y otras cuestiones relacionadas con el trabajo a escala global.
Para ayudar a gestionar el cumplimiento normativo global, una solución de gestión de proveedores debe ofrecer robustas funciones que ayuden a entender las capacidades de facturación global, las estructuras fiscales de cada país, la facturación en moneda local, los complejos cálculos de tarifas y la legislación laboral local.
Entre las ventajas que el software de gestión de la fuerza laboral externa aporta a la empresa global se encuentran:
Evitar sanciones y multas, mediante funciones clave idóneas para las necesidades globales.
Elaborar informes sencillos sobre datos integrales de colaboradores externos, independientemente de la categoría, el tipo de contrato, el departamento o la ubicación.
Centralizar la información de varios países para tomar decisiones basadas en datos y reducir el riesgo.
¿Por qué es importante la seguridad en un sistema de gestión de proveedores?
Si está evaluando un VMS, es fundamental tener en cuenta la seguridad. La contratación de varios tipos de empleados entraña riesgos en materia de cumplimiento normativo y seguridad que pueden ser difíciles de abordar sin la tecnología adecuada.
Dado que los sistemas de gestión de proveedores registran y almacenan información personal de los empleados (así como datos relacionados con su empresa y con sus partners), estos sistemas se rigen por normas extremadamente estrictas en todo el sector de VMS, así como en los países en los que trabajan sus empleados. Asegúrese de que su sistema de gestión de proveedores incorpora todo tipo de mecanismos de seguridad técnicos para proteger sus datos. Estos controles de seguridad deben ser validados por terceros de confianza.
Conecte su sistema de gestión de proveedores a la gestión de capital humano
Cada vez son más las empresas que recurren a una variada combinación de empleados para realizar su trabajo, incluidos contratistas, proveedores de servicios, proveedores a través de plataformas e incluso bots. La fuerza laboral ya no está compuesta únicamente de empleados asalariados a tiempo completo. Como resultado, muchas de las empresas actuales necesitan una estrategia más integral de gestión de la fuerza laboral, que tenga en cuenta a todos los tipos de empleados y colaboradores.
Dado el cambio continuo en la dinámica de la fuerza laboral, la conexión entre su sistema de gestión de proveedores y la solución de gestión de capital humano (HCM) puede ser una herramienta inestimable para crear una visibilidad completa de la fuerza laboral y eliminar las fuentes de información aisladas. La conexión entre VMS y HCM permite que los datos fluyan fácilmente entre los sistemas, lo que crea un enfoque ágil y unificado que contribuye a la eficacia de toda la fuerza laboral.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todas las soluciones de VMS y HCM se pueden conectar. Y algunas integraciones son más eficaces y fáciles de utilizar que otras. Es una capacidad importante a tener en cuenta a la hora de evaluar las opciones tecnológicas de su fuerza laboral.
Componentes de un sistema de gestión de proveedores eficaz
Aunque los componentes concretos de un software de gestión de colaboradores externos pueden variar, existen ciertas funcionalidades que pueden combinarse para crear un VMS realmente eficaz. Estos son algunos de los componentes importantes:
Gestión de la fuerza laboral extendida.
Las capacidades relacionadas con la gestión de la fuerza laboral extendida permiten a su empresa gestionar más eficazmente el ciclo de vida integral de sus empleados externos, incluidas las fases de búsqueda, incorporación, gestión, facturación y salida de la empresa. En última instancia, estas funcionalidades le permiten gestionar, planificar y analizar mejor las necesidades y los gastos de los colaboradores externos.
Declaración de trabajo (SOW).
Las funcionalidades SOW proporcionan las herramientas necesarias para asignar y cumplir los requisitos relacionados con las SOW de colaboradores externos, empoderándole para gestionar proyectos complejos en una sola ubicación. Gracias a las funcionalidades SOW de los VMS, podrá asegurarse de que cuenta con los colaboradores externos que necesita para ejecutar satisfactoriamente un proyecto.
Gestión de perfiles de empleados.
Gracias a las capacidades de gestión de perfiles de los empleados, podrá identificar rápida y fácilmente la información básica que necesita para tomar decisiones fundamentadas relacionadas con su programa de fuerza laboral extendida. Ahorre tiempo y dinero asegurándose de que su equipo sabe dónde está cada persona y durante cuánto tiempo, así como el coste de la mano de obra.
El rol de la IA en el software de gestión de proveedores
Los proveedores de sistemas de gestión de proveedores adoptan cada vez más el machine learning y otras estrategias impulsadas por la IA para mejorar los procesos, aumentar el desempeño de los equipos y descubrir dónde ahorrar costes. Las tareas relacionadas con el reclutamiento son un buen ejemplo. Las herramientas de machine learning de un VMS pueden utilizarse para ayudar a los equipos de RRHH y aprovisionamiento a identificar rápidamente a los candidatos que mejor se adapten a sus necesidades, teniendo en cuenta los requisitos de experiencia y salario. Al automatizar y simplificar los procesos de RRHH, la IA puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero, con lo que los responsables de RRHH y aprovisionamiento tendrán la posibilidad de centrarse en tareas más importantes.