WeTransfer se fundó para permitir compartir archivos digitales de gran tamaño del modo más sencillo posible. Hoy en día es una prestigiosa plataforma global de colaboración y distribución de contenido. Actualmente su fuerza laboral se compone de 400 personas, con oficinas en Nueva York, Londres y París. Y cuenta con más de 80 millones de usuarios activos cada mes, en 190 países.
Este éxito se debe en gran medida a la simplicidad y fiabilidad de su producto principal, así como al compromiso de la empresa con una tecnología y unas operaciones empresariales responsables. Convertirse en una empresa B Corp cimentó el historial de la empresa en lo que se refiere al cumplimiento de los más altos estándares para equilibrar los beneficios con el cuidado del planeta y las personas.
Como es el caso de muchas scale-ups, debido a su crecimiento hay una proliferación de suscripciones de SaaS en los diversos departamentos de WeTransfer. Lo limitado del ámbito para integrar y desarrollar una gama tan compleja de arquitecturas provocó una serie de frustraciones, incoherencias e ineficiencias que eran inevitables.
La falta de escalabilidad era una de las cuestiones más preocupantes. Cada vez era más importante contar con un sistema único y más flexible para mejorar la eficiencia y respaldar de verdad las aspiraciones de crecimiento continuo de la empresa.
Avanzar en el proceso de certificación ISO fomentó aún más el abandono de las tecnologías legacy y la adopción de un sistema más actualizado y dinámico, teniendo en cuenta los estándares de seguridad aplicados a las API, así como otras consideraciones de cumplimiento normativo. Tras una evaluación pormenorizada de varias soluciones, el equipo de seguridad de la información de la empresa determinó que Workday cumplía con sus requisitos de seguridad.
Un solo sistema que evita ineficiencias e incoherencias
Solo en el departamento de RRHH de WeTransfer, había al menos 7 herramientas legacy distintas que cubrían una amplia gama de tareas, como el HRIS, la gestión de gastos o el seguimiento de OKR. Faltaba integración entre estas herramientas, y con las de nómina o finanzas. Como era de esperar, una gran cantidad de las entradas se hacían de forma manual y el trabajo era redundante. Por otro lado, se intercambiaba información potencialmente confidencial en unidades compartidas o por correo electrónico.
Workday es un solo sistema que ha mejorado enormemente la colaboración entre diferentes equipos y departamentos. Se han sustituido tres herramientas legacy, la plataforma de contratación está ahora integrada con Workday y las herramientas de viaje pueden seguir el proceso de integración. Además, al optimizar el funcionamiento del departamento de RRHH de WeTransfer también se garantiza el pleno cumplimiento normativo de los requisitos de seguridad ISO.
Workday garantiza que tenemos una única fuente de información para todo lo relacionado con nuestro personal, así se elimina el riesgo de discrepancias o contradicciones al compartir datos relacionados con el empleo.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer
Ahora la colaboración en el workflow es instantánea y fluida
Muchos de los procesos internos de cualquier empresa no pueden completarse eficazmente sin la participación directa de diferentes equipos y áreas del negocio. En WeTransfer hay muchos ejemplos de esto, entre ellos los workflows de entrada y salida que involucran a los equipos de RRHH, TI y experiencia del usuario; y los informes sobre gastos que no se ajustan a las políticas de la empresa, en los que trabajan los equipos de finanzas y RRHH, así como el equipo directivo. La recopilación de datos para la elaboración de informes de empresas B Corp es otro buen ejemplo.
Workday ha permitido que WeTransfer simplifique esos procesos y además mejore la colaboración en toda la empresa. Por ejemplo, ahora gestionan en Workday el seguimiento de todos los activos propiedad de la empresa asignados a los empleados.
Durante los procesos de salida, los empleados suelen comprar el equipo que les ha proporcionado la empresa. Anteriormente, RRHH se tenía que poner en contacto con el equipo de TI para aclarar la información y luego pedir al equipo de finanzas asesoramiento sobre el valor residual, antes de indicar a la función de nómina la cantidad que deducir de la nómina final. El proceso era lento y engorroso. Ahora todo el mundo tiene acceso al módulo de seguimiento y puede ver los mismos datos en un solo lugar. El proceso está totalmente automatizado con todos los detalles importantes y hay una estrecha colaboración entre los departamentos, plasmada inmediatamente en una sola captura de pantalla.
Workday también ha transformado el sistema de informes de gastos. En la arquitectura legacy, el proceso estaba a tres sistemas de distancia del sistema de RRHH. Además de la dificultad para obtener los datos, cuando estos llegaban al equipo financiero había que volver a conciliarlos. Ahora que todo el mundo usa la misma herramienta, el proceso es sencillo y mucho más rápido.
Modernizar y mejorar los procesos establecidos
"Una de las principales ventajas de Workday es que se desarrollará y evolucionará a la par que nuestro negocio", afirma Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT de WeTransfer. "Sabíamos que el lanzamiento efectivo del sistema no era el final de la historia, sino el principio de una nueva forma de trabajar. Por eso contamos con un equipo dedicado y entusiasta que ha supervisado la implementación. Ahora el equipo evalúa dónde podrían hacer falta ajustes para que el sistema esté siempre alineado con las necesidades de la empresa".
Es importante destacar que WeTransfer estaba abierta a nuevas formas de asumir diversos procesos de gestión como parte del programa de implementación de Workday. Además de ser un ejercicio muy positivo, eso demostró dónde se podía lograr una mayor eficiencia y aportó pruebas convincentes para apoyar la introducción de nuevos procedimientos.
Cuestionar la eficacia de los procesos conocidos ha contribuido a evitar caer en la autocomplacencia o basarse en supuestos infundados, y nos ha permitido utilizar Workday para impulsar aún más la eficiencia.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer