TraceLink opera una de las principales plataformas de red digital para la orquestación inteligente de la cadena de suministro farmacéutica a nivel global. Con más de 800 empleados en 7 países, es fundamental mantener la agilidad interna. Para ello, el equipo de RRHH de TraceLink reconoció la necesidad de modernizar sus operaciones de fuerza laboral y sustituir los procesos manuales y aislados, así como los workflows basados en hojas de cálculo profundamente arraigados en las actividades diarias.
Para impulsar esta transformación, en 2022 la organización de RRHH recurrió a Workday Extend con el fin de automatizar los workflows administrativos, mejorar la visibilidad de los datos y crear un modelo operativo más escalable y eficiente para gestionar su fuerza laboral global.
Un cuaderno de estrategias para la innovación rápida
Al centrarse en casos de uso de alta repercusión, específicos de RRHH, el equipo de RRHH de TraceLink, con el apoyo de una función de tecnología de RRHH optimizada, ha necesitado tan solo dos desarrolladores de Extend para implementar 10 aplicaciones de Workday Extend. Estas aplicaciones están diseñadas específicamente para optimizar los procesos de fuerza laboral más complejos y que requieren mayor interacción.
Su enfoque se rige por tres principios:
- Crear a pequeña escala e iterar rápidamente: permite la experimentación rápida y la mejora continua.
- Adoptar un modelo de desarrollo basado en pruebas: garantiza que las aplicaciones sean resilientes y estén listas para la producción.
- Adoptar el aprendizaje continuo: permite aprovechar los insights de la comunidad de desarrolladores de Workday.
Hasta la fecha, las aplicaciones desarrolladas por el equipo de RRHH de TraceLink han automatizado más de 6500 transacciones y ahorrado más de 500 horas de trabajo manual de RRHH al año, a la vez que han aumentado el uso del autoservicio de Workday en un 20 %.
"Workday Extend ha cerrado la brecha entre la funcionalidad nativa de RRHH y nuestras necesidades de personal específicas", dice Marianna McGrath, Director, People Operations. "Ahora tenemos la agilidad para crear soluciones de RRHH personalizadas que generan efectos notables".
La creatividad y Extend van de la mano. Imagina lo imposible. Cosas que no eran posibles con Workday hace un par de años lo son ahora con Extend.
Manager for HR Technology, TraceLink
Rapidez y escalabilidad para la contratación de colaboradores externos
El equipo de RRHH de TraceLink es responsable de gestionar la incorporación y el ciclo de vida de los partners de servicio que respalden las operaciones globales. Anteriormente, este proceso dependía en gran medida de correos electrónicos inconexos y de la coordinación manual entre varios sistemas.
Para solucionar esto, el equipo de RRHH creó la aplicación Service Partner Management en Workday Extend, con un tablero de mando centralizado para gestionar todo el ciclo de vida, incluidas la solicitud, la incorporación y la salida. Los mánagers pueden iniciar solicitudes a través de un formulario sencillo, lo que activa automáticamente workflows que crean puestos, otorgan acceso al sistema y notifican en tiempo real a las partes interesadas pertinentes.
Al finalizar un contrato, el proceso de salida también es muy sencillo, ya que el acceso al sistema se revoca automáticamente mediante unos cuantos clics.
Al diseñar e implementar esta solución, el equipo de RRHH de TraceLink redujo en un 80 % el tiempo requerido para la contratación de partners de servicio, lo que permitió una ampliación más rápida del equipo sin dejar de mantener el cumplimiento normativo y una traza de auditoría completa.
Mayor precisión en la nómina mediante una automatización fluida
El equipo de RRHH y nómina de TraceLink gestiona los pagos globales por horas de guardia adicionales, que anteriormente se registraban y calculaban manualmente mediante hojas de cálculo. Este proceso requería un esfuerzo considerable para recopilar, validar y cargar los datos cada mes.
Con Workday Extend, el equipo de RRHH transformó esto en una experiencia de autoservicio optimizada. Ahora, los empleados presentan sus solicitudes de horas de guardia directamente en Workday, donde la lógica integrada calcula automáticamente el nivel salarial y el importe correctos. Los mánagers aprueban las solicitudes dentro del sistema, lo que activa el proceso de nómina a través de una integración con ADP.
