En la última década, Welltech ha pasado de ser una empresa emergente a convertirse en una empresa de tecnología dedicada al fitness y el bienestar valorada en 500 millones de dólares, con millones de usuarios en todo el mundo. En la actualidad, cerca de 800 empleados trabajan en centros de Ucrania, Polonia, Chipre, España y el Reino Unido, y su talentosa fuerza laboral abarca más de 30 nacionalidades.
Welltech opera en un mercado digital en constante evolución y se enfrenta a uno de los desafíos más difíciles en el ámbito de la tecnología sanitaria: mantener la motivación y el cambio de comportamiento a largo plazo. La mayor oportunidad reside en resolver este problema, algo que exige una experimentación y un aprendizaje continuos, así como la capacidad de atraer a personas a las que les motiven los desafíos de gran repercusión.
A medida que la empresa crecía rápidamente a escala, el liderazgo era consciente de que, para mantener ese crecimiento, se necesitaban bases operacionales sólidas, sin perder la cultura centrada en las personas que caracteriza a Welltech.
Escalar una empresa en rápido crecimiento, orientada a la misión
El rápido crecimiento trajo consigo una mayor complejidad tanto en el departamento de RRHH como en el de finanzas. Los sistemas estaban fragmentados, los datos estaban dispersos e incluso preguntas básicas, como el headcount, la rotación de personal o la estructura organizativa, resultaban difíciles de responder con certeza.
"A medida que la empresa fue evolucionando, también lo hicieron las exigencias a las que nos enfrentábamos", afirmó Nataliia Rudnyk, vicepresidenta de personal. "Estábamos transformando nuestra forma de trabajar al tiempo que implementábamos los sistemas adecuados para garantizar la sostenibilidad del cambio".
El sector financiero se enfrentaba a restricciones similares. "Nuestro entorno estaba muy fragmentado; los sistemas, los informes y la experiencia de usuario estaban totalmente desconectados", explicó Svitlana Biletska, CFO. Como consecuencia, las hojas de cálculo manuales se convirtieron en el pilar de las operaciones diarias, lo que suponía una gran inversión de tiempo y esfuerzo, al tiempo que aumentaba el riesgo. Esta dependencia limitaba la visibilidad, ralentizaba la toma de decisiones y reducía la capacidad del equipo para ofrecer insights oportunos o respaldar de manera eficaz a la empresa a medida que esta avanzaba a un ritmo más rápido y se volvía más compleja.
Ambas funciones necesitaban una forma de crecer sin limitarse a contratar más personas. "Nunca se trató de reducir el headcount", subrayó Biletska. "Se trataba de liberar a los equipos del trabajo manual para que puedan aportar un valor añadido".
Workday nos aportó claridad a medida que el crecimiento añadía nuevas capas de complejidad, ayudándonos a alinear al personal, la estructura y los sistemas en toda la empresa.
VP of People
La base para la expansión, los insights y la automatización
En lugar de buscar la innovación de forma aislada, Welltech se centró primero en sentar unas bases sólidas. "La innovación comienza con datos fiables y bases sólidas", explicó Biletska. "No se puede aplicar la IA ni la automatización a procesos que no funcionan".
Workday se eligió pensando en el futuro. Welltech se propuso implementar una sola plataforma empresarial que integrara de forma nativa las mejores prácticas, facilitara el rápido crecimiento y redujera el riesgo de que, a medida que aumentara la complejidad, se adoptaran métodos de trabajo fragmentados y puntuales.
Desde el principio, era imprescindible contar con una solución basada en tecnología cloud, no solo para satisfacer las necesidades inmediatas, sino también para evitar tener que sustituirla a corto plazo. Igualmente importante fue contar con una visión clara de la tecnología y la estrategia de IA de Workday, lo que le dio a la empresa la tranquilidad de saber que la plataforma seguiría evolucionando y mantendría su relevancia a medida que tanto la empresa como el mercado fueran cambiando.
Para el departamento de RRHH, Workday creó una plataforma integral que garantizó la estabilidad de la experiencia del empleado en un entorno de cambios constantes. "La estructura facilita todo el recorrido", señaló Rudnyk. "Workday nos ha proporcionado una visión clara de nuestra empresa y nos ha permitido tomar decisiones más rápidas y fundamentadas en datos en materia de personal".
En el caso de la función de finanzas, la automatización redujo la carga administrativa y mejoró aspectos como la elaboración de previsiones y la visibilidad de la liquidez. "Necesitábamos insights en tiempo real sobre nuestra tesorería y nuestros compromisos financieros", apuntó Biletska.
Gracias a Workday, el departamento financiero dejó atrás las tareas manuales y obtuvo información en tiempo real sobre la tesorería, los compromisos financieros y las previsiones, lo que le permitió prestar un mejor apoyo a la empresa.