Esta automatización, liderada por RRHH, garantiza la precisión, la puntualidad y el seguimiento de los pagos, y reduce significativamente el esfuerzo manual.
Actualmente, la aplicación On-Call Payments ahorra más de 20 horas al mes y proporciona visibilidad en tiempo real sobre la utilización de la fuerza laboral y el gasto, lo que fortalece la planificación, el cumplimiento normativo y el nivel de preparación para las auditorías.
Conseguimos sustituir algunas de nuestras hojas de cálculo más grandes, que requerían supervisión manual, por workflows automatizados en una aplicación de Extend.
Manager for HR Technology, TraceLink
Soporte en tiempo real en casos de emergencia
Los equipos de RRHH, comunicación corporativa y continuidad del negocio de TraceLink necesitaban una forma más eficaz de comunicarse con los empleados durante eventos críticos. Los procesos existentes dependían de herramientas desconectadas y de un seguimiento manual, lo que limitaba la visibilidad y la velocidad de respuesta.
Para solucionar este problema, el equipo de tecnología de RRHH de TraceLink desarrolló la aplicación Emergency Console dentro de Workday Extend, como centro de comunicación centralizado. La aplicación permite a los líderes enviar alertas segmentadas, a través de SMS, correo electrónico y canales de voz, así como registrar las respuestas de los empleados en tiempo real.
Todas las respuestas se registran automáticamente en Workday, de modo que RRHH y el equipo directivo tienen una visión en tiempo real de la situación de los empleados durante las emergencias.
Al integrar esta solución de forma nativa en Workday, el equipo de RRHH garantizó un acceso basado en roles a los datos confidenciales y amplió las capacidades de comunicación mediante integraciones con Twilio, Workato y SendGrid, ofreciendo así una solución de respuesta ante las crisis escalable y rentable.
Centralizar los principios de liderazgo en el proceso de crecimiento
El equipo de RRHH de TraceLink creó la aplicación Promotion Nomination con el fin de aportar mayor estructura y coherencia a las decisiones sobre el desarrollo del talento. Anteriormente, los formatos incoherentes y la visibilidad limitada dificultaban la evaluación ecuánime de los candidatos.
La aplicación está integrada directamente en el perfil del empleado y guía a los mánagers a través de un proceso de evaluación estructurado que se alinea con los principios de liderazgo de TraceLink. Los mánagers proporcionan calificaciones, la justificación correspondiente y un contexto detallado, lo que permite a los partners de negocio de RRHH tomar decisiones más fundamentadas.
Al diseñar este proceso dentro de Workday, el equipo de RRHH ha creado un enfoque más transparente, coherente y equitativo para las promociones, con la posibilidad de recopilar insights previos que respaldan el desarrollo del talento a largo plazo y el crecimiento de la empresa.
Con Extend, estamos dando vida a nuestros principios de liderazgo. Al integrarlos directamente en el proceso de promoción, además de los resultados, también reconocemos los comportamientos que definen nuestra cultura.
Chief People Officer, TraceLink
Ampliar el uso en la empresa y empoderar a una fuerza laboral global
El equipo de RRHH de TraceLink ha creado un centro de innovación de gran agilidad gracias a Workday Extend, desarrollando continuamente aplicaciones que mejoran tanto la eficiencia operativa como la experiencia del empleado.
Las soluciones adicionales (como Visa Management, In-Office Medical Accommodations, Tuition Reimbursement y Charitable Donations) han permitido al equipo de RRHH eliminar los procesos manuales, reducir la dependencia de hojas de cálculo externas y obtener insights en tiempo real sobre la fuerza laboral.
Este trabajo demuestra cómo el equipo de RRHH de TraceLink, incluso con una infraestructura de desarrollo reducida, está impulsando la transformación de toda la empresa, modernizando las operaciones de empleados y colaboradores, y ofreciendo una repercusión medible a escala a través de Workday Extend.