CFO
Una plataforma para que RRHH y finanzas avancen juntos con mayor rapidez
Welltech implementó Workday Human Capital Management en septiembre de 2024, y posteriormente, Workday Financial Management en abril de 2025. La ejecución de ambas aplicaciones en una misma plataforma demostró rápidamente su valor.
La reestructuración de RRHH se completó y se hizo realidad cuando el departamento de finanzas se puso en marcha. Se utilizaron los mismos mánagers de centros de costos para los flujos de aprobación, lo que significa que la estructura ya estaba establecida y podía reutilizarse sin necesidad de modificaciones. "Como ya contábamos con una base sólida, prácticamente no tuvimos que realizar ningún tipo de asignación manual", afirmó Biletska. "Pudimos trasladar la estructura directamente al departamento de finanzas y avanzar con eficacia desde el primer día".
El aprovisionamiento fue otro punto de inflexión. Las solicitudes que antes se recibían a través de Slack o por correo electrónico se trasladaron a un único punto de acceso. "Estábamos perdiendo visibilidad y capacidad de negociación", explicó Biletska. "Ahora contamos con una mejor planificación, un gobierno más sólido y un proceso mucho más fluido para los solicitantes".
Más allá de la eficiencia, el modelo de datos compartidos cambió la forma en que los equipos trabajaban juntos. "Workday nos ayudó a acabar con los silos", comentó Rudnyk. "Aclaramos las responsabilidades que con el tiempo se habían convertido en algo intuitivo y empezamos a pensar en recorridos integrales y no en funciones".
Como los departamentos de RRHH y finanzas utilizan la misma plataforma de Workday, no tuvimos que rediseñar todo dos veces. Pudimos avanzar con mucha más confianza y reduciendo enormemente la repetición del trabajo.
CFO
Crear una empresa preparada para el futuro, con confianza y datos
El diseño centrado en las personas es ahora una capacidad fundamental del equipo de personal de Welltech. Se asocian los perfiles de las personas, se crean workflows optimizados de forma mucho más sencilla que antes y se prueban nuevas herramientas antes de implementarlas a escala.
En este contexto, Workday Peakon Employee Voice también desempeña un rol fundamental, ya que permite a Welltech recabar el feedback de los empleados de forma continua, en lugar de basarse en evaluaciones puntuales. Lo que antes requería más de una semana de consolidación manual ahora está estructurado, funciona en tiempo real y es interactivo.
Los líderes y mánagers pueden hacer un seguimiento de la opinión a lo largo del tiempo, comparar tendencias entre equipos y relacionar los datos sobre la implicación directamente con los cambios organizacionales. "Esto cambió por completo la forma en que escuchamos a nuestro talento", destacó Rudnyk. "En lugar de disponer de insights con retraso, ahora contamos con un ciclo de feedback continuo que nos permite tomar decisiones fundamentadas, ya sea para rediseñar equipos, ajustar las cargas de trabajo u orientar a los directivos en los procesos de cambio".
Las encuestas de implicación ganaron popularidad rápidamente, con una participación de alrededor del 90 % y una gran adopción por parte de los directivos. "Los directivos no solo se fijan en los resultados", continuó Rudnyk. "Analizan las tendencias, responden a los comentarios y utilizan los datos para mejorar la implicación".
Se están llevando a cabo pruebas piloto de sondeos de opinión para reforzar aún más este modelo de escucha continua, lo que permite a Welltech detectar a tiempo los cambios en la empresa y actuar antes de que los problemas se agraven. El alto nivel de adopción también ha reforzado la rendición de cuentas: los directivos interactúan activamente con los tableros de mando, comparten insights y utilizan los datos para orientar las conversaciones con sus equipos.
De cara al futuro, Welltech está ampliando la automatización de las finanzas con Workday Accounting Center y Prism Analytics, y sigue integrando el desempeño, la compensación, el talento y las skills en el ámbito de RRHH.
Paralelamente, la empresa se centra en seguir reforzando su capacidad para elaborar modelos de escenarios, responder a la incertidumbre y adaptar rápidamente sus planes en un mercado en constante evolución.
La IA es el siguiente paso lógico para la empresa y se considera un facilitador, no un sustituto. "Las máquinas deberían encargarse de lo básico", señaló Biletska. "Eso permite a las personas centrarse en los insights, la colaboración y las decisiones difíciles que realmente generan resultados".
Workday nos permite combinar el diseño centrado en las personas con la preparación para el uso de datos y la IA, de modo que la tecnología genere un valor real y mejore de verdad la forma en que las personas viven su experiencia laboral.
VP of